分かっているパスワードをPDFから外す

22ページの契約書に4ページを足す

井上さんは小さな不動産会社で賃貸契約を担当しています。火曜日、貸主側の弁護士から lease-minato-1-14.pdf がメールで届きました。22ページで、開くためのパスワードがかかっており、パスワードは電話で口頭で伝えられています。木曜日までに、4ページの付帯設備表を末尾に付けて、契約書一式を新しい入居者に送らなければなりません。

障害は2つあります。PDFを結合は暗号化されたファイルを受け付けず、その旨を表示します。そのため、何かを足す前に弁護士のパスワードを外す必要があります。また、契約書には入居者の口座情報が載っているので、保護なしで送るべきではありません。井上さんが自分で決めたパスワードで、もう一度ロックしてから送る必要があります。

つまり流れは、外す、開いたコピーを編集する、検証結果を読む、もう一度ロックする、の順です。

PDFGymでパスワードを外す

1. PDFのロックを解除を開きます。「パスワード保護」パネルでは、最初から「ロックを解除」が選ばれています。
2. ファイルを選ぶか、ページにドロップします。選択欄の下に、ファイル名とサイズを示す行が表示されます。開くパスワードがかかったファイルでは、通常ページ数が出る位置に、ページはパスワード入力後に確認するという意味の表示が出ます。この表示は、ファイルが本当に閲覧に対して暗号化されていることを示しています。
3. 「現在のパスワード」欄にパスワードを入力します。欄に何か入るまで、「PDFのロックを解除」ボタンはグレー表示のままです。
4. 「PDFのロックを解除」を押します。進行状況のパネルに、元の全ページの読み込み、保護の解除、新しいPDFの書き出し、新しいファイルの開き直し、と各段階が順に表示されます。
5. 完了の表示が出たら、検証結果の行(次の項で説明します)を読み、「ロック解除済みPDFをダウンロード」を押します。井上さんの手元には lease-minato-1-14-unlocked.pdf が届きます。末尾の文字列のおかげで、ロックされた元のファイルと区別できます。

ファイルも入力した文字も、この端末から出ることはありません。パスワードはアドレスバー、デバッグ情報、サイトの利用データにも含まれません。

検証結果の行が実際に証明すること

このツールはファイルを書き出して終わりにはしません。新しいコピーをパスワードなしで開き、元のファイルと照合します。検査が1つでも通らなければ、新しいPDFがページ、テキスト、セキュリティの検査に通らなかったという内容のメッセージが表示され、ダウンロードボタンは出ません。この契約書の場合、合格すると、22ページを検査したこと、選択可能なテキストが100%残っていること、パスワードなしで開くことを示す行が表示されます。

タイトル、作成者、元の日付などの文書プロパティは、消されずにコピーに引き継がれます。

完成したファイルをもう一度ロックする

開いたコピーに付帯設備表を結合し、井上さんは結果を lease-minato-1-14-full.pdf と名付けます。これで26ページです。次にPDFにパスワードを設定を開き、そのファイルを選んで、新しいパスワードを2つの欄に1回ずつ入力します。出来上がるファイルには、いくつかの決まりがあります。

• パスワードは6文字以上必要で、2回の入力が一致するまでボタンは押せません。
• 1つのパスワードが2つの役割を兼ねます。ファイルを開くパスワードであると同時にオーナーパスワードにもなり、印刷、コピー、編集、フォーム入力といった権限はすべて許可されたままです。契約書を開ける人は、何でもできます。
• 暗号化はPDF 1.7のAES-128です。そのあとツールは、結果がパスワードなしでは開かず、パスワードを入れると開くことを確認します。
• アーカイブ用のPDF/A形式のファイルは拒否されます。暗号化するとその形式が壊れるためです。
• まだ暗号化されているファイルも拒否され、代わりに「ロックを解除」を選ぶよう案内されます。パスワードの変更も同じ手順です。古いパスワードで解除し、そのコピーを新しいパスワードで保護します。

ダウンロードされるファイル名には -protected が付きます。井上さんはそれを入居者にメールで送り、パスワードはSMSで伝えます。受信箱が1つ盗み見られただけでは契約書を読めないようにするためです。

途中でつまずく点と、その乗り越え方

• 外すべきパスワード保護がないと表示される。ファイルはまったく暗号化されていません。それでもビューアーでうまく開かない場合、原因は別のところにあり、多くはダウンロードの失敗です。PDFを修復で壊れた索引を作り直せます。
• すぐにページ数が表示される。ページはすでに読める状態なので、かかっているのは開くパスワードではなく権限のロックです。欄は空のままにしてください。理由は開くパスワードと権限ロックの解説で説明しています。
• そのパスワードでは開けなかったと表示される。電話で聞いたパスワードは聞き間違えやすいものです。数字の0とアルファベットのO、小文字だと思っていた大文字などです。1文字ずつ伝えてもらい、ロック付きPDFを開くガイドにある入力のチェック項目を確かめてください。
• 違うファイルを添付する。ダウンロードフォルダに -unlocked と -protected の版が並んでいるときは、送信を押す前に末尾を確認してください。ロックのない版は自分のパソコンに残しておくものです。
• 新しいパスワードをなくす。設定したその場でパスワード管理アプリに保存してください。それでも分からなくなった場合は、PDFのパスワードを忘れた場合のページで、まだできることを説明しています。

デスクトップの編集ソフトやIT部門に任せたほうがよい場合

ブラウザーのツールは、手元にパスワードがあるファイルを1つずつ処理するのに向いています。別の方法が合う作業もあります。

• ロックを外したい契約書がフォルダに40件ある。PDFGymは1回に1つのPDFを処理するので、フォルダ単位で処理できるデスクトップのPDF編集ソフトを使えば、午後の時間をまるごと節約できます。
• 開くことは許しても、印刷やコピーはさせたくない。PDFGymの保護はすべての権限を許可したままにするので、権限を個別に設定できるAdobe Acrobat Proなどのデスクトップ編集ソフトを使ってください。
• しおりや入力フィールドこそが文書の使いどころである。本格的なデスクトップ編集ソフトの中でセキュリティを外せば、ページから作り直さずに文書の構造をそのまま保てます。
• 職場のアカウントでサインインしないと開かない、または証明書を入れた端末でしか開けない。これは単純なパスワードではなく権限管理の仕組みで、管理しているのはIT部門です。
• 勤務先が、ノートパソコン上の文書は暗号化したままにするよう定めている。その場合は、これまでどおりパスワードを入力し続けてください。