パソコン、iPhone、AndroidスマホでPDFに署名する

席を外しているときに契約書が届く

中村さんは2人でデザイン事務所を営んでいます。木曜の16時10分、取引先から4ページのservices_agreement_v3.pdfがメールで届きました。添えられた一文は「4ページ目に署名し、1〜3ページにイニシャルを入れて、18時までに返送してください。そうすれば月曜からプロジェクトを始められます」。中村さんはAndroidスマホを持って電車の中です。事務所にいるパートナーの手元には、WindowsパソコンとiPadがあります。誰がどの端末で署名するかによって、一番早い方法が決まります。

答えが専用アプリになることはまれです。主要なプラットフォームにはどれも、署名を入れられる機能が付いているか、それができるブラウザーがあります。違うのは、相手の画面で正しく見えると信頼できる度合いと、何回タップが必要かです。

端末ごとに向いている方法

Mac、Windows、借りたパソコン

Mac。ファイルをプレビューで開き、マークアップツールバーを表示します。署名の操作では、トラックパッドに名前を書くか、紙に書いた署名をカメラにかざします。カメラで取り込んだほうが、たいていずっときれいに見えます。プレビューは署名を次回のために保存するので、2通目の契約書は数秒で済みます。

Windows。無料のAdobe Acrobat Readerには「入力と署名」の機能があり、手書きまたは入力した署名を保存して使い回せます。EdgeでもPDFを開いて描画できるので急場はしのげますが、マウスで書いた線がパスポートの署名のように見えることはまずありません。

Chromebook、Linux、他人のパソコン。インストールはしなくて構いません。PDFに署名はタブの中で動き、ファイルはそのパソコンから出ず、アカウントも必要ありません。契約書がPDFではなくWordファイルで届いたなら、Word文書に署名するガイドで先に変換する方法を説明しています。

iPhoneとiPad:マークアップで十分

添付ファイルを「ファイル」Appに保存してそこで開き、マークアップのペンをタップします。署名の項目は、テキストや図形のツールと同じ場所にあります。お使いのiOSのバージョンで配置が変わっていたら、プラスのボタンを探してください。指でも構いませんが、Apple Pencilならさらにきれいに書けます。iOSは署名を覚えていて、次の文書でも使えます。

「メール」の添付ファイルから直接マークアップを開けば、編集したコピーを返信としてそのまま送れるので、1手間省けます。ぜひ身につけたい習慣は1つだけです。署名を離す前に、ピンチで署名欄を拡大してください。ページ全体を表示したまま置いた署名は、数ミリずれやすいからです。

Android:ブラウザーが確実

Androidには、すべてのスマホに共通の署名ツールはありません。ペンツールの付いたメモアプリやファイルビューアーを入れているメーカーもあれば、PDFを編集できるものを何も入れていないメーカーもあります。正直なところ、自分のスマホに何があるかを確認し、あてにしないのが一番です。

ブラウザーなら、どの機種でも同じように動きます。ChromeでPDFに署名を開き、「PDFを選択」をタップして、「ダウンロード」フォルダーかメールアプリで保存したファイルから添付ファイルを選びます。スマホの画面に指先で書くと、マウスよりずっと自然な線になります。PDFに文字を入力する空欄もあるなら、スマホでフォームに記入する方法の手順で先に済ませてください。

「PDFに署名」なら、どこでも同じ5つの手順

1. PDFに署名を開き、ファイルを選びます。ファイルはタブの中で開き、アップロードされません。
2. 「手書き」「文字入力」「アップロード」のどれかを選びます。入力した名前は筆記体のフォントで表示されます。アップロードしたPNGやJPGは、明るい紙の背景を取り除けます。
3. 正しいページに移動して「署名を配置」を押し、マークを線の上にドラッグして、サイズの操作で調整します。イニシャル、日付、短いテキストには、それぞれ専用のボタンがあります。
4. 「PDFにマークを追加」を押します。コピーが開き直されて検証されます。すべてのマークが見えていて、ページの形状と選択できるテキストが元のファイルと一致していなければなりません。
5. 署名済みのPDFを、services_agreement_v3_signed.pdfのような新しい名前でダウンロードします。こうすれば、署名前の版はそのまま残ります。

日付のボタンは、ブラウザーが使う形式で今日の日付を書き込みます。契約書の日付の書き方が違う場合は、代わりにテキストの欄に日付を入力してください。きれいな署名画像の作り方は、手書きの署名のガイドで順を追って説明しています。

署名したファイルが差し戻されるミス

• 古い草案に署名した。「ダウンロード」に2つの版があり、違うほうに署名してしまった。ツールを開く前に、ファイルの中の版番号か日付を確認してください。署名したあとでは遅すぎます。
• 1ページだけイニシャルが抜けている。スマホではスワイプ中にページを飛ばしやすくなります。最後のボタンを押す前に、もう一度全ページを1枚ずつ確認してください。
• 署名が記入線から上にずれている。拡大し、署名の筆跡の下端が記入線に触れるまでドラッグで下げ、周りの文字とほぼ同じ高さまで縮めます。
• サイズのせいでファイルが戻ってきた。写真で取り込んだ署名は、小さなファイルを重くすることがあります。PDFを圧縮でメールボックスの上限より小さくできます。
• 署名フィールドについての警告が出た。「PDFに署名」は、PDFに署名フィールドがあるときにこの警告を表示します。誰かがすでに証明書による署名を付けている場合、マークを追加するとその署名が無効になることがあるので、確定する前に送り主に確認してください。

ブラウザーやスマホが向いていない場合

依頼に「適格」「認定」「検証可能な」署名と書かれていたり、特定の署名サービスが指定されていたりするなら、手書きの署名の画像ではどの端末でも足りません。送り主が指定するサービスか証明書を使ってください。依頼の読み方は、2種類の署名の比較で説明しています。

会社の端末も別の話です。勤務先がノートパソコンを管理していてWebツールを制限しているなら、承認された署名ソフトを使うか、情報システム部門に相談してください。また、送り主が電子署名サービスを使っているなら、そのリンクの中で署名してください。ダウンロードして別のコピーを返すと、相手の監査記録を混乱させるだけです。