PDF को एडिट होने वाला Google Doc बनाएं

कार्यवृत्त PDF में आता है, टीम को Doc चाहिए

अलका मोहल्ला समिति की स्वयंसेवी सचिव है। हर बैठक के बाद अध्यक्ष उसे कार्यवृत्त छह पेज की PDF, minutes_march.pdf, में ईमेल करता है, और बारह समिति सदस्यों को एडिट होने वाली कॉपी चाहिए: सुधार, मालिक समेत काम के आइटम, और आखिरी वर्जन जिस पर सब कमेंट कर सकें। PDF अटैचमेंट यह काम नहीं कर सकता, लेकिन Google Doc कर सकता है।

उसकी फाइल बदलाव के लिए आदर्श है। उसमें सादे पैराग्राफ और दो छोटी सूचियां हैं, वर्ड प्रोसेसर से एक्सपोर्ट हुईं, इसलिए हर अक्षर सेलेक्ट होने वाला टेक्स्ट है। अलका उसे Drive पर अपलोड करती है, Docs से खोलती है, और एक मिनट से कम में एडिट होने वाला दस्तावेज़ पाती है। वह और पंद्रह मिनट सादे पैराग्राफ बनी सूची सुधारने और समिति लोगो फिर लगाने में लगाती है, फिर Doc कमेंट अधिकारों समेत शेयर करती है। PDF मिली ओरिजिनल बनकर आर्काइव रहती है।

शुरू करने से पहले अपनी फाइल वैसे ही जांचें। एक वाक्य सेलेक्ट करें: शब्द हाइलाइट हों तो Drive टेक्स्ट परत सीधे बदलती है। पेज तस्वीर जैसा बर्ताव करे तो Drive तब भी टेक्स्ट पहचान आज़माती है, और नतीजा स्कैन सफाई पर निर्भर है। दोनों में ओरिजिनल PDF रखें: बदलाव एकतरफा है, और सफाई में आप उससे मिलाएंगे।

बदलाव रास्ता चुनें

तीन रास्ते लगभग हर शुरुआती फाइल संभालते हैं। Drive रास्ता सबसे तेज़ है, Word पुल Drive की बिगाड़ी फाइलें बचाता है, और छोटे हिस्सों में कॉपी पेस्ट जीतता है। PDFGym का सीधा Google Docs बटन नहीं है, इसलिए ईमानदार विकल्प यही हैं।

Drive में बदलें, स्टेप दर स्टेप

1. कंप्यूटर पर Google Drive जाएं और नया बटन, फिर फ़ाइल अपलोड करें से PDF अपलोड करें। फाइल नाम नोट करें ताकि बाद में PDF और Doc अलग पहचानें।
2. अपलोड की PDF पर राइट क्लिक करें, इसके साथ खोलें चुनें, फिर Google Docs। Drive फाइल को नए दस्तावेज़ में एडिट होने वाले टेक्स्ट में फिर गढ़ती है, पेज स्कैन हों तो पहले टेक्स्ट पहचान चलाकर।
3. नए Doc का फौरन नाम बदलें, जैसे Minutes March (editable), ताकि कोई गलत फाइल एडिट न करे। PDF उसके बगल में अछूती रहती है।
4. Doc को PDF से पेज दर पेज मिलाकर पढ़ें। सादे पैराग्राफ बनी सूचियां सुधारें, लाइन ब्रेक पर बंटे शब्द फिर जोड़ें, और जांचें कि हेडिंग सही हिस्सों के ऊपर हैं।
5. टूटी टेबलें ताज़ा डालकर फिर बनाएं और सेल टेक्स्ट उसमें कॉपी करें। इमेज ओरिजिनल फाइल से फिर लगाएं, क्योंकि तस्वीरें जगह पर बचकर कम ही आती हैं।
6. Doc हर एक को चाहिए अधिकारों समेत शेयर करें: viewer, commenter या editor। PDF आर्काइव रखें ताकि मिली वर्जन हमेशा रहे।

कई कॉलम वाली फाइल पर Drive पढ़ने का क्रम बिखेरे तो पुल आज़माएं: PDF को PDF से Word से साफ DOCX बनाएं, DOCX Drive पर अपलोड करें, और उसे Docs से खोलें। Word फाइल साफ पैराग्राफ लाती है, जो जगह पर टिके PDF टेक्स्ट से अक्सर शांत बदलते हैं।

बदलाव की चूक और उनके इलाज

• कॉलम नीचे के बजाय आर पार पढ़े जाते हैं। दो कॉलम वाले पेज एक धारा में टेढ़े जमते हैं। हर कॉलम हाथ से अपने हिस्से में बांटें, क्रम PDF से मिलाते हुए।
• हर लाइन वाक्य बीच में खत्म होती है। PDF ने लाइन ब्रेक रखे थे जो हार्ड रिटर्न बनकर बचे। लाइनों को असली पैराग्राफ में जोड़ें, फिर एक्स्ट्रा खाली हटाएं।
• टेबलें बिखरे टेक्स्ट में आईं। सूचियां, टेबल और कॉलम बदलाव में सबसे पहले गिरते हैं। सही ग्रिड वाली नई टेबल डालें और मान सेल दर सेल ले जाएं।
• स्कैन टेक्स्ट गलत अक्षरों से भरा है। पहचान अंदाज़ती है, और छोटा प्रिंट व परछाइयां गलत अंदाज़ती हैं। स्कैन से मिलाकर प्रूफरीड करें, और नाज़ुक अंकों को मिलते जुलते कैरेक्टर पर भरोसे के बजाय फिर टाइप करें।
• फॉन्ट और स्पेस सादे दिखते हैं। बोल्ड, इटैलिक और साइज़ अक्सर बचते हैं, पर ठीक फॉन्ट नहीं। हर लाइन सुधारने के बजाय एकसार नतीजे के लिए Docs हेडिंग स्टाइल लगाएं।
• Doc के बजाय PDF एडिट कर दी। Drive PDF उसी विंडो में प्रीव्यू दिखाती है, जिससे घालमेल होती है। फाइल आइकन देखें: Doc कर्सर वाले एडिटर में खुलता है, PDF बिना कर्सर वाले व्यूअर में।

जब Doc गलत मंज़िल है

बदलाव लेआउट फेंकता है, इसलिए लेआउट ही मकसद हो तो उसे छोड़ें। डिज़ाइन किया फ्लायर, हस्ताक्षर वाला कॉन्ट्रैक्ट या सर्टिफिकेट PDF ही रहना चाहिए: उसे Drive से लिंक करें या Doc में फाइल बनाकर एम्बेड करें ताकि पढ़ने वाले असली पेज देखें। भरने वाले फॉर्म पर भी यही लागू है: बदला फॉर्म अपने फील्ड खोता है, जबकि PDF उन्हें चालू रखती है।

प्राइवेसी भी यहां मायने रखती है। Drive बदलाव आपकी फाइल Google सर्वर पर अपलोड करता है, ब्राउज़र वाले टूल जैसा नहीं। मेडिकल, कानूनी या पैसे के कागज़ अपने डिवाइस पर बदलें: PDF से Word और PDF से Markdown दोनों टैब के अंदर चलते हैं, और नतीजा Doc में तभी चिपकाएं जब शेयर चाहिए। मकसद गद्य नहीं, संख्याएं हो, तो PDF से Excel टेबलों को असली सेल में लौटाता है।