PDF लिंक से भेजें, अटैचमेंट से नहीं
PDFGym लिंक नहीं बना सकता, क्योंकि वह आपकी फाइल कभी अपलोड नहीं करता और इसलिए उसके पास उसे रखने की कोई जगह नहीं। पता ऐसे स्टोरेज से आना चाहिए जो आपके नियंत्रण में हो: क्लाउड ड्राइव, आपकी ईमेल सर्विस का बड़ी फाइल वाला विकल्प या आपकी कंपनी का फाइल शेयर। PDFGym जो कर सकता है, वह है दस्तावेज़ को पहले तैयार करना: छोटा, छिपे विवरणों से मुक्त और ज़रूरत हो तो पासवर्ड से लॉक।
60 MB की निरीक्षण रिपोर्ट और सोमवार की मीटिंग
महेश एक छोटी बिल्डिंग फर्म के लिए छतों का निरीक्षण करते हैं। शुक्रवार के सर्वे के बाद उनके पास roof-survey-hill-street.pdf है: 38 पेज, 120 फोटो, लगभग 60 MB। मकान मालकिन और उनकी बीमा कंपनी, दोनों को सोमवार सुबह की मीटिंग से पहले यह चाहिए, और उनकी मेल सर्विस इतना भारी अटैचमेंट लौटा देती है।
लिंक साइज़ की समस्या हल कर देता है, पर फाइल का नियंत्रण खिसका देता है। जब फाइल किसी सर्वर पर एक पते के साथ रखी हो, तो पता जिसके पास है वह उसे खोल सकता है, रिपोर्ट की छिपी प्रॉपर्टी भी साथ जाती हैं, और फोटो की वजह से फोन पर वह धीरे खुलती है। इनमें से हर बात कुछ भी अपलोड करने से पहले उनके अपने कंप्यूटर पर संभाली जा सकती है।
यहां शेयर बटन क्यों नहीं है
PDFGym का हर टूल आपके ब्राउज़र टैब के अंदर चलता है। दस्तावेज़ आपकी डिस्क से पढ़ा जाता है, आपके कंप्यूटर पर प्रोसेस होता है और वापस उसी में सेव होता है। कोई कॉपी PDFGym के सर्वर तक नहीं पहुंचती। यह डिज़ाइन है, चूक नहीं।
शेयर लिंक इसका उल्टा इंतज़ाम है: सर्वर फाइल रखता है और पता खोलने वाले हर व्यक्ति को उसे देता है। इसलिए लिंक स्टोरेज के लिए बनी किसी सर्विस से ही आना चाहिए। जो साइट PDF को लिंक में बदलने की पेशकश करे पर यह न बताए कि फाइल कहां और कितने समय तक रखी जाती है, उस पर शक करें।
पहले PDFGym में फाइल तैयार करें
- उसे छोटा करें। PDF कंप्रेस करें खोलें, कोई प्रीसेट चुनें या KB या MB में सटीक सीमा टाइप करें, और सेव करने से पहले आमने-सामने वाला प्रीव्यू देखें। महेश जैसी फोटो से भरी रिपोर्ट में अक्सर छोटा होने की सबसे ज़्यादा गुंजाइश होती है।
- बिखरे हिस्से जोड़ें। अगर परिशिष्ट अलग फाइलें हैं, तो उन्हें PDF मर्ज करें से जोड़ दें, ताकि पढ़ने वाले को एक लिंक के पीछे एक ही दस्तावेज़ मिले।
- छिपे विवरण हटाएं। अंतिम कॉपी पर प्राइवेसी स्कैन चलाएं। यह मिले हुए लेखक, सॉफ्टवेयर, तारीखें, पहचानकर्ता और अटैचमेंट दिखाता है, हर नतीजा पहले से चुना होता है, और साफ कॉपी डाउनलोड से पहले दोबारा खोलकर जांची जाती है। यह कंप्रेस और मर्ज के बाद करें, ताकि स्कैन ठीक उसी कॉपी को देखे जो आप भेजेंगे।
