Zmeny v zamknutom PDF

Cenník, v ktorom je každé tlačidlo úprav sivé

Martina vedie kanceláriu malej firmy so stavebným materiálom. Jej kolegyňa pred odchodom na dovolenku vyexportovala cennik_2027.pdf, šesť strán, a nastavila ho tak, aby ho zákazníci mohli čítať, ale nie meniť. V piatok dodávateľ zvýši dve ceny. Cenník ide firemným zákazníkom v pondelok ráno a každý ovládací prvok na komentáre, text a úpravy je v jej čítačke sivý. Heslo v kancelárii nikto nepozná, lebo súbor si ho nikdy nepýtal.

Práve tento detail je kľúčom. Súbor, ktorý sa otvorí bez výzvy a aj tak odmieta zmeny, nesie nastavenia oprávnení, nie zámok na obsahu. Martina si za pár minút vytvorí upraviteľnú kópiu, opraví dve čísla a cenník pošle načas.

Skôr než siahnete po nástroji, prečítajte si príznak

Rôzne zámky sa správajú rôzne a niektoré súbory, ktoré pôsobia zamknuto, zamknuté vôbec nie sú. Skôr než začnete, priraďte to, čo vidíte, k riadku tabuľky.

Ak si stále nie ste istí, o ktorý prípad ide, návod na dva druhy zámkov prejde kontroly jednu po druhej.

Odomknutie, úprava a opätovné zamknutie v PDFGym

1. Otvorte Odomknúť PDF a vyberte súbor. Ostane v karte prehliadača; nič sa nenahráva.
2. Ak si súbor pri otvorení pýtal heslo, zadajte ho. Súbor, ktorý iba blokuje úpravy, sa môže otvoriť aj bez zadania, takže najprv skúste Odomknúť PDF s prázdnym poľom.
3. Počkajte na kontrolu. Nová kópia sa znova otvorí bez hesla a počet strán, veľkosti strán aj označiteľný text sa porovnajú s originálom, až potom sa objaví stiahnutie.
4. Uložte ju pod novým názvom, napríklad cennik_2027_otvoreny.pdf, a zamknutý súbor nechajte nedotknutý.
5. Kópiu otvorte v nástroji Upraviť PDF. Cez staré číslo potiahnite zabielenie, zvoľte Pridať text, kliknite do zabielenej plochy a nové číslo napíšte písmom Helvetica, Times alebo Courier vo veľkosti blízkej susedným slovám.
6. Stlačte Uložiť upravené PDF. Editor výsledok znova otvorí a potvrdí, že zakryté číslo v súbore už nie je a nový text je skutočný, označiteľný text.
7. Ak ho zákazníci stále nemajú môcť meniť, pošlite upravenú kópiu cez Zaheslovať PDF s novým heslom s aspoň šiestimi znakmi.

Nie každá zmena je výmena slova. Ak chcete pridať stranu, nejakú vyhodiť alebo zmeniť ich poradie, odomknutá kópia ide namiesto toho do nástroja Usporiadať PDF. Pre riadok ako „Ceny platné od 1. februára 2027“ na každej strane je režim Hlavička a päta v nástroji Očíslovať strany rýchlejší než ho šesťkrát písať. Zmena celých odsekov je iná úloha, ktorú rieši návod na zmenu slov na strane.

Čo odomknutá kópia nechá za sebou

Odomknutý súbor je nový dokument zostavený z pôvodných strán. Samotné strany sa prenesú bez prekresľovania a vlastnosti dokumentu, ako názov a autor, idú s nimi. Niektoré doplnky na úrovni dokumentu sa preniesť nemusia: interaktívne polia formulára, záložky a pomenované odkazy môžu potom chýbať, rovnako ako po zmene poradia strán.

Upraviť PDF ide o krok ďalej na každej strane, ktorá dostane zabielenie. Taká strana sa znova zostaví z ostrého vykreslenia, takže kópia môže narásť a odkazy, záložky, polia formulára aj metadáta sa odstránia. Pri cenníku na tom zriedka záleží. Pri dlhom manuáli s klikateľným obsahom je dobré to vedieť skôr, než začnete.

Ani opätovné zamknutie nie je zrkadlovým obrazom originálu. Zaheslovať PDF zapíše heslo na otvorenie a po otvorení súboru povolí všetky oprávnenia, takže stav „dá sa čítať, ale nie upravovať“ znova nevytvorí. Na také nastavenie treba počítačový editor, ktorý zapisuje príznaky oprávnení, napríklad Acrobat Pro.

Kde sa to pokazí a ako to napraviť

• Oprava skončila ako komentár. Niektoré čítačky obmedzenie ignorujú a dovolia vložiť na stranu textové pole ako anotáciu, ktorú ďalší človek môže presunúť alebo zmazať. Zmenu urobte v odomknutej kópii, aby sa stala súčasťou strany.
• Upraviť PDF súbor odmietlo. Nástroje PDFGym na úpravy nefungujú na žiadnom zašifrovanom súbore, ani na takom, ktorý čítačka otvorí bez výzvy. Najprv ho pošlite cez Odomknúť PDF.
• Nové číslo vyzerá ako nalepené. Priblížte si ho, zladte rodinu písma aj veľkosť v bodoch a text posúvajte, kým jeho účiaria nebude v jednej rovine so slovami vedľa.
• Príjemca znova zamknutý súbor neotvorí. Heslo pošlite iným kanálom než súbor a zapíšte si ho skôr, než kartu zatvoríte, lebo neskôr ho nič neobnoví.
• Prišiel formulár s mŕtvymi poľami. Ak polia ignorujú písanie aj po odomknutí, boli pred odoslaním zafixované. Prepíšte ich v nástroji Upraviť PDF, alebo si vypýtajte vyplniteľnú verziu.

Kedy súbor radšej vrátiť

Ak si súbor pýta heslo a nikto vám ho nedal, tu sa zastavte. Žiadny poctivý nástroj nezmení zašifrovaný súbor na čitateľné strany bez hesla a ten, kto ho zamkol, je ten správny človek, koho sa spýtať.

Aj niekoľko ďalších prípadov patrí inam. Zmluvu s podpisom certifikátom by mal odosielateľ vrátiť ako upravenú a znova podpísanú verziu, lebo vaša úprava by jeho podpis zneplatnila. Dokument uložený vo firemnom systéme na správu záznamov alebo chránený pravidlami IT treba meniť cez tento systém, aby história verzií ostala celá. Kúpená správa alebo e-kniha môže byť obmedzená licenciou; pred odomknutím si prečítajte podmienky. A keď je zmena väčšia než pár riadkov, vypýtajte si súbor vo Worde alebo tabuľku, z ktorej bolo PDF vyexportované.