ロックされたPDFに変更を加える

編集ボタンがすべてグレー表示の価格表

木村さんは小さな建材会社で事務を担当しています。同僚が休暇に入る前に6ページのtrade_prices_2027.pdfを書き出し、取引先が読めても変更はできないように設定していきました。金曜日、仕入れ先が2品目の価格を上げます。価格表は月曜日の朝に取引先へ送ることになっていますが、PDFリーダーのコメント、テキスト、編集の操作はすべてグレー表示です。ファイルを開くときにパスワードを聞かれたことは一度もないので、事務所の誰もパスワードを知りません。

その最後の点が手がかりです。何も聞かれずに開くのに変更を受け付けないファイルにかかっているのは、中身のロックではなく権限の設定です。木村さんは数分で編集できるコピーを作り、2つの数字を直して、価格表を予定どおりに送れます。

ツールに手を伸ばす前に症状を読む

ロックの種類によって振る舞いは異なり、ロックされているように見えて実はまったくロックされていないファイルもあります。始める前に、目の前の状況を表のどの行かに当てはめてください。

どのケースかまだはっきりしない場合は、2種類のロックについてのガイドで、確認の手順を1つずつ説明しています。

PDFGymでロックを解除し、編集し、再びロックする

1. PDFのロックを解除を開き、ファイルを選びます。ファイルはブラウザーのタブ内に留まり、何もアップロードされません。
2. 開くときにパスワードを求められたファイルなら、そのパスワードを入力します。編集だけを禁じているファイルは入力なしで開ける場合があるので、まずは欄を空のまま「PDFのロックを解除」を試してください。
3. 確認を待ちます。新しいコピーがパスワードなしで開き直され、ページ数、ページサイズ、選択可能な文字が元のファイルと照合されてから、ダウンロードが表示されます。
4. たとえばtrade_prices_2027_open.pdfのように新しい名前で保存し、ロックされたファイルには手を付けずに残しておきます。
5. コピーをPDFを編集で開きます。古い数字の上に「白塗り」をドラッグし、「テキストを追加」を選んで白塗りの内側をクリックし、新しい数字を入力します。フォントはHelvetica、Times、Courierから選び、周りの文字に近いサイズにします。
6. 「編集したPDFを保存」を押します。エディターが結果を開き直し、覆った数字がファイルから消えていること、新しい文字が選択できる本物の文字であることを確認します。
7. 取引先がやはり変更できないようにしたいなら、編集したコピーをPDFにパスワードを設定に通し、6文字以上の新しいパスワードを付けます。

変更がいつも語句の差し替えとは限りません。ページを追加したい、1ページ削除したい、順番を変えたいなら、ロックを解除したコピーはPDFページを整理に回します。「Valid from 2027-02-01」のような1行を全ページに入れるなら、6回入力するよりページ番号を追加のフッター機能のほうが早く済みます。段落ごと書き換えるのは別の作業で、ページ上の語句を書き換えるガイドで扱っています。

ロックを解除したコピーに残らないもの

ロックを解除したファイルは、元のページから作られた新しい文書です。ページそのものは描き直されずにコピーされ、タイトルや作成者などの文書プロパティも一緒に引き継がれます。ただし文書全体に付く追加要素の一部は引き継がれない場合があります。入力フォームのフィールド、しおり、名前付きリンクは、ページを並べ替えたときと同じように、解除後に失われていることがあります。

PDFを編集は、白塗りをしたページについてさらに一歩踏み込みます。そのページは高精細な描画から作り直されるので、コピーのサイズが大きくなることがあり、リンク、しおり、フォームのフィールド、メタデータは削除されます。価格表ならまず問題になりませんが、クリックできる目次のある長いマニュアルなら、始める前に知っておく価値があります。

再びロックしても、元のファイルとまったく同じにはなりません。PDFにパスワードを設定が書き込むのはオープンパスワードで、ファイルを開いた後はすべての操作が許可されます。そのため「読めるが編集はできない」状態は再現できません。その設定には、Acrobat Proのように権限フラグを書き込めるデスクトップのエディターが必要です。

うまくいかない場合と、その立て直し方

• 修正が注釈として入ってしまった。PDFリーダーによっては制限を無視して、ページに注釈としてテキストボックスを置けてしまいます。注釈は次の人が動かしたり消したりできます。ロックを解除したコピーで変更し、ページの一部にしてください。
• PDFを編集がファイルを拒否した。PDFGymの編集ツールは、PDFリーダーが何も聞かずに開くファイルであっても、暗号化されたファイルには使えません。先にPDFのロックを解除に通してください。
• 新しい数字が貼り付けたように見える。拡大表示して書体の系統とポイント数を合わせ、隣の文字とベースラインがそろうまで文字を少しずつ動かしてください。
• 相手が再ロックしたファイルを開けない。パスワードはファイルとは別の手段で送ってください。後から復元する方法はないので、タブを閉じる前に書き留めておきます。
• 反応しない枠のあるフォームが届いた。ロックを解除しても枠が入力を受け付けないなら、送る前にフィールドが統合されています。PDFを編集で上から入力するか、入力できる版を頼んでください。

ファイルを送り主に戻すべき場合

パスワードを求めるファイルなのに誰からも教えてもらっていないなら、そこで止めてください。まっとうなツールで、パスワードなしに暗号化されたファイルを読めるページに変えられるものはありません。尋ねるべき相手は、ロックをかけた本人です。

ほかにも、ここで扱うべきでないケースがいくつかあります。証明書による署名の付いた契約書は、送り主から修正して署名し直した版を受け取るべきです。こちらで編集すると相手の署名が無効になるからです。会社の文書管理システムやIT部門の規則のもとで管理されている文書は、版の履歴が途切れないよう、そのシステムを通して変更してください。購入したレポートや電子書籍はライセンスで制限されている場合があるので、ロックを解除する前に利用規約を確認してください。そして数行を超える変更なら、PDFの書き出し元になったWordや表計算のファイルを頼んでください。