Vyplnenie PDF formulára v počítači a zafixovanie odpovedí

Najprv zistite, s čím máte do činenia

Štvrtok večer: realitný maklér vám poslal e-mailom ziadost-o-najom.pdf, štyri strany, ktoré treba vrátiť do piatkového poludnia aj s príjmom, dvoma referenciami a podpisom. Skôr než začnete písať, venujte desať sekúnd testu, ktorý rozhodne o zvyšku večera.

Kliknite do prázdneho riadka vedľa „Meno a priezvisko“. Blikajúci kurzor alebo podfarbené pole znamená, že dokument má interaktívne polia. Žiadna reakcia znamená, že riadky sú iba vytlačená grafika. Skúste aj začiarkavacie políčko, pretože niektoré formuláre kombinujú oboje: skutočné polia na prvej strane a plochú prílohu, ktorú niekto neskôr pripojil.

PDFGym vám na tú istú otázku odpovie sám. Vyplniť PDF formulár spočíta vyplniteľné polia na každej strane a pri plochom súbore namiesto hádania zobrazí jasné hlásenie, že nie je čo vyplniť.

Štyri druhy formulárov a čo ktorý potrebuje

Písanie odpovedí v PDFGym

1. Otvorte Vyplniť PDF formulár a vyberte súbor alebo ho pretiahnite na stránku. Prečíta sa v tejto karte prehliadača a nikdy sa nenahráva.
2. Prečítajte si súhrn nad stranou: koľko polí sa dá vyplniť a ktoré (polia digitálneho podpisu, tlačidlá s akciami) zostanú nedotknuté.
3. Klikajte do jednotlivých orámovaných polí na vykreslenej strane a píšte. Začiarkavacie políčka, prepínače a rozbaľovacie zoznamy fungujú priamo tam, kde sú. Na druhú a ďalšie strany sa dostanete šípkami alebo ponukou strán.
4. Ak sa do poľa ťažko trafíte, otvorte „Použiť namiesto toho zoznam polí“ a tie isté polia vyplňte ako zoznam s popismi.
5. Pokazili ste to? „Vymazať odpovede“ vyprázdni všetky polia a „Obnoviť pôvodné odpovede“ vráti to, čo súbor obsahoval pri otvorení.
6. Stlačte Uložiť vyplnené PDF. Nástroj znova otvorí vlastný výstup a overí, že každá zmenená odpoveď je viditeľná, žiadna strana sa nestratila a pôvodný text sa dá stále označiť. Ak niektoré pole prišlo o hodnotu, zastaví sa a nepodstrčí vám pokazený súbor.
7. Stiahnite výsledok. Jeho polia zostanú upraviteľné, takže preklep, ktorý si všimnete zajtra, opravíte rýchlo.

Jedna zvláštnosť: keď pole jednoducho prestane prijímať znaky, autor formulára mu nastavil maximálnu dĺžku. Nástroj tento limit rešpektuje, preto namiesto boja s ním radšej skracujte.

Žiadne polia? Dva spôsoby, ako vyplniť plochú stranu

Na jednorazové vyplnenie použite Pridať text v nástroji Upraviť PDF: kliknite tam, kde odpoveď začína, napíšte ju a zvoľte písmo Helvetica, Times alebo Courier a veľkosť v bodoch blízku vytlačeným popisom. Odpoveď s veľkosťou 10 pt vo formulári vysádzanom v 10 pt vyzerá prirodzene, 14 pt vyzerá prilepene. Uložené odpovede zostanú skutočným, označiteľným textom.

Na rozloženie, ktoré vypĺňate opakovane, napríklad mesačné vyúčtovanie cestovných náhrad, venujte raz pätnásť minút nástroju Vytvoriť vyplniteľné PDF. Pretiahnite na stranu polia pre text, dlhý text, začiarkavacie políčko, dátum a rozbaľovací zoznam, pomenujte ich a súbor si nechajte ako šablónu. Každý mesiac potom vyplníte novú kópiu namiesto ručného zarovnávania textových polí.

