スマホで複数ページの書類をスキャンする

1枚目を撮る前に方法を決める

美咲さんは住宅ローンの借り換え中です。担当者から、署名済みの9ページの融資条件の書類と3か月分の給与明細を、午後4時までにPDFで送るよう頼まれています。担当者の受信箱は10MBを超えるものを送り返してしまいます。手元にあるのはAndroidのスマホと台所のテーブルだけで、スキャナーはありません。12枚となると、その場の思いつきでこなすには多すぎます。

メモ、ファイル、ドライブに隠れたスキャナー

iPhoneでは、メモでメモを開き、ツールバーの添付ボタン(iOSのバージョンによってカメラかクリップのアイコン)をタップして、書類をスキャンする項目を選びます。用紙の端を見つけて取り込み、次の1枚を待ちます。全ページを読み込ませたら保存するためのボタンをタップし、スキャンをPDFとして共有します。ファイルアプリにも、フォルダの追加オプションのメニューに同じスキャナーがあり、PDFはそのフォルダに直接保存されます。

Androidでは、Google ドライブに「スキャン」の機能があり、バージョンによって「新規」ボタンかカメラのアイコンから開きます。確認画面から1枚ずつ追加し、最後に一度だけ保存すれば、12ページすべてが1つのPDFに収まります。Samsungのスマホにはカメラに独自のスキャナーがあり、その使い方はSamsungのガイドで説明しています。

注意点が2つあります。アプリにフィルターがあるなら、署名や押印のあるものにはカラーかグレースケールを選んでください。きつい白黒のフィルターは、青いインクや鉛筆の書き込みを消してしまうことがあります。また、ドライブで作ったスキャンはGoogleアカウントに保存され、メモはiCloudがオンならiCloudで同期されます。機密の書類は、削除しない限りクラウドに残ります。

普通のカメラで一式を撮る

スキャナーのアプリがなければ、カメラで撮ります。ホチキスを外し、窓際の暗くてつやのない面に1枚ずつ置き、スマホを真上に平らに構えて、周りにテーブルが少し見える程度にページを画面いっぱいに収めます。どの紙も同じ高さから撮ってください。

読む順番に撮ります。両面印刷の紙は、1枚ごとに表、裏の順で撮ってから次に進めば、カメラロールの並びがそのまま文書の順番になります。紙を片づける前に、写真の枚数を束と照らし合わせてください。

形式も確認しましょう。iPhoneは標準で写真をHEICで保存しますが、「設定」でカメラのフォーマットを「互換性優先」にするとJPGになります。Androidのカメラは、高効率のオプションをオンにしていなければ通常JPGで保存します。1つの一式に両方が混ざると、あとで手間が1つ増えます。パスポートの1ページだけなら、順番より反射や読み取り用の文字列のほうが大切で、そのケースはパスポートのガイドで扱っています。

ブラウザーで写真を1つのPDFにまとめる

1. スマホか、写真の入ったパソコンでJPGをPDFに変換を開きます。JPGとPNGに対応しています。iPhoneのHEIC写真には、代わりにHEICをPDFに変換を使います。操作は同じです。
2. 「画像を選択」をタップし、全ページを一度に選びます。
3. 一覧を上から下まで読みます。PDFGymはファイルが届いた順番を保ち、名前で並べ替えることはありません。写真の選択画面が撮影順に渡してくれるとは限りません。ページは上下の矢印で動かし、重複は削除ボタンで外します。
4. ページの合わせ方を選びます。「画像に合わせる」「A4」「US Letter」のいずれかと、余白の「なし」「狭い」「標準」です。
5. 「PDFを作成」をタップします。結果は開き直され、ページ数、ページサイズ、画像の寸法が確認されてから「PDFをダウンロード」が表示されます。
6. 相手に中身が分かる名前を付けます。たとえば Misaki_Tanaka_yushi_joken_signed.pdf のようにします。

ツールはそれぞれ1系統の形式だけを受け付けるので、HEICとJPGが混ざった一式は2つのPDFとして作り、PDFを結合でまとめる必要があります。すべてを1つの形式で撮れば、その手間は省けます。

ページの形、余白、容量

「画像に合わせる」は各ページを写真とまったく同じ形にします。画面で見るには問題ありませんが、印刷すると半端な大きさになります。「A4」か「US Letter」は、各写真を決まった用紙サイズに縮めて周りに均等な余白を取り、横長の写真には横向きのページを使います。US Letterは米国とカナダで標準で、日本を含むそれ以外のほとんどの地域ではA4が標準です。「狭い」は写真の周りに1/4インチ(約6mm)、「標準」は1/2インチ(約13mm)の白い余白を加え、何も切り取りません。

サイズは写真しだいです。「JPGをPDFに変換」は各JPGをバイト単位でそのままファイルに入れるので、4MBの写真12枚なら約48MBのPDFになります。「HEICをPDFに変換」は各写真をデコードして高画質のJPEGとして格納するので、元のHEICより重くなることがよくあります。どちらにしても、美咲さんの10MBの上限に向けた次の手順はPDFを圧縮です。目標サイズの欄に上限を入力し、プレビューを拡大して小さな文字がまだ読めるか確かめてください。

スマホでのスキャンの問題と解決法

• 7ページ目が6ページ目の前にある。PDFを作る前に矢印で並べ替えてください。作ったあとで気づいた場合は、撮り直さずに完成したファイルのページを並べ替えます。
• 1ページだけ横倒しになっている。ツールはカメラが記録した回転を適用しますが、スマホを平らに構えると誤った向きが記録されることがあります。完成したPDFでそのページを回転させてください。
• 1枚に指や影が写り込んだ。その1枚だけを撮り直し、一覧の写真を差し替えて、もう一度PDFを作ります。
• 署名が消えた。白黒のスキャナーフィルターがインクを飛ばしました。カラーかグレースケールでスキャンし直してください。
• スキャナーのアプリが1枚ごとに別のPDFを保存した。それらはすでに完成したPDFなので、もう一度変換せずに順番どおり結合してください。
• 誰も文字を検索できない。ページの写真が持っているのは文字ではなくピクセルで、これらの変換ツールは文字認識を行いません。相手が文字データの版を必要としているか尋ねてください。

スマホを置くべきとき

依頼に認証済みの写し、原本、対面での確認と書かれているなら、家でのスキャンは、どれほどきれいでも通用しません。

40ページ以上あるなら、職場、図書館、コピーショップにある原稿送り装置付きのコピー機のほうが速く、すべてのページが同じ形にそろいます。製本された本や大きな図面も同じです。また、銀行、学校、役所が独自のアップロード用アプリを用意しているなら、それを使ってください。普通のPDFでは確認できないことまで確かめてくれる場合があります。