Viac PDF do jedného nahratia s limitom veľkosti

Päť dokumentov, portál s limitom 5 MB a uzávierka o polnoci

Zuzana podáva žiadosť o výskumný grant. Portál poskytovateľa má jedno pole na nahratie, prijme jediné PDF a drobným písmom uvádza „maximálne 5 MB“. Jej podklady tvorí 14-stranový projekt vyexportovaný z Wordu s veľkosťou 1,2 MB, jednostranová tabuľka rozpočtu s 300 KB, dvojstranový životopis s 250 KB a dva odporúčacie listy, ktoré jej odporúčatelia podpísali na papieri a odfotili telefónom, jeden má 8 MB a druhý 6 MB. Spolu je to takmer 16 MB, trojnásobok limitu, a portál sa zatvára o polnoci.

Inštinktívne by zmenšovala každý súbor, kým päť čísel nedá dokopy menej než 5 MB. To funguje zle. Hádala by päť cieľov, z projektu sa takmer nedá nič ubrať a listy by sa neskôr stláčali znova, keby súčet stále vyšiel privysoko. Jedno spojenie a jeden prechod kompresie to vyriešia jediným rozhodnutím: aké číslo zadať.

Prečo spojenie ide pred zmenšením

Spojenie nemení veľkosť strán. Spojený súbor je zhruba súčtom toho, čo doň vstúpilo, s malou odchýlkou na štruktúru, takže tým, že ho urobíte ako prvé, nič nestratíte. Kompresia je krok, ktorý mení obrázky, a najlepšie jej ide, keď vidí všetko naraz: námahu venuje dvom ťažkým listom a ľahké textové strany nechá tak, bez toho, aby ste museli rozhodovať, ako rozdeliť rozpočet medzi päť súborov.

Opačné poradie navyše plytvá kvalitou. List zmenšený samostatne a potom ešte raz ako súčasť balíka prejde kódovaním obrázkov dvakrát a každé kolo fotky o kúsok viac zjemní.

Dva kroky v PDFGym

1. Otvorte Spojiť PDF a pridajte všetkých päť súborov. Každý sa zobrazí s počtom strán a veľkosťou.
2. Šípkami hore a dole nastavte poradie, aké hodnotitelia čakajú: projekt, rozpočet, životopis a potom dva listy.
3. Stlačte tlačidlo na spojenie. Panel s výsledkom ukáže celkový počet strán a veľkosť spojeného súboru vedľa veľkosti originálov. Súbor stiahnite; dostane názov podľa prvého dokumentu s doplnkom „-merged“.
4. Otvorte Zmenšiť PDF a vyberte spojený súbor.
5. Cieľ zadajte do poľa na presnú veľkosť a zvoľte MB alebo KB. Pre portál, ktorý uvádza 5 MB, zadajte 4,7 MB (prečo, vysvetľuje ďalšia časť).
6. Stlačte Zmenšiť. Súťaží viac metód a každý kandidát sa načíta späť a jeho text sa porovná so zdrojom skôr, než sa niektorý ponúkne.
7. Prečítajte si verdikt a pozrite sa na náhľad. Ak vám oboje vyhovuje, stiahnite súbor, ktorý má v názve „-compressed“, a nahrajte práve ten.

Ako z limitu portálu urobiť číslo, ktoré zadáte

PDFGym počíta kilobajt ako 1 024 bajtov, takže 200 KB znamená strop 204 800 bajtov. Mnohé formuláre na nahrávanie namiesto toho počítajú 1 000 bajtov na kilobajt, čím je ich limit v kilobajtoch zhruba o 2,3 % prísnejší a v megabajtoch takmer o 5 %. Zadanie o niečo nižšieho čísla pokryje oba spôsoby počítania. Čísla nižšie sú obyčajná aritmetika.

Každý navrhnutý cieľ leží pod prísnym výkladom, takže súbor prejde, nech portál meria akokoľvek. Ak limit platí pre e-mail, a nie pre formulár, mierte ešte nižšie, lebo prílohy počas prenosu narastú zhruba o tretinu; tento prípad rozoberá návod na poslanie dvoch PDF ako jednej prílohy.

Najprv nájdite ťažkú časť, až potom stláčajte všetko

V balíku, aký má Zuzana, tvorí takmer celú veľkosť niekoľko strán, zvyčajne v tých odfotených. Prečo je moje PDF také veľké ukáže, ktoré strany, obrázky a písma nesú bajty, bez toho, aby súbor zmenilo, takže viete, či kompresia na vaše číslo dosiahne, alebo či musí niečo ísť preč.

Ak je jeden list fotka jediného listu papiera z telefónu so 4 000 pixelmi, lacnejšie riešenie môže byť požiadať odporúčateľa o naskenované PDF. Ak je niektorá časť len vata, napríklad zdvojená titulná strana alebo príloha, ktorú poskytovateľ nežiadal, jej odstránenie v nástroji Usporiadať PDF ušetrí viac než akékoľvek nastavenie.

Chyby, pre ktoré budete púšťať všetko znova

• Zadanie samotného limitu ako cieľa. Súbor s 4,99 MB podľa počítania PDFGym môže byť stále nad 5 MB portálu. Nechajte rezervu z tabuľky.
• Oprava poradia strán až po kompresii. Preusporiadanie zmenšeného súboru znamená jeho prepísanie. Poradie skontrolujte v spojenom súbore ešte pred kompresiou.
• Nahratie nesprávnej kópie. Po dvoch krokoch máte tri verzie. Nahrajte tú, ktorá končí na „-compressed“, a ostatné po potvrdení podania vymažte alebo archivujte.
• Zamknutý zdrojový súbor. Nástroj na spájanie odmietne PDF chránené heslom. Heslo najprv odstráňte nástrojom na odomknutie, s heslom, ktoré už máte.
• Prehliadnutie verdiktu, keď cieľ nevyjde. Ak výsledok ostane nad cieľom, uvedie o koľko a ponúkne ešte jeden prechod, ktorý obrázky strán prekreslí menšie, výmenou za jemnejšie fotky. Prijmite ho, alebo radšej uberte strany.

Kedy jeden stlačený súbor nie je správny cieľ

Pokyny na nahratie si prečítajte dvakrát. Mnohé portály ponúkajú jedno pole na každý dokument a vtedy musí každá časť spĺňať iba vlastný limit, na čo nemusí byť kompresia vôbec potrebná. Dôvodom zastaviť sa môžu byť aj jemné detaily: situačný plán alebo graf s drobnými popiskami môže pri silnom stlačení obrázkov strán stratiť čitateľnosť a hodnotiteľ, ktorý ho neprečíta, je horší než zdvorilá otázka, či by väčší súbor neprešiel.

PDF s platným digitálnym podpisom by malo cestovať ako samostatný súbor, lebo skopírovaním jeho strán do nového dokumentu podpis platnosť nezachová. A ak poskytovateľ prijíma odkazy, zdieľaný priečinok v cloude limit úplne obíde.