Ako vložiť PDF do excelového zošita

Rozhodnite, čo musí čitateľ vedieť urobiť

Marta má v záhradníctve na starosti objednávky. Každý pondelok otvorí objednavky-marec.xlsx, skontroluje dvanásť faktúr od dodávateľov voči riadkom so zásobami a do obeda pošle hárok účtovníčke. Faktúry prichádzajú ako PDF s názvami ako faktura-agro-031.pdf a Marte už lezie na nervy prehrabávať sa priečinkom so stiahnutými súbormi zakaždým, keď sa účtovníčka spýta, ktorý riadok patrí ku ktorému súboru.

Každý cieľ vedie k inému spôsobu. Ak musí účtovníčka otvoriť a prečítať celú faktúru, samotný súbor musí cestovať s hárkom. Ak sú faktúry v zdieľanom priečinku, ktorý už účtovníčka vie otvoriť, stačí krátky odkaz. Ak má byť na prvý pohľad vidieť iba súčet alebo pečiatka, poslúži obrázok strany s oveľa menšou záťažou.

Vložte súbor priamo do zošita

Úplný dialóg objektu má Excel vo Windows. Na karte Vložiť nájdete príkaz Objekt. Jeho karta Vytvoriť zo súboru prijme cestu k dokumentu. Zaškrtnite Zobraziť ako ikonu, aby hárok dostal malú ikonu s popisom namiesto náhľadu strany roztiahnutého cez vaše riadky, a potvrďte. Čitateľ, ktorý na ikonu dvakrát klikne, otvorí PDF v čítačke, ktorú používa jeho počítač.

Dve dokončovacie úpravy sú dôležitejšie než samotné vloženie. Po prvé, ťažký sken pred vložením zmenšite: 8 MB sken dodacieho listu z mobilu dostanete k niekoľkým stovkám kilobajtov nástrojom na zmenšenie, ktorý beží v prehliadači a súbor nikam nenahráva. Po druhé, ikonu ukotvite k jej riadku: kliknite na ňu pravým tlačidlom, otvorte vlastnosti objektu a zvoľte nastavenie, pri ktorom sa objekt presúva a mení veľkosť spolu s bunkami. Marta sa to naučila v týždni, keď účtovníčka zoradila hárok podľa dodávateľa a všetky ikony zostali na mieste, takže potichu priradili každú faktúru k nesprávnej objednávke.

Strany ako obrázky priamo v hárku

Niekedy čitateľ súbor vôbec nepotrebuje, stačí mu ho vidieť: podpísanú schvaľovaciu pečiatku, certifikát, pokladničný bloček vedľa mesačných súčtov. Obrázok strany sa správa ako akýkoľvek bežný vložený obrázok, zobrazí sa v každom klientovi od Excelu na webe po telefón a vytlačí sa so zvyškom hárka. Daňou je, že v ňom nikto nič nevyhľadá a žiadny vzorec naň neukáže.

Obrázky vytvoríte tak, že potrebné strany vykreslíte nástrojom PDF do obrázkov a umiestnite ich tam, kam patria:

1. Otvorte prevodník a PDF vyberte v okne výberu súborov alebo ho pustite na stránku. Načíta sa a vykreslí v karte prehliadača, takže váš počítač nikdy neopustí.
2. Zvoľte formát, rozlíšenie a strany. Pri strane s množstvom textu zvoľte PNG pri 150 DPI, ktorý udrží okraje písmen čisté pri rozumnej veľkosti, pri skene podobnom fotke zvoľte JPG. Export iba strán 2 a 5 zo súboru certifikat-2026.pdf vám nechá dva malé súbory namiesto celého dokumentu.
3. Exportujte a stiahnite. Každý obrázok sa najprv znova otvorí a jeho rozmery v pixeloch sa porovnajú so stranou PDF. Jedna strana sa stiahne ako samostatný obrázok, viac strán príde v ZIP s názvami ako page-002.png, ktoré si zachovajú poradie.
4. V Exceli použite príkaz na vloženie obrázka a každý obrázok umiestnite k jeho riadku. Potiahnutím rohového úchytu ho zmenšite na výšku dvoch či troch riadkov, aby zostal čitateľný a nezhltol celý hárok.

