Word के बिना Word फाइल की PDF बनाएं

उधार के Chromebook पर नौकरी का आवेदन

नेहा फाइनल ईयर की छात्रा है और ट्रेनी पद के लिए आवेदन कर रही है। आवेदन पोर्टल आधी रात को बंद होता है और सिर्फ PDF अपलोड लेता है। उसका कवर लेटर, neha-cover-letter.docx, चार पेज का है और उसके क्लाउड ड्राइव में रखा है। दिक्कत यह है: वह लाइब्रेरी में उधार के Chromebook पर है जिसमें Word नहीं है, और कुछ भी इंस्टॉल करने के लिए एडमिन पासवर्ड चाहिए जो उसके पास नहीं है।

उसका लेटर दो हेडिंग, हुनर की एक बुलेट सूची और परीक्षा तारीखों की एक छोटी टेबल वाला सादा टेक्स्ट है। कोई फोटो नहीं, कोई डिज़ाइनर फॉन्ट नहीं, कोई कॉलम नहीं। यह ठीक वैसा दस्तावेज़ है जिसे टेक्स्ट पहले वाला कन्वर्टर अच्छी तरह संभालता है: शब्द मायने रखते हैं, सजावट नहीं। दस मिनट बाद वह neha-cover-letter.pdf अपलोड करती है और दो घंटे बचे रहते कन्फर्मेशन स्क्रीन पा लेती है।

अगर आपकी फाइल नेहा की फाइल जैसी दिखती है, तो नीचे दिए स्टेप अपनाएं। अगर आपकी फाइल कॉलम और फोटो वाला डिज़ाइन किया CV है, तो पहले फॉर्मेटिंग वाली गाइड पढ़ें, क्योंकि यह रास्ता टेक्स्ट दोबारा गढ़ता है, डिज़ाइन की नकल नहीं करता।

इसे ब्राउज़र में बदलें

1. Word से PDF खोलें और DOCX फाइल चुनने वाला बटन दबाएं, या दस्तावेज़ को पेज पर ड्रॉप करें। सिर्फ DOCX चलती है। पुरानी DOC फाइल नामंज़ूर होती है, इसलिए उसे पहले Word या किसी और एडिटर में DOCX बनाकर सेव करें।
2. सोर्स प्रीव्यू पढ़ें। टूल उन कंटेंट ब्लॉक की सूची दिखाता है जो उसे मिले, जैसे हेडिंग, पैराग्राफ और टेबल की पंक्तियां। अगर यहां कोई पूरा हिस्सा गायब है, तो वह PDF में भी गायब रहेगा, इसलिए रुकें और दस्तावेज़ सुधारें।
3. पेज साइज़ चुनें, A4 या US Letter। पाने वाले की उम्मीद वाला कागज़ मिलाएं: भारत और यूरोप के ज़्यादातर हिस्से में A4, अमेरिका में Letter। यह चुनाव बदलता है कि पेज कहां टूटते हैं।
4. PDF में बदलने वाला बटन दबाएं। कन्वर्टर आपके टेक्स्ट को फिर से PDF पेजों में जमाता है, फिर नई फाइल दोबारा खोलकर उसके टेक्स्ट कैरेक्टर और पेज गिनता है। "PDF reopened and checked: 8,412 text characters, 4 pages" जैसी प्रूफ लाइन बताती है कि जांच पास हुई।
5. पहले पेज का प्रीव्यू देखें, फिर PDF डाउनलोड करने वाला बटन दबाएं। फाइल का नाम आपके दस्तावेज़ पर रखा जाता है, इसलिए neha-cover-letter.docx बनती है neha-cover-letter.pdf। डाउनलोड को कहीं भेजने या अपलोड करने से पहले खोलकर सरसरी तौर पर देख लें।

दस्तावेज़ खुले टैब के अंदर पढ़ा और बदला जाता है। टैब बंद करने या रिफ्रेश करने पर फाइल और प्रीव्यू पेज से हट जाते हैं।

PDF क्या रखता है और क्या छोड़ देता है

यह कंटेंट पहले वाला बदलाव है: यह आपके शब्द उस पार पहुंचाता है और सिर्फ Word वाली सजावट वहीं छोड़ देता है। नतीजे पर भरोसा करने से पहले हर पंक्ति अपने दस्तावेज़ से मिलाएं।

