Premeňte PDF na dokument Google, ktorý upravíte

Zápisnica príde ako PDF, tím potrebuje dokument

Alena robí dobrovoľnú zapisovateľku susedského združenia. Po každej schôdzi jej predseda pošle zápisnicu ako šesťstranové PDF, zapisnica_marec.pdf, a dvanásti členovia výboru potrebujú upraviteľnú kópiu: opravy, úlohy s vlastníkmi a finálnu verziu, ku ktorej sa dá komentovať. Príloha PDF tú úlohu nezvládne, no dokument Google áno.

Jej súbor je na prevod ideálny. Drží čisté odseky a dva krátke zoznamy, vyexportované z textového editora, takže každé písmeno je označiteľný text. Alena ho nahrá na Disk, otvorí pomocou Dokumentov a do minúty má upraviteľný dokument. Ďalších pätnásť minút opravuje zoznam, čo prišiel ako čisté odseky, a vkladá späť logo združenia, potom dokument nazdieľa s právom komentovať. PDF ostáva archivované ako prijatý originál.

Svoj súbor si pred začiatkom skontrolujte rovnako. Označte jednu vetu: ak sa slová zvýraznia, Disk prevedie textovú vrstvu priamo. Ak sa strana správa ako obrázok, Disk aj tak skúsi rozpoznávanie textu a výsledok závisí od čistoty skenu. Tak či tak si pôvodné PDF nechajte: prevod je jednosmerný a pri upratovaní budete s ním porovnávať.

Vyberte cestu prevodu

Tri cesty pokryjú takmer každý východiskový súbor. Cesta Disku je najrýchlejšia, most cez Word zachráni súbory, ktoré Disk zohaví, a pri krátkych pasážach vyhrá kopírovanie a vlepovanie. PDFGym nemá priame tlačidlo Dokumentov Google, takže poctivé možnosti sú tieto.

Preveďte na Disku, krok za krokom

1. Na počítači prejdite na Disk Google a PDF nahrajte tlačidlom Nové a potom Nahranie súboru. Názov súboru si zapamätajte, aby ste neskôr rozoznali PDF a dokument.
2. Na nahrané PDF kliknite pravým tlačidlom, vyberte možnosť otvorenia súboru v Dokumentoch Google. Disk súbor prestavia na upraviteľný text v novom dokumente a pri naskenovaných stranách najprv spustí rozpoznávanie textu.
3. Nový dokument hneď premenujte, napríklad Zápisnica marec (upraviteľná), aby nikto neupravoval zlý súbor. PDF ostane nedotknuté vedľa neho.
4. Dokument prečítajte podľa PDF stranu po strane. Opravte zoznamy, čo prišli ako čisté odseky, spojte slová rozdelené cez zlomy riadkov a skontrolujte, že nadpisy sedia nad správnymi časťami.
5. Pokazené tabuľky prestavajte vložením čerstvých a prekopírovaním textu buniek. Obrázky vložte znova z pôvodného súboru, keďže obrázky cestu na mieste zriedka prežijú.
6. Dokument nazdieľajte s právami, ktoré každý potrebuje: čitateľ, komentátor alebo editor. PDF nechajte archivované, aby prijatá verzia existovala vždy.

Ak Disk pri viacstĺpcovom súbore vyrobí rozhádzané poradie čítania, skúste most: PDF preveďte na čistý DOCX nástrojom PDF do Wordu, DOCX nahrajte na Disk a pomocou Dokumentov otvorte ten. Súbor Word nesie explicitné odseky, ktoré sa často prevedú pokojnejšie než napozicovaný text PDF.

Prešľapy prevodu a ako ich opraviť

• Stĺpce sa čítajú naprieč namiesto nadol. Dvojstĺpcové strany kľučkujú do jedného toku. Každý stĺpec ručne rozdeľte do vlastnej časti a poradie kontrolujte s PDF.
• Každý riadok končí uprostred vety. PDF uložilo zlomy riadkov, ktoré prežili ako tvrdé návraty. Riadky spojte do ozajstných odsekov a zvyšné prázdne vymažte.
• Tabuľky prišli ako roztrúsený text. Zoznamy, tabuľky a stĺpce prevod zahadzuje prvé. Vložte novú tabuľku so správnou mriežkou a hodnoty presuňte bunku po bunke.
• Naskenovaný text je plný zlých písmen. Rozpoznávanie háda a drobné písmo s tieňmi háda zle. Korektúru robte podľa skenu a pri kritických číslach ich radšej prepíšte, než by ste verili podobným znakom.
• Písma a medzery vyzerajú čisto. Tučné, kurzíva a veľkosti často prežijú, no presné písma nie. Pre jednotný výsledok použite štýly nadpisov Dokumentov, namiesto opravy každého riadka.
• Upravili ste PDF namiesto dokumentu. Disk PDF ukáže v tom istom okne, čo ľudí mätie. Skontrolujte ikonu súboru: dokument sa otvorí v editore s kurzorom, PDF sa otvorí v prehliadači bez neho.

Keď je dokument zlý cieľ

Prevod rozloženie zahodí, takže ho preskočte, keď je rozloženie pointou. Navrhnutý leták, podpísaná zmluva alebo certifikát majú ostať PDF: prepojte ich z Disku alebo ich vložte do dokumentu ako súbor, aby čitatelia videli pravé strany. To isté platí pre formuláre, ktoré ľudia musia vyplniť: prevedený formulár stratí polia, kým PDF ich nechá funkčné.

Aj na súkromí tu záleží. Prevod na Disku váš súbor nahrá na servery Googlu, na rozdiel od nástroja lokálneho v prehliadači. Pri zdravotných, právnych či finančných papieroch radšej preveďte na vlastnom zariadení: PDF do Wordu aj PDF do Markdownu bežia v karte a výsledok do dokumentu vlepíte, iba ak to zdieľanie potrebuje. Keď sú cieľom čísla namiesto prózy, PDF do Excelu tabuľky namiesto toho získa do ozajstných buniek.