Dostaňte čísla radšej do skutočných buniek

Marta tiež každý mesiac prepisuje tabuľky transakcií zo šesťstranového výpisu z účtu, vypis-marec.pdf, do hárka s peňažnými tokmi. Tam nepomôže vložený súbor ani obrázok, pretože potrebuje hodnoty, ktoré sa dajú zoraďovať, filtrovať a sčítavať. Keď sú dáta dôležitejšie než dokument, tabuľky radšej preveďte do hárka.

Nástroj PDF do Excelu tento prípad zvládne pri PDF s označiteľným textom. Zarovnaný text zoskupí do riadkov a stĺpcov a každú tabuľku zapíše ako samostatný hárok v jednom zošite, pričom každú hodnotu uloží ako obyčajný text. Rýchly test prezradí, či sa váš súbor hodí: ak v čítačke PDF dokážete označiť vetu, prevodník text tiež vidí. Naskenované strany bez označiteľnej vrstvy treba prepísať alebo si od odosielateľa vypýtať zdrojový súbor.

Chyby, ktoré vyplávajú až po odoslaní súboru

Väčšina zlyhaní sa tu ukáže na cudzej obrazovke a o niekoľko dní neskôr. Skôr než zošit pustíte z rúk, prejdite si tento zoznam:

• Vložili ste dvanásť skenov, zošit má teraz 60 MB a odrazí sa od limitu pošty. Každé PDF pred vložením zmenšite alebo použite odkaz na zdieľaný priečinok. Návod na príliš veľkú prílohu e-mailu prechádza tou istou záchranou.
• Prepojili ste súbor s cestou ako C:\Users\Marta\Faktury\ a hárok poslali e-mailom. Taká cesta existuje iba vo vašom počítači, takže každý príjemca dostane mŕtvy odkaz.
• Ukotvenie ste vynechali a niekto hárok zoradil. Ikony zostali na mieste, kým sa dáta pod nimi posunuli, a každý riadok teraz ukazuje na nesprávny dokument.
• Predpokladali ste, že webová aplikácia zobrazí vložené objekty, no Excel pre web, Tabuľky Google a väčšina aplikácií v telefóne namiesto nich nakreslia zástupný symbol. Ak zošit putuje tam, použite hypertextové prepojenia alebo obrázky strán.
• Obrázok celej strany ste roztiahli cez dvadsať riadkov, aby sa drobné písmo dalo prečítať, a vytlačený hárok je teraz jeden obrovský obrázok. Orežte ho na časť, na ktorej záleží, napríklad na rámček so súčtami, a celé PDF nechajte na jedno kliknutie.

Kedy prehliadač nie je správne miesto na túto prácu

Prevod je rýchly pruh, no štyri situácie si žiadajú inú cestu. Po prvé, ak rovnaké čísla prichádzajú každý týždeň, vypýtajte si od odosielateľa zdrojovú tabuľku alebo export CSV namiesto prevádzania snímok. Živý súbor poráža mesačný rituál prepisovania. Po druhé, ak zamestnávateľ zakazuje webové nástroje pri klientskych súboroch, rešpektujte to pravidlo aj pri nástrojoch, ktoré spracúvajú lokálne, a použite desktopový Excel na kancelárskom počítači.

Po tretie, ak bude zošit žiť v Exceli pre web alebo v Tabuľkách Google s mnohými editormi, vložené objekty vynechajte a do buniek dajte obyčajné hypertextové prepojenia na úložisko dokumentov. Návod na zdieľanie cez odkaz porovnáva bezplatné miesta, kde môže byť súbor uložený. Po štvrté, ak máte pred sebou stovky faktúr, a nie Martiných dvanásť, spýtajte sa IT oddelenia na dávkový skript alebo systém na správu dokumentov, ktorý spáruje súbory s riadkami. A ak sa vaši čitatelia presunuli do kancelárskych aplikácií Google, sesterský návod pre Dokumenty Google rieši zodpovedajúce kroky tam.