अगर आपका दस्तावेज़ इस टेबल में फेल होता है, जैसे ऐसी रिपोर्ट जिसका चार्ट पूरी दलील उठाता है, तो उसे किसी और तरीके से बदलें। आखिरी हिस्से में ईमानदार विकल्प दिए हैं।

गलतियां जो झटपट बदलाव बिगाड़ती हैं

• इसे DOC फाइल खिलाना। फाइल चुनने वाला सिर्फ DOCX लेता है। 2003 वाली पुरानी .doc शुरू भी नहीं होगी। उसे Word, Google Docs या LibreOffice में खोलें और पहले DOCX कॉपी सेव करें।
• प्रीव्यू छोड़ देना। सोर्स प्रीव्यू ही वह एक मौका है जब आप देखते हैं कि टूल को क्या मिला। गायब टेबल या बिखरी सूची को अब Word में सुधारना पाने वाले को बाद में समझाने से दस गुना आसान है।
• तस्वीरों के साथ आने की उम्मीद। एम्बेड की इमेज जानबूझकर छोड़ी जाती हैं, और पेज यह बदलने से पहले बताता भी है। अगर फोटो या चार्ट संदेश का हिस्सा है, तो Word से ही एक्सपोर्ट करें।
• गलत कागज़ चुनना। Letter पर बदला A4 टेक्स्ट, या इसका उल्टा, पेज नई जगहों से तोड़ता है। पेज 2 पर ठीक बैठी टेबल पेज 3 पर छलक सकती है। पाने वाले का कागज़ मिलाएं।
• निशानों भरा ड्राफ्ट बदलना। ट्रैक किए बदलाव और कमेंट के बुलबुले साथ नहीं जाते। जो एडिट चाहिए उन्हें स्वीकार करें, बाकी खारिज करें, फिर साफ कॉपी बदलें।
• PDF खोले बिना भेज देना। डाउनलोड हमेशा खोलें और हर पेज सरसरी तौर पर देखें। टेक्स्ट जांच सिर्फ यह साबित करती है कि कैरेक्टर फाइल में पहुंचे; नतीजा पढ़ने में कैसा है, यह वह नहीं बता सकती।

जब Word खुद बेहतर काम करता है

PDFGym का कन्वर्टर रफ्तार और प्राइवेसी में जीतता है: कोई इंस्टॉल नहीं, कोई अकाउंट नहीं, कोई अपलोड नहीं। लेकिन यह टेक्स्ट दोबारा गढ़ता है, जबकि Word पेज एक्सपोर्ट करता है। जब भी फाइल का दिखना उसके काम का हिस्सा हो, एक्सपोर्ट Word से कराएं।

• दस्तावेज़ में फोटो, चार्ट, टेक्स्ट बॉक्स या कॉलम हैं, जैसे CV, ब्रोशर या तस्वीरों वाली थीसिस। Word में अलग कॉपी सेव या PDF एक्सपोर्ट करने के विकल्प से फॉर्मैट में PDF चुनें।
• किसी को उसे ठीक वैसा छापना है जैसा आप देखते हैं, जैसे फॉर्म या सर्टिफिकेट। उसी कागज़ साइज़ पर Word से एक्सपोर्ट करें जिस पर आपने डिज़ाइन किया था।
• फाइल पहले से Google Docs में है। वहां से PDF कॉपी डाउनलोड करना एक्सपोर्ट की हुई DOCX को यहां बदलने से ज़्यादा लेआउट बचाता है।
• आपको कई Word फाइलें एक PDF बनाकर देनी हैं। हर एक को बारी बारी बदलें, या हर एक को Word से एक्सपोर्ट करें, फिर नतीजों को PDF मर्ज करें से जोड़ें। कई फाइलों वाली गाइड यही काम समझाती है।
• आपके दफ्तर की नीति कहती है कि काम के दस्तावेज़ सिर्फ मंज़ूर डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर में संभाले जाएं। PDFGym कभी फाइलें अपलोड नहीं करता, लेकिन नियम तब भी लागू है, इसलिए उसका पालन करें या IT से पूछें।

और अगर तैयार PDF भेजने के लिए भारी हो, तो PDF कंप्रेस करें साइज़ लक्ष्य लेकर उसके नीचे उतारता है। उल्टा रास्ता, PDF से वापस एडिट होने वाले टेक्स्ट तक, PDF से Word का काम है।