スマホだけでPDFフォームに記入する

よくあるスマホの状況と、たった1つの本当の落とし穴

夜7時、子どもを迎えにプールにいる拓也さんのもとに、学校から kogai-gakushu-doui.pdf が届きます。2ページで十数個の欄があり、アレルギーの質問と署名欄も付いています。締め切りは、翌朝8時にバスが出発する前です。パソコンは職場に置いたままです。このガイドが想定しているのは、まさにこの場面です。短いフォーム、スマホ1台、そして締め切り。

難しいのは画面での入力ではありません。ファイルの扱いです。スマホでは、1つの添付ファイルが、メールアプリの中、ファイルの保存場所、ブラウザーのダウンロード一覧の3か所に同時に存在することがあります。回答が入っているのは自分が記入したコピーだけなので、作業の大半は、それがどのコピーかを把握することです。

まずは、あとで見つけられる場所に添付ファイルを保存します。iPhoneでは、メールで添付ファイルを開き、共有ボタンをタップして「"ファイル"に保存」を選びます。Androidでは、Gmailやメールアプリで添付ファイルのダウンロードアイコンをタップすると、「ダウンロード」に保存されます。

小さな画面でPDFGymを使って記入する

1. Safari、ChromeなどのモバイルブラウザーでPDFフォームに入力を開きます。インストールは何も要りません。
2. 「PDFを選択」をタップします。スマホのファイル選択画面が開くので、「最近使った項目」か「ダウンロード」から kogai-gakushu-doui.pdf を選びます。ファイルはタブの中で読み込まれ、アップロードされません。
3. ページが画面の幅に合わせて表示され、入力できる欄にはすべて枠が付きます。欄をタップするとキーボードが開きます。スマホを横向きにすると、ページが広く表示されます。
4. 細い欄には、「代わりにフィールド一覧を使用」を開きます。欄ごとにラベル付きの画面幅いっぱいの行ができるので、親指でずっと扱いやすくなります。
5. ページの移動は、プレビューの上にある矢印かページのメニューで行います。
6. 「入力済みPDFを保存」をタップします。ツールは結果を開き直し、変更した回答をすべて確認してから「入力済みPDFをダウンロード」を表示します。
7. ダウンロードボタンをタップします。Safariは標準で「ファイル」アプリの「ダウンロード」フォルダに保存し、AndroidのChromeは「ダウンロード」に保存します。

キーボード、拡大、押し間違い

• 自動修正。スマホのキーボードは、名字、地名、保険の番号などを勝手に「直し」がちです。欄を離れるたびに中身をちらっと確認してください。特に番号やIDは要注意です。
• 数字。数字キーパッドが出るのは、米国の書式で社会保障番号や雇用主番号（Social Security、EIN）を1桁ずつ入れる区切られた欄だけです。それ以外の欄は、マイナンバーのような区切り欄も含めて通常のキーボードなので、日付や電話番号、こうした番号は自分で数字入力に切り替えてください。
• 文字数の上限。欄が途中から入力を受け付けなくなったら、フォームの作成者が長さを制限しています。打ち直すのではなく、回答を短くしてください。
• 拡大。小さな文字はピンチで拡大してからタップし、そのあと縮小して行全体を確認します。
• チェックと選択肢。タップするとチェックボックスが切り替わり、ラジオボタンが選ばれます。最後にフィールド一覧を一度スクロールして、各グループが意図した選択になっているか確かめてください。
• アプリの切り替え。パスポート番号を調べようとブラウザーを離れると、スマホがタブを読み込み直し、保存していない回答が消えることがあります。必要な情報は先にそろえておくか、途中で保存して、保存したコピーを読み込み直してください。

スマホでのフォーム別の進め方

正しいファイルを送り主に返す

記入済みのコピーをフォームを確定にかけ、回答をページの一部にします。これで2回目のダウンロードになるので、「ダウンロード」フォルダには名前のよく似た版が並びます。ファイル管理アプリで最新のものを長押しして名前を変更してください。たとえば kogai-gakushu-doui-shomei.pdf のようにします。

次に学校からのメールに返信し、メールアプリの添付ボタンからそのファイルを選びます。または、「ファイル」アプリや「ダウンロード」でファイルを見つけ、共有をタップしてメールアプリを選んでも構いません。学校から届いたメールそのものを転送して返すのは避けてください。白紙の元ファイルも一緒に付いていってしまいます。

結果が相手の受信箱には重すぎた場合、たいていは写真で取り込んだ署名が原因です。スマホでPDFを圧縮する方法なら数回のタップで済みます。最後に送信済みのメールを開いて添付ファイルをタップし、実際に送られたファイルで回答を読み返してください。

二度手間になるスマホでの失敗

• 白紙を送る。元の添付ファイルは、スレッドの中でいつでもワンタップの距離にあります。古いメールからではなく、「ダウンロード」や「ファイル」から添付してください。
• 保存したふりだけをするアプリ。入力した文字は表示しても、ファイルには書き込まないビューアーがあります。送る予定のコピーを開き直してください。PDFGymの確認が対象にするのは自身の出力だけで、ほかで記入したファイルは対象外です。
• フォームの代わりにスクリーンショットを送る。記入したページの画像は、学校が求めた文書ではありません。PDFそのものを送ってください。
• ダウンロードしたファイルが見つからない。ブラウザーは一瞬表示したあと隠してしまいます。iPhoneでは「