फोन से कई पेज का दस्तावेज़ स्कैन करें

पहली फोटो से पहले रास्ता चुनें

दिव्या अपना होम लोन दूसरे बैंक में ट्रांसफर करा रही हैं। उनके लोन एजेंट को शाम 4 बजे तक 9 पेज का साइन किया ऑफर लेटर और तीन महीने की सैलरी स्लिप PDF में चाहिए, और उनका मेलबॉक्स 10 MB से बड़ी हर चीज़ लौटा देता है। दिव्या के पास एक Android फोन है, रसोई की मेज़ है और स्कैनर नहीं। बारह पन्ने जुगाड़ से करने के लिए बहुत ज़्यादा हैं।

Notes, Files और Drive में छिपे स्कैनर

iPhone पर Notes में कोई नोट खोलें, टूलबार में अटैचमेंट बटन पर टैप करें (iOS वर्ज़न के हिसाब से कैमरा या पेपरक्लिप) और दस्तावेज़ स्कैन करने वाला विकल्प चुनें। वह पन्ने के किनारे पहचानता है, उसे कैप्चर करता है और अगले का इंतज़ार करता है। हर पेज दिखाएं, सेव करने वाले विकल्प पर टैप करें, फिर स्कैन को PDF के रूप में शेयर करें। Files ऐप में यही स्कैनर किसी फोल्डर के अन्य विकल्पों वाले मेन्यू में है, और वह PDF सीधे उसी फोल्डर में सेव करता है।

Android पर Google Drive में स्कैन करने का विकल्प है, जो वर्ज़न के हिसाब से नया दस्तावेज़ जोड़ने वाले बटन या कैमरा आइकन से मिलता है। रिव्यू स्क्रीन से हर पन्ना जोड़ें और आखिर में एक बार सेव करें, ताकि सारे बारह पेज एक ही PDF में पहुंचें। Samsung फोन में कैमरे के अंदर अपना स्कैनर होता है, जिसे Samsung वाली गाइड समझाती है।

दो बातों का ध्यान रखें। अगर ऐप फिल्टर देता है, तो साइन या मोहर वाली हर चीज़ के लिए रंगीन या ग्रेस्केल चुनें, क्योंकि तीखा ब्लैक-एंड-व्हाइट फिल्टर नीली स्याही और पेंसिल के नोट मिटा सकता है। और Drive में बने स्कैन आपके Google अकाउंट में रखे जाते हैं, जबकि Notes चालू होने पर iCloud से सिंक होता है, इसलिए संवेदनशील कागज़ क्लाउड में पहुंच जाते हैं, जब तक आप उन्हें डिलीट न करें।

सादे कैमरे से पूरा सेट खींचना

जब स्कैनर ऐप न हो, तो कैमरा काम कर देता है। स्टेपल निकालें, हर पन्ने को खिड़की के पास किसी गहरे, बिना चमक वाली सतह पर रखें, और फोन को उसके ऊपर सीधा पकड़ें ताकि पेज फ्रेम भर दे और मेज़ की पतली किनारी दिखे। हर पन्ने के लिए एक ही ऊंचाई रखें।

पढ़ने के क्रम में फोटो खींचें। दोनों तरफ छपे कागज़ के लिए आगे बढ़ने से पहले हर पन्ने का आगे और फिर पीछे का हिस्सा लें, ताकि कैमरा रोल पहले से दस्तावेज़ के क्रम में हो। कागज़ रखने से पहले फोटो गिनकर ढेर से मिलाएं।

फॉर्मैट जांचें। iPhone डिफॉल्ट रूप से फोटो HEIC में सेव करता है; कैमरा सेटिंग में अधिक डिवाइसों के साथ संगत फ़ोटो फ़ॉर्मैट चुनने से वह JPG हो जाता है। Android कैमरे आमतौर पर JPG सेव करते हैं, जब तक कोई हाई-एफिशिएंसी विकल्प चालू न हो। एक सेट में दोनों मिलाने से बाद में एक कदम बढ़ जाता है। पासपोर्ट के एक पेज के लिए क्रम से ज़्यादा चमक और कोड लाइनें मायने रखती हैं, और पासपोर्ट वाली गाइड वह मामला संभालती है।

ब्राउज़र में फोटो जोड़कर एक PDF बनाएं

1. फोन पर, या जिस कंप्यूटर पर फोटो हैं उस पर, JPG से PDF खोलें। यह JPG और PNG लेता है। iPhone की HEIC फोटो के लिए इसकी जगह HEIC से PDF इस्तेमाल करें; कंट्रोल वही हैं।
2. इमेज चुनें पर टैप करें और हर पेज एक बार में चुनें।
3. लिस्ट ऊपर से नीचे पढ़ें। PDFGym फाइलों को उसी क्रम में रखता है जिसमें वे आती हैं और उन्हें कभी नाम से नहीं छांटता, और फोटो पिकर हमेशा उन्हें खींचने के क्रम में नहीं देता। किसी पेज को उसके ऊपर-नीचे वाले तीरों से खिसकाएं, और दोहराई गई फोटो को हटाने वाले बटन से निकालें।
4. पेज का फिट चुनें: इमेज से मैच करें, A4 या US Letter, और मार्जिन में बिना मार्जिन, संकरा मार्जिन या स्टैंडर्ड मार्जिन।
5. PDF बनाएं पर टैप करें। PDF डाउनलोड करें दिखने से पहले नतीजा दोबारा खोला जाता है और उसकी पेज गिनती, पेज साइज़ और तस्वीरों के आयाम जांचे जाते हैं।
6. नाम ऐसा रखें कि पाने वाला समझ जाए कि यह क्या है, जैसे Divya_Sharma_offer_letter_signed.pdf।