- कंटेंट निजी हो तो लॉक करें। PDF सुरक्षित करें कम से कम छह अक्षरों का ओपन पासवर्ड लगाता है, जो दो बार टाइप होता है, और पक्का करता है कि सेव की गई फाइल सच में उसे मांगती है। इसे आखिरी एडिट रखें: मर्ज और मेटाडेटा वाले टूल सुरक्षित फाइल नहीं लेते।
- सिर्फ वही तैयार कॉपी अपनी चुनी सर्विस पर अपलोड करें, फिर नीचे बताए तरीके से एक्सेस सेट करें।
सर्विस जो फाइल रख सकती हैं और आपको पता दे सकती हैं
| रास्ता | किसके लिए ठीक | भेजने से पहले जांचें |
|---|---|---|
| निजी क्लाउड ड्राइव (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud Drive) | वे फाइलें जिन्हें आप बाद में ठीक कर सकते हैं या दोबारा शेयर कर सकते हैं | लिंक हर किसी के लिए खुलता है या सिर्फ बुलाए लोगों के लिए, और व्यूअर पेज पर आपके अकाउंट का नाम दिखता है या नहीं |
| आपकी ईमेल सर्विस का बड़ी फाइल वाला विकल्प | एक बार के भेजने के लिए; Gmail और Outlook बहुत बड़े अटैचमेंट को Google Drive या OneDrive में रखकर उसकी जगह लिंक डाल सकते हैं | फाइल ड्राइव के किस फोल्डर में पहुंची, ताकि काम पूरा होने पर उसे हटा सकें |
| कंपनी का फाइल शेयर या दस्तावेज़ सिस्टम | ऑफिस में क्लाइंट, कर्मचारियों या कॉन्ट्रैक्ट से जुड़ा कुछ भी | कंपनी के बाहर शेयर करने की इजाज़त है या नहीं; विकल्प धुंधला हो तो निजी अकाउंट पर जाने के बजाय IT से पूछें |
| फाइल ट्रांसफर सर्विस | बिना किसी अकाउंट वाले लोगों को एक बार की बड़ी डिलीवरी | फाइल कितने समय उपलब्ध रहती है और क्या वह अपने आप खत्म हो जाती है |
तय करें कि अंदर कौन आए
- निजी जानकारी वाली किसी भी चीज़ के लिए नाम से लोगों को बुलाएं। वे खोलने के लिए साइन-इन करते हैं, और पते की फॉरवर्ड की गई कॉपी अनजान लोगों के लिए काम नहीं करती।
- सिर्फ देखने का एक्सेस दें। PDF को शायद ही एडिट अधिकार चाहिए, और ड्राइव पर एडिट एक्सेस से कोई आपकी फाइल बदल या डिलीट कर सकता है।
- अगर सर्विस समाप्ति की तारीख देती है, तो काम के हिसाब से एक चुनें, जैसे मीटिंग के एक हफ्ते बाद।
- पासवर्ड लिंक से अलग रास्ते से भेजें: SMS या एक छोटी कॉल।
- भेजने से पहले लिंक को प्राइवेट ब्राउज़र विंडो में खोलें, ताकि ठीक वही दिखे जो किसी बाहरी व्यक्ति को दिखेगा।
- कैलेंडर में रिमाइंडर लगाएं कि फाइल की ज़रूरत खत्म होने पर शेयरिंग बंद करनी है।
शेयर किए लिंक कहां गड़बड़ाते हैं, और इलाज
तैयार कॉपी की जगह असली फाइल अपलोड कर देना। लगभग एक जैसे नाम वाली दो फाइलों में यह आसानी से हो जाता है। तैयार वर्ज़न को साफ नाम दें, जैसे roof-survey-hill-street-share.pdf, और सिर्फ वही अपलोड करें।
पासवर्ड लिंक वाले संदेश में ही डाल देना। तब संदेश देखने वाले के पास दोनों हिस्से होते हैं। उन्हें अलग-अलग भेजें।
