Premeňte jeden hárok Excelu na zdieľateľné PDF

Cenník a piatkový jarmok

Jana vedie malú pekáreň a cez víkend má stánok na remeselnom jarmoku. Organizátor chce cenník každého predajcu ako PDF do piatka do poludnia, do tlačenej brožúrky jarmoku. Jej súbor, cennik-pekaren.xlsx, drží tri hárky: Chlieb (14 riadkov), Koláče (22 riadkov) a Sezónne (9 riadkov). Čisté názvy v prvom stĺpci, hmotnosti v druhom, ceny v treťom. Žiadne grafy, žiadne farebné bunky, ktoré by niečo znamenali, žiadne logá.

Táto jednoduchosť určuje vhodný postup. Každý hárok je presne to, čo export obsahu tabuľky zvládne dobre: hodnoty v riadkoch a stĺpcoch, nič iné. Jana hárok Chlieb prevedie v prehliadači, stiahne cennik-pekaren.pdf, premenuje ho na cennik-pekaren-chlieb.pdf a spustenie zopakuje pre zvyšné dva hárky. Tri krátke spustenia, tri čisté PDF, všetko skôr, než jej ranná várka vyjde z pece.

Ak váš hárok vyzerá ako Janin, riaďte sa krokmi nižšie. Ak nesie grafy, fotky alebo farebne kódované bunky, čítajte radšej časť o vlastnom exporte Excelu, pretože tento prevodník hodnoty prestavuje a dizajn tabuľky nekopíruje.

Preveďte jeden hárok v prehliadači

1. Otvorte Excel do PDF a stlačte Vybrať XLSX, alebo zošit presuňte na stránku. Prijíma sa iba XLSX. Starší súbor XLS treba najprv v Exceli alebo v inej tabuľkovej aplikácii uložiť ako XLSX.
2. Z rozbaľovacej ponuky vyberte hárok. Prevodník zvládne jeden hárok na spustenie, takže zvoľte hárok, ktorý chcel príjemca, a zvyšok zatiaľ ignorujte.
3. Prečítajte si náhľad buniek. Ukáže riadky a stĺpce ako uložené hodnoty, teda obsah, ktorý bude vo výslednom PDF. Ak tu stĺpec ukazuje zastarané alebo prázdne bunky, otvorte zošit v tabuľkovej aplikácii, uložte ho, aby sa hodnoty obnovili, a začnite odznova.
4. Vyberte veľkosť strany, A4 alebo US Letter, podľa papiera, ktorý používa príjemca. Potom stlačte Previesť do PDF. Zo zvoleného hárka sa stane textové PDF, ktoré sa pred zobrazením sťahovania znova otvorí a skontroluje.
5. Stiahnutý súbor otvorte a porovnajte s hárkom: všetky riadky sú prítomné, čísla sa zhodujú, nič neodrezané pri pravom okraji. Súbor pred ďalším spustením premenujte, keďže každé stiahnutie dostane názov podľa zošita.

Zošit sa spracuje a prevedie v otvorenej karte a nikdy neopustí vaše zariadenie. Zatvorením alebo obnovením karty sa súbor aj náhľad zo stránky odstránia.

Ktorá cesta sedí vášmu hárku

Jeden hárok na spustenie, iba hodnoty, žiadny dizajn: tieto tri fakty vyberú cestu za vás. Svoju situáciu nájdite v tabuľke.

Janin prípad je druhý riadok. Chlieb, Koláče a Sezónne prevedie osobitne a tri PDF potom nástrojom Spojiť PDF naukladá do jedného súboru pre brožúrku.

Tabuľkové prešľapy a ich opravy

• Čísla sa líšia od obrazovky. PDF drží uložené hodnoty a nástroj vzorce nikdy neprepočítava. Zošit pred prevodom otvorte v tabuľkovej aplikácii a uložte, aby boli uložené hodnoty aktuálne.
• Graf je preč. Grafy a obrázky sa neprenášajú. Ak obrázok nesie dôležitú informáciu, exportujte z Excelu namiesto prevodu tu.
• Farby, ktoré niečo znamenali, zmizli. Červené bunky po splatnosti prídu ako čistý text. Buď exportujte z Excelu, alebo pridajte stavový stĺpec so slovami ako PO SPLATNOSTI, aby význam prežil v čistom texte.
• Stĺpce sú pri okraji odrezané. Široký hárok sa nezmestí na šírku strany. Stĺpce zúžte, prázdne vyhoďte, alebo použite tlačový export Excelu, ktorý vie hárok na stranu prispôsobiť.
• Previedli ste zlý hárok. Rozbaľovacia ponuka vypíše každý hárok a podobne pomenované sa ľahko pomýlia. Pred stlačením Previesť do PDF skontrolujte náhľad buniek; ukáže presne, ktorý hárok ste vybrali.
• Každé stiahnutie má rovnaký názov. Každý výsledok dostane názov podľa zošita. Každé PDF hneď po stiahnutí premenujte, napríklad cennik-pekaren-chlieb.pdf, skôr než spustíte ďalšie.

Kedy je odpoveďou samotný Excel, alebo XLSX

Prevodník v prehliadači je export obsahu tabuľky, nie replika tlače Excelu. Pri čistých hodnotách ním začnite a v týchto prípadoch ustúpte.

• Dizajn hárka nesie význam: grafy, logá, rozloženia so zlúčenými bunkami, farebné škály. Použite príkaz Excelu Exportovať alebo Uložiť ako s formátom PDF a najprv skontrolujte náhľad tlače.
• Hárok je širší než strana alebo má stovky riadkov. Nastavenie strany Excelu ovláda škálovanie, opakované riadky hlavičky a zlomy strán; prevodník v prehliadači ponúkne čistú tabuľku a veľkosť papiera, nič viac.
• Príjemca potrebuje živé vzorce, filtre alebo kontingenčné tabuľky. Pošlite samotný súbor XLSX. PDF je snímka a žiadna snímka nepočíta.
• Čísla sa musia auditovať voči vzorcom. Prevodník číta uložené hodnoty a nič nespúšťa, takže audítor potrebuje zošit, nie export.
• Firemné pravidlá držia tabuľky v schválenom programe na počítači. PDFGym zošit nikdy nenahráva, no pravidlo stále platí, takže ho dodržte alebo sa spýtajte IT.

Opačným smerom, z hotového PDF späť na riadky a stĺpce, je úloha PDF do Excelu. A ak potrebujete PDF vidieť vnútri zošita namiesto vedľa neho, pripájaniu a obrázkom strán na hárku sa venuje návod na PDF vnútri Excelu.