PDFのパスワードが本当に分からないとき

誰も開けない確定申告書

個人事業主の松本さんは、2025年3月に会計ソフトから31ページの kakutei-shinkoku-2024.pdf を書き出し、パスワードをかけて税理士にメールで送りました。1年半後、住宅ローンの審査で金融機関からその申告書を金曜日までに出すよう求められます。ファイルは書類フォルダにあります。しかしパスワードは思い出せず、書いたはずの付箋も見当たりません。

パスワードの入力欄をにらんでいても何も変わりませんが、ほかに道が2つあるかもしれません。パスワードをまだ知っている人がいるかもしれないこと、そして同じ内容がロックなしでどこかに残っている可能性が高いことです。どちらもこのあと説明します。その前に、本当にパスワードが障害なのかを1分で確かめましょう。

探し始める前の1分間チェック

パスワードが必要に見えて実は不要なファイルもあれば、ロックされているように見えて単に壊れているファイルもあります。PDFGymなら、何もアップロードせずにどちらなのかを確かめられます。

1. PDFのロックを解除を開き、ファイルを選びます。ファイルはこの端末のタブの中で読み込まれます。
2. 選択欄の下に出る行を見ます。ページ数が表示されていれば、ページはすでに読める状態です。かかっているのはせいぜい権限のロックで、パスワード欄を空のまま「PDFのロックを解除」を押せば、ロックのないコピーが手に入ります。
3. 外すべきパスワード保護がないという表示とともにボタンが押せないままなら、ロックはまったくかかっていません。それでもビューアーで開けないファイルは壊れている可能性が高いので、もう一度ダウンロードするか、PDFを修復を試してください。
4. ページはパスワード入力後に確認するという意味の表示が出たら、そのファイルには実際にPDFを開くためのパスワードがかかっています。このツールでそれを越える手段はありません。候補を入力するのは、本当に心当たりがあるときだけにしてください。間違えても、そのパスワードでは開けなかったと表示されるだけです。

2種類のロックの違いはPDFのロックについてのガイドで説明しています。このページの残りは、最後のケースについてです。

パスワードを知っている人、ロックのないコピーを持つ人

ファイルが今どこにあるかだけでなく、これまでどこを通ってきたかを考えてください。一度でも共有された保護付きPDFは、たいてい人やメッセージの足跡を残しています。

松本さんは最初の行に当てはまります。税理士はパスワードなしでは申告書を読めなかったはずなので、2025年3月のやり取りを見返してほしいと2行のメッセージを送るだけで、昼前にはすべて片づくかもしれません。

一度もロックされていない版から作り直す

保護はPDFを保存または書き出すときにかけられます。つまり、文書は保護なしで先に存在していたということです。その前の版は、パスワードより見つけやすいことがよくあります。

• 作成したソフト。会計ソフト、ワープロ、スキャンアプリは、たいてい同じ文書をもう一度書き出せます。新しいPDFにはパスワードがかかっていません。松本さんの会計ソフトには、2024年分の申告データがまだ残っています。
• 送信済みメール。保護をかける前に送った下書きや以前の版が、添付ファイルとしてスレッドに残っています。
• クラウドの版の履歴。ストレージサービスは、ファイルの以前の版をしばらく保管しています。保護をかける前に保存したコピーが、まだ一覧に出ているかもしれません。
• パソコンのバックアップ。MacのTime MachineやWindowsのファイル履歴に、ロックをかける前の日のファイルが残っている可能性があります。
• 紙。印刷していたなら、印刷物をスマホでスキャンすれば、多くの用途に使えるコピーになります。ただし同一のファイルではありません。

何を取り戻した場合も、ロックのない版は安全な場所に保管し、手元を離れるコピーにだけ保護をかけてください。PDFGymでその流れを行う方法は、パスワードを外してかけ直す手順で紹介しています。

かえって高くつく近道

• どんなPDFでもロックを外せるとうたうサイト。実際にできるのは権限ロックの解除で、それは上のチェックで自分のタブの中ですでにできます。実際にPDFを開くためのパスワードの場合、ファイルをアップロードしても、見知らぬ相手に確定申告書を渡すだけで何も返ってきません。
• パスワード回復ソフト。PDFGymはこうしたソフトを誰にも勧めません。何かを復号できるわけではなく、パスワードの候補を次々に試すだけです。財務の記録が詰まったパソコンに素性の分からないソフトを入れること自体も危険です。
• 腹立ちまぎれにロックされたファイルを削除する。残しておいてください。来月、古い手帳からパスワードが出てくるかもしれませんし、どの版を持っていたかの証拠にもなります。
• 何年も前のパスワードを発行元に思い出してもらう。決まりがその後変わっているかもしれません。明細書や通知書の新しいコピーを頼むほうが、たいてい早く済みます。
• 壊れたダウンロードをロックと思い込む。真っ白な画面やあいまいなエラーは、パスワードの問題ではありません。1分間チェックで両者を見分けられます。

ほかの人に任せるべき場合

• 仕事の文書は勤務先のものです。IT部門や文書の持ち主が元ファイルを持っているかもしれません。また、会社のサインインに結び付いたファイルはパスワード保護ではなく権限管理されたもので、変更できるのはIT部門だけです。
• 契約書、裁判書類などの法的な文書は、作成した弁護士や事務所に再発行してもらうものです。無理に開こうとするものではありません。
• 亡くなった人の書類は、相続手続きを行う人と、それを発行した機関を通して扱います。
• パスワードを一度も知らされておらず、ファイルが自分のものでもないなら、そこでやめてください。単に自分宛てのファイルではないのかもしれません。

次のファイルで同じことにならないように

パスワードは設定したその場で、ファイル名を付けたパスワード管理アプリの項目に記録してください。たとえば「確定申告2024 PDF」のようにします。保護をかけていない元ファイルは信頼できる場所に保管し、ロックするのは送るコピーだけにします。PDFにパスワードを設定を使えば、ファイルは端末から出ず、新しいコピーが入力したパスワードなしでは開かないことをツールが確認します。なくす可能性が残るのは、記録だけです。