दोबारा अपलोड करके लिंक तोड़ देना। सर्विस के हिसाब से सुधारा गया वर्ज़न नए पते वाली नई फाइल बनकर आ सकता है। अगर सर्विस में बदलने या वर्ज़न वाला विकल्प है, तो वही इस्तेमाल करें; वरना सबको नया लिंक दोबारा भेजें।
सालों तक खुला छोड़ देना। जब तक शेयरिंग चालू है, फॉरवर्ड किए पते काम करते रहते हैं। उन्हें रोकने का भरोसेमंद तरीका सिर्फ शेयरिंग बंद करना है।
कब अटैचमेंट या कोई दूसरा रास्ता बेहतर है
- एक ही पाठक को जा रहे हल्के दस्तावेज़ के लिए अटैच करना कम मेहनत का है: फाइल ईमेल के अंदर जाती है और कोई शेयरिंग सेटिंग खत्म या गलत नहीं हो सकती। दो दस्तावेज़ एक फाइल में भेजने के लिए देखें दो PDF एक अटैचमेंट में ईमेल करना।
- मेल की सीमा से थोड़ी बड़ी फाइल कंप्रेस करने के बाद फिट हो सकती है। ईमेल के लिए बहुत बड़ी PDF ठीक करना यह पूरा तरीका बताता है।
- मरीज़ों के रिकॉर्ड, सैलरी या कानूनी सबूत आमतौर पर आपकी संस्था के मंज़ूर सिस्टम में होने चाहिए, निजी ड्राइव में नहीं। IT या कंप्लायंस संपर्क से पूछें।
- कुछ पाने वाले ऐसे नेटवर्क के पीछे होते हैं जो आम स्टोरेज साइटें ब्लॉक करते हैं। पूछें कि वे क्या ले सकते हैं; कुछ के अपने अपलोड पोर्टल होते हैं।
लिंक से शेयर करने पर छोटे जवाब
- क्या टूल इस्तेमाल करने के बाद PDFGym मेरी PDF की कॉपी रखता है?
- नहीं। फाइल आपके ब्राउज़र टैब के अंदर प्रोसेस होती है और वापस आपके डिवाइस पर सेव होती है। PDFGym को कुछ नहीं भेजा जाता, इसलिए बाद में डिलीट करने को भी कुछ नहीं।
- क्या लिंक से शेयर की गई PDF पर पासवर्ड होना चाहिए?
- अगर इच्छित पाठक के अलावा किसी और के हाथ पता लग सकता है, तो हां। ओपन पासवर्ड डाउनलोड की गई फाइल को जहां भी पहुंचे, लॉक रखता है। पासवर्ड अलग से भेजें।
- क्या जिसे भेजूं उसे अकाउंट चाहिए होगा?
- यह शेयरिंग सेटिंग पर निर्भर है। हर किसी के लिए खुले लिंक में आमतौर पर साइन-इन नहीं चाहिए, जबकि नाम से दिए एक्सेस में पाठक को आमतौर पर उसी पते से साइन-इन करना होता है जिस पर आपने बुलाया।
- क्या मैं देख सकता हूं कि फाइल किसने खोली?
- कुछ स्टोरेज सर्विस व्यू या गतिविधि दिखाती हैं, खासकर ऑफिस अकाउंट पर। फाइल आपके कंप्यूटर से निकलने के बाद PDFGym की कोई भूमिका नहीं, इसलिए वह यह नहीं बता सकता।
PDF भेजने के लिए टूल और गाइड
- प्राइवेसी स्कैन फाइल में छिपे लेखक, तारीखें और अटैचमेंट देखें और हटाएं।
- PDF कंप्रेस करें भारी फाइल को KB या MB में आपके बताए साइज़ तक लाएं।
- ईमेल से दो PDF एक अटैचमेंट में भेजें जब अटैच करना अब भी चलता है: दो फाइलें जोड़ें और सीमा के अंदर रहें।
- PDF और Word मेल, ऑफिस ऐप और दूसरे सॉफ्टवेयर में PDF की गाइड।