Zafixujte odpovede skôr, než súbor opustí váš počítač

Interaktívne polia ležia vo vrstve nad stranou. Niektoré náhľady v e-maile a staršie prehliadače vykreslia iba stranu pod nimi, takže formulár, ktorý na vašej obrazovke vyzeral úplný, môže u nich pôsobiť prázdne. Zafixovať formulár toto riziko odstráni: vzhľad každého poľa zapíše do obsahu strany a pole zmaže, pričom text zostane označiteľný a nezmení sa na obrázok.

• Majte dva súbory: ziadost-o-najom-upravitelna.pdf zostáva u vás, ziadost-o-najom-finalna.pdf ide maklérovi.
• V nástroji Zafixovať formulár nechajte začiarknuté „Formulárové polia a ich hodnoty“. Ak ste na stranách niečo vyznačili, začiarknite aj „Komentáre, zvýraznenia a pečiatky“.
• Viditeľný podpis pridaný nástrojom Podpísať PDF sa kreslí ako obsah strany, takže zafixovaním prejde nedotknutý bez ohľadu na to, čo urobíte skôr.
• Digitálny podpis založený na certifikáte musí byť úplne poslednou zmenou. Vypĺňanie, zafixovanie alebo úpravy po ňom ho zneplatnia a Zafixovať formulár si pred zásahom do podpísaného súboru vyžiada potvrdenie.
• Finálny súbor otvorte v inom prehliadači PDF a každú odpoveď si raz prečítajte.

Kde sa pri vypĺňaní formulárov zvyčajne chybuje

• Odpovede žili v prehliadači, nikdy v súbore. Prehliadač PDF zabudovaný vo webovom prehliadači vás nechá písať, ale nič si nezapamätá, kým neuložíte kópiu. Uložte, zatvorte, znova otvorte a až potom verte.
• Fajka, ktorá na druhej strane zmizne. Začiarkavacie políčko môže uložiť hodnotu „zapnuté“ bez nakreslenej fajky, ktorej rozumie každý program. Nástroj PDFGym ku každej odpovedi zapíše viditeľný vzhľad a skontroluje ho a zafixovanie potom z fajky urobí súčasť strany.
• Zafixovanie jedinej kópie. Nedá sa vrátiť. Keď vás maklér požiada o opravu PSČ, chcete upraviteľnú verziu, nie prázdny formulár.
• Text, ktorý sa vznáša nad riadkami. Na plochých formulároch pôsobia odpovede v nesprávnej veľkosti alebo výške ako falzifikát. Nastavte zväčšenie na 100 %, každé pole posuňte na jeho linku a použite jedno písmo.
• Súbor sa odmieta uložiť. Formulár chránený heslom treba odomknúť skôr, než doň akýkoľvek nástroj zapíše odpovede. Ak heslo poznáte, Odomknúť PDF ho z kópie odstráni.
• Spájanie pred zafixovaním. Po spojení dokumentov sa polia môžu správať inak. Vyplňte, zafixujte a až potom pripojte výplatné pásky.

Kedy je nástroj v prehliadači nesprávna voľba

Niektoré daňové, imigračné a poistné formuláre sú postavené ako dynamické dokumenty XFA. Mimo softvéru Adobe často ukážu iba oznam, aby ste počkali alebo použili iný prehliadač PDF. Takéto formuláre potrebujú Adobe Acrobat Reader v počítači a žiadny nástroj v prehliadači ich poriadne nevyplní. To isté platí pre formuláre, ktorých súčty sa prepočítavajú počas písania: nástroj PDFGym uloží hodnoty, ktoré zadáte, a tlačidlá s akciami nechá tak, preto nerátajte s tým, že sa súčet prepočíta.

Ak odosielateľ ponúka ten istý formulár na portáli, použite ho: vaše údaje pôjdu priamo do jeho systému. A keď personálny systém zamestnávateľa chce podpis viazaný na vaše prihlásenie, podpíšte tam; súbor podpísaný inde nebude niesť dôkaz, ktorý potrebuje.