Spojenie viacerých súborov Word do jedného PDF

Štyria autori, jedno miesto na odovzdanie

Predstavte si Danu, ktorá koordinuje žiadosť o komunitný grant s termínom v piatok o 17.00. Portál poskytovateľa prijme presne jedno PDF. Má štyri súbory Word od troch kolegov: sprievodny-list.docx (2 strany), projektovy-plan.docx (12 strán), rozpocet-poznamky.docx (5 strán s grafom) a predstavenie-timu.docx (3 strany). Každý vznikol v inej šablóne a každá päta začína číslovať od 1.

Skopírovať všetko do jedného dokumentu by znamenalo hodinu pred termínom zosúlaďovať tri sady štýlov. Keď každý súbor zmení na PDF a strany potom spojí, tomuto boju sa úplne vyhne: nič sa nepreformátuje a 22 strán vyjde v poradí, aké si zvolí.

Tri cesty od súborov DOCX k jednému PDF

Správna cesta závisí od dvoch otázok: je rozloženie konečné a máte na počítači pred sebou Word (alebo iný plnohodnotný textový editor)?

Danin prípad ukazuje na prvý riadok. Súbory sú hotové a graf v poznámkach k rozpočtu musí zostať viditeľný, čo prevod zameraný na text vylučuje.

Krok za krokom: súbory Word dnu, jedno PDF von

1. Otvorte každý dokument a príkazom Uložiť ako alebo Exportovať vo Worde uložte kópiu vo formáte PDF. To isté zvládnu Google Dokumenty cez možnosť stiahnutia vo formáte PDF a LibreOffice Writer cez možnosť exportu do PDF. Ak nemáte ani jeden z nich, preveďte každý DOCX prevodníkom Word do PDF v PDFGym; spracuje jeden dokument na jedno spustenie a PDF pomenuje podľa DOCX.
2. Exportom dajte názvy, ktoré ukazujú ich poradie, napríklad 01-sprievodny-list.pdf a 02-projektovy-plan.pdf, aby ste poradie nastavili bez otvárania každého z nich.
3. Otvorte Spojiť PDF a stlačte Vybrať PDF alebo všetky exporty pretiahnite na stránku. Potrebuje aspoň dva súbory. Čítajú sa v karte prehliadača a nikdy sa nenahrávajú.
4. Zoznam usporiadajte tlačidlami so šípkami pri každom súbore. Poradie zhora nadol je poradie strán výsledku.
5. Stlačte Spojiť PDF. Nový súbor sa znova otvorí a porovná so zdrojmi: počet strán, veľkosť každej strany aj označiteľný text na každej strane sa musia zhodovať, inak sa stiahnutie neponúkne.
6. Uložte výsledok. Pomenuje sa podľa prvého súboru s príponou -merged, preto ho premenujte tak, ako ho príjemca čaká, napríklad ziadost-o-grant-nabrezie.pdf.

Jedno číslovanie strán namiesto štyroch

Keďže si každá časť číslovala strany sama, Danin spojený súbor ide 1, 2, potom 1 až 12, potom 1 až 5 a tak ďalej. Tieto číslice sú vytlačené na stranách a spájanie kopíruje strany presne, takže prídu také, aké boli.

Otvorte spojený súbor v nástroji Očíslovať strany, zvoľte Čísla strán, vyberte štýl, napríklad „Strana 1 z 22“, a umiestnite ho na jednu z deviatich pozícií. Číslo sa riadi fyzickou stranou, takže ak výberom strán vynecháte titulnú stranu, prvé viditeľné číslo bude 2.

Staré čísla zostanú, kde sú. Pred exportom buď odstráňte pole s číslom strany z každej päty vo Worde, alebo nové číslovanie dajte do rohu, ktorý staré nikdy nepoužívalo.

Čo spojený súbor zachová a čo vynechá

Obsah strán putuje nedotknutý: text zostane označiteľný a každá strana si ponechá rozmery, ktoré mala v zdroji. Inak je to s vecami, ktoré ležia nad stranami. Záložky, ktoré Word vytvoril z nadpisov, interaktívne polia formulára, vlastné označenia strán, prílohy a pomenované odkazy sa nemusia preniesť. Spojiť PDF si každý súbor pred spojením prezrie a pri tých, ktoré ich obsahujú, zobrazí upozornenie.

Vlastnosti dokumentu začínajú prázdne, takže do výsledku sa nedostane názov ani autor zo žiadnej časti. Export chránený heslom sa odmietne; najprv z neho heslo odstráňte. Počítajte s tým, že veľkosť bude približne súčtom častí. Ak portál stanovuje limit, Zmenšiť PDF prijme cieľovú veľkosť v KB alebo MB.

Chyby, ktoré sa ukážu až po odoslaní

Export rozsahu strán namiesto celého súboru. Zabudnutý rozsah tlače potichu vynechá poslednú stranu niektorej časti. Exportujte celý dokument a pred spájaním sa pozrite na poslednú stranu každého PDF.

Miešanie formátov A4 a Letter. Kolegovia v rôznych krajinách mávajú rôzne predvolené formáty papiera a spájanie zachová veľkosť každej strany, takže výsledok v polovici zmení tvar. V nastavení strany každého dokumentu nastavte rovnaký formát papiera a exportujte znova.

Sledované zmeny vytlačené do PDF. Ak má dokument nastavené zobrazenie revízií, export môže obsahovať farebné úpravy a bubliny s komentármi. Pred uložením PDF zmeny prijmite alebo odmietnite, prípadne prepnite zobrazenie tak, aby revízie neukazovalo.

Časť na nesprávnom mieste. Nemusíte začínať odznova. Strany presuňte v nástroji Usporiadať PDF a priebežné čísla pridajte až nakoniec, keď je poradie ustálené.

Kedy je lepšie zostať vo Worde

• Text sa bude ďalej meniť. Záverečná práca, ktorej kapitoly sa ešte prepracúvajú, sa ľahšie udržiava ako jeden dokument Word, ktorý exportujete až úplne nakoniec.
• Potrebujete obsah alebo krížové odkazy naprieč všetkými časťami. Tie dokáže vygenerovať iba jeden dokument a Word vo Windows vie pri exporte z nadpisov urobiť aj záložky PDF.
• Vaša organizácia vytvára oficiálne PDF z pevnej šablóny alebo dokumentového systému, napríklad pri ponukách do tendrov. Namiesto ručného skladania súboru sa obráťte na toho, kto šablónu spravuje.
• Interné pravidlá hovoria, že niektoré dokumenty sa smú spracúvať iba v schválenom desktopovom softvéri. PDFGym súbory nikdy nenahráva, pravidlo však platí aj tak, preto ho dodržte alebo sa poraďte s IT oddelením.