別々にスキャンしたPDFを1つのファイルにまとめる

5回に分けてスキャンした保険請求の書類

田中さんは水漏れ被害の保険請求の書類をまとめています。この1週間、手が空くたびに事務所の複合機に紙を通してきましたが、メール送信のスキャン機能は毎回別のファイルを送ってきました。4ページの保険金請求書が入ったscan_20261027_0914.pdf、2ページの修理見積もりが入ったscan_20261028_1702.pdf、1枚ずつスキャンした1ページの領収書が6つ、そして最後に大家さんからの手紙の表と裏です。ファイルは9つ、合計で約31MB、どれも複合機の初期設定の解像度でカラーです。

保険会社の申請サイトが受け付けるのは10MB以下のPDFを1つだけで、査定担当者は保険金請求書を先頭にしてほしいと言っています。タイムスタンプでできたファイル名からは中身がわからず、領収書2枚は横向きになり、両面読み取りのせいで領収書の後ろには毎回白紙の裏面が残りました。どれも直すのは難しくありませんが、スキャンが9つの小さなファイルのうちのほうが、1つの長いファイルになってからよりずっと見つけやすいのです。

束ねる前にスキャンを1つずつ整える

まずこのリストに5分かけてください。どの項目も、完成した束の中より短いファイルのうちに済ませるほうが早く終わります。

• すべてのファイルを開き、実際の中身をメモする。請求書、見積もり、日付順の領収書、手紙というように、短い並び順を紙に書きます。タイムスタンプの名前が勝手に正しく並ぶとは考えないでください。
• 横向きのページを正しい向きにする。給紙装置が逆向きに読み取った横長の領収書は、PDFを回転で直します。
• 白紙の裏面や、うっかり2回読み取ったページを削除する。PDFページを整理ではサムネイルが表示されるので、白紙のページや2回スキャンした紙をすぐに見つけて削除できます。真っ白ではない薄いグレーのページについては、白紙ページを削除するガイドで説明しています。
• 写真をPDFのページにする。スマホで撮ったJPGしかない領収書は、先に画像をPDFに変換に通します。結合ツールが受け付けるのはPDFだけです。
• パスワードを求められないか確認する。スキャンにパスワードが付いていることはまれですが、誰かから転送されたファイルには付いているかもしれません。結合ツールはロックされたPDFを受け付けません。

PDFGymでスキャンを結合する

すべての書類が整っていれば、PDFを結合での結合自体は1分で終わります。

1. 結合のページを開き、整えたファイルをまとめてドロップするか、ファイル選択で選びます。各ファイルがページ数とサイズ付きで一覧に表示されます。
2. そのページ数をメモと比べます。領収書1枚のはずのファイルが12ページと表示されていたら、手を止めて確認するタイミングです。
3. 各ファイルの横にある上下の矢印ボタンで、一覧をメモの並び順にします。一覧の順番が、ファイル単位でそのまま出力のページ順になります。
4. ファイル名の下に注意書きがあれば読みます。元のファイルにしおり、フォームのフィールド、独自のページラベル、添付ファイルがあると、それらは引き継がれない場合があるため、ツールが実行前に知らせます。
5. 「PDFを結合」ボタンを押します。新しいファイルは開き直され、ページ数、ページ順、ページサイズ、選択可能な文字が元のファイルと照合されます。照合に通らなかった結果はダウンロードに出されません。
6. ダウンロードします。ファイル名は最初のファイルの名前に「-merged」が付いたものになるので、査定担当者にわかる名前に変えます。たとえばtanaka-suigai-seikyu.pdfのようにします。

結合で何が残るか

スキャンは紙の画像で、結合は描き直しではなくコピーです。スキャンしたファイルの各要素が、出力でどうなるかをまとめました。

束を申請サイトの上限に収める

サイズを気にするのは、ここに来てからです。結合したファイルをPDFを圧縮で開き、上限を指定します。10MBの申請サイトなら、「正確な目標サイズ」に9.5MBと入力しておくと、サイトが1MBをちょうど100万バイトとして数える場合にも余裕が残ります。ツールは候補をすべて読み直して文字を元のファイルと照合してから提示し、最終サイズと、元のファイルと並べたプレビューを表示します。

白い部分が多い紙のカラースキャンは、たいてい縮める余地があります。重さの元はページの画像だからです。目標の数値に届かなかった場合は、どれだけ足りないかが表示され、ページの画像を小さく描き直すもう1回の処理が提案されます。その代わり写真はやわらかくなります。縮めるのは完成した束に一度だけです。先にスキャンを1つずつ縮めると、どの画像も2回エンコードされ、しかも部分を合わせても必要な数値に収まりません。

スキャンの束でよくある失敗と直し方

• ファイル名で並べる。複合機のファイル名はスキャンした時刻に従うので、金曜日にスキャンし直した領収書は手紙の後ろに来てしまいます。書き出したメモを使い、中身の順に並べてください。
• 表と裏が別々のファイルになっている。手作業で両面スキャンをすると、奇数ページのファイルと偶数ページのファイルができることがよくあります。結合してから、PDFページを整理でサムネイルをドラッグして順番に並べます。
• 白黒のページをカラーでスキャンした。色かぶりした上のグレーの文字は、必要以上にずっと重くなります。スキャンし直す価値があるページなら、複合機でグレースケールを選んでください。
• 確認せずに送る。結合したファイルを最初から最後まで一度スクロールしてください。裏面の抜けや領収書の重複は、その速さでも一目でわかります。
• 元のファイルを残していない。請求が受理されるまで、別々のスキャンは手元に残しておきます。査定担当者から領収書を1枚だけ求められても、すぐに出せます。

ブラウザーでの結合が最適ではない場合

まだスキャンしていないなら、結合はスキャナーに任せてください。ほとんどの複合機や給紙装置付きスキャナーは、紙の束をまとめて複数ページのファイル1つとして保存できるので、この作業そのものが不要になります。その設定は複数ページのスキャンのガイドで説明しています。書類に検索できる文字が必要なのにスキャンに文字がない場合は、文字認識の機能を持つスキャナーのソフトやデスクトップアプリを使ってください。ここでの結合ではテキスト層は追加されません。

書類を1つずつ求める相手もいます。領収書1枚ごとにアップロード欄がある申請サイトや、原本を郵送で求める弁護士などです。1つのファイルのほうがすっきり見えても、相手の求めに従ってください。また、結合の間はすべてのファイルがブラウザーのタブのメモリに置かれるので、数百ページにもなる束は古いスマホよりノートパソコンで結合するほうが確実です。