हर टूल एक ही परिवार के फॉर्मैट लेता है, इसलिए HEIC और JPG मिली फाइलों वाला सेट दो PDF में बनाकर फिर PDF मर्ज करें से जोड़ना पड़ता है। सब कुछ एक ही फॉर्मैट में खींचने से यह कदम बच जाता है।

पेज का आकार, मार्जिन और मेगाबाइट

इमेज से मैच करें हर पेज को ठीक उसकी फोटो के आकार का बनाता है, जो स्क्रीन पर ठीक है पर प्रिंट में अजीब साइज़ देता है। A4 या US Letter हर फोटो को एक तय कागज़ साइज़ पर छोटा करके चारों ओर बराबर जगह छोड़ता है; चौड़ी फोटो को आड़ा पेज मिलता है। US Letter अमेरिका और कनाडा में चलता है, A4 भारत समेत लगभग हर जगह। संकरा मार्जिन तस्वीर के चारों ओर चौथाई इंच सफेद जगह जोड़ता है और स्टैंडर्ड मार्जिन आधा इंच, बिना कुछ काटे।

साइज़ फोटो पर चलता है। JPG से PDF हर JPG को बाइट-दर-बाइट फाइल में रखता है, इसलिए 4 MB की बारह फोटो से लगभग 48 MB की PDF बनती है। HEIC से PDF हर फोटो डिकोड करके उसे हाई-क्वालिटी JPEG के रूप में रखता है, जो अक्सर HEIC से भारी होता है। दोनों में, दिव्या की 10 MB सीमा के लिए अगला पड़ाव PDF कंप्रेस करें है: लक्ष्य वाले बॉक्स में सीमा टाइप करें, फिर प्रीव्यू में ज़ूम करके पक्का करें कि बारीक अक्षर अब भी पढ़े जा सकते हैं।

फोन स्कैन की दिक्कतें और उनके हल

• पेज 7 पेज 6 से पहले है। PDF बनाने से पहले तीरों से क्रम ठीक करें। बाद में दिखे, तो दोबारा फोटो खींचने के बजाय तैयार फाइल के पेज व्यवस्थित करें।
• एक पेज करवट लेटा है। टूल वह घुमाव लागू करता है जो आपके कैमरे ने दर्ज किया, पर सपाट पकड़ा फोन गलत घुमाव दर्ज कर सकता है। तैयार PDF में वह पेज घुमा दें।
• किसी पन्ने पर अंगूठा या परछाईं। सिर्फ वही पन्ना दोबारा खींचें, लिस्ट में फोटो बदलें और PDF फिर से बनाएं।
• हस्ताक्षर गायब हो गया। ब्लैक-एंड-व्हाइट स्कैनर फिल्टर ने स्याही उड़ा दी। रंगीन या ग्रेस्केल में दोबारा स्कैन करें।
• स्कैनर ऐप ने हर पन्ने की अलग PDF सेव की। वे पहले से तैयार PDF हैं, इसलिए उन्हें दोबारा कन्वर्ट करने के बजाय क्रम से मर्ज करें।
• कोई टेक्स्ट सर्च नहीं कर पा रहा। पेज की फोटो में पिक्सल होते हैं, अक्षर नहीं, और ये कन्वर्टर टेक्स्ट पहचान नहीं चलाते। पूछ लें कि पाने वाले को टाइप किया वर्ज़न चाहिए या नहीं।

कब फोन रख देना चाहिए

अगर अनुरोध में प्रमाणित कॉपी, मूल दस्तावेज़ या आमने-सामने जांच लिखा है, तो घर का स्कैन नहीं गिना जाएगा, चाहे वह कितना भी साफ दिखे।

चालीस या उससे ज़्यादा पन्नों के लिए ऑफिस, लाइब्रेरी या प्रिंट की दुकान का डॉक्यूमेंट फीडर वाला कॉपियर तेज़ है और हर पेज को एक जैसी ज्यामिति देता है। जिल्द वाली किताबों और बड़े नक्शों के लिए भी यही बात है। और अगर बैंक, स्कूल या एजेंसी अपना अपलोड ऐप देती है, तो उसे इस्तेमाल करें: वह ऐसी चीज़ें जांच सकता है जो सादी PDF नहीं कर सकती।