1つのPDFの複数の修正を正しい順番で行う

助成金の申請書1つに、5つの問題

松本さんは市民農園の会計をボランティアで務めています。市の助成金の申請サイトは木曜日の正午に締め切られ、アップロードするgarden_grant_2027.pdfは、3人が書き出したファイルとスマホのスキャン数枚をつなぎ合わせたものです。全14ページで、問題が5つあります。予算のページが横向きにスキャンされている、12ページ目が白紙、2ページ目の事業開始日が2027/04/01のはずが2027/03/01になっている、ページ番号がない、そして14ページ目の連絡先に自宅の電話番号が載っていて、市の公開ファイルには入れたくない、という点です。

これを全部直すボタンは1つもありませんが、デスクトップのエディターが必要なものもありません。それぞれの問題は別の種類の変更に属していて、仕分けさえすれば作業は昼休みのうちに終わります。

どの変更をどのツールで扱うか

二度手間を避ける順番

PDFGymのツールはどれも、ダウンロードが表示される前に自分の出力を開き直して検証します。手順ごとにダウンロードし、_2や_3のような短い接尾辞を付けて、そのコピーを次のツールで開いてください。途中のファイルを残しておけば、失敗しても失うのは作業全体ではなく1手順だけです。

1. フォームのフィールドがあれば最初に入力し、回答が確定したらフォームを確定します。後の手順で入力フィールドが失われることがあるので、何よりも先に片付けておく必要があります。
2. PDFページを整理で構成を直します。白紙の12ページ目を削除し、位置のずれたページがあればドラッグして順番に並べます。
3. 横向きの予算のページをPDFを回転・トリミングで正しい向きにします。表示中のページだけに、90度、180度、270度のいずれかの回転を適用します。
4. PDFを編集で開始日を直します。「2027/03/01」の上に「白塗り」をドラッグし、「テキストを追加」を選んで、周りの文字に合わせてTimesかHelveticaで「2027/04/01」と入力します。
5. PDFを墨消しで、自宅の電話番号をボックスで囲むか数字を検索して消します。
6. ページ数がもう変わらなくなったところで、最後にページ番号を追加で番号を付けます。スタンプの種類は「ページ番号」、位置は下の中央、ページは「すべて」です。
7. 申請サイトにアップロードの上限があるなら、完成したファイルをPDFを圧縮に通し、上限を目標として入力します。署名するのはその後です。署名は実際に送る版に入れるべきだからです。

ページの変更は簡単で、語句の変更は難しい理由

PDFは段落を保存していません。各ページは描画の命令の一覧です。この文字をこの座標に、この画像をこの四角形に、というように。ページを丸ごと移動したり削除したりするのは、その一覧をひとまとまりでコピーすることなので、速く済み、ページ上のものが劣化することもありません。

語句を変えるには、その一覧の中に手を入れる必要があります。後ろの文字は場所を空けるために詰めたりずれたりしませんし、フォントは作成者が使った文字だけを含む形で埋め込まれていることがよくあります。スキャンしたページにはそもそも文字がなく、あるのはピクセルだけです。だからこそ語句を確実に直すには、消して代わりを置く方法になり、PDFGymは行の流し込みをしようとしません。サイズや位置をそろえるコツは、ページ上の語句を差し替えるガイドで詳しく説明しています。

裏目に出る編集と、その直し方

• ページ番号が1つ飛んでいる。ページを削除する前に番号を付けてしまったためです。番号を付ける前のコピーに戻ってページを削除し、もう一度番号を付けてください。
• 「消した」はずの電話番号がまだコピーできる。ビューアーで描いた黒い四角は文字を隠すだけです。PDFを墨消しを使い、結果を墨消し漏れをチェックで開いて、ボックスの下に何も残っていないことを確かめてください。
• 日付を直したらファイルが大きくなった。白塗りをしたページは高精細な描画から作り直されるので、重くなることがあります。圧縮は途中ではなく最後に行ってください。
• クリックできる目次が動かなくなった。白塗りや墨消しをすると、作り直されたページのリンクは削除されます。リンクの多い文書では、元のファイルを変更してください。
• トリミングした余白にまだメモが残っている。トリミングは枠の外を隠すだけです。余白に見られたくないものがあるなら、墨消ししてください。

ブラウザーのエディターから始めるべきではない場合

段落を丸ごと書き直す必要がある、あるいはレイアウトを変えなければならないなら、PDFを作った人にWord、Pages、InDesignのファイルを頼んでください。元のファイルを編集して書き出し直すほうが、どれだけ継ぎはぎするよりも確実です。元のファイルがもうない場合は、PDFをWordに変換で変換すれば、レイアウトが多少崩れる代わりに編集できるものが手に入ります。

あらかじめ知っておきたい制限がほかに2つあります。PDFGymは文字認識を行わないので、スキャンしたページは画像のままです。覆って上から入力することはできますが、検索できるようにはなりません。また、PDFを編集が入力に使う標準フォントが対応しているのは英語とほとんどの西ヨーロッパの文字なので、čやłのような文字、キリル文字、アラビア文字、そして日本語を含むアジアの文字には、デスクトップのエディターか元のファイルが必要です。すでに証明書による署名が付いている文書は、どんな編集でも署名が無効になるので、署名した人に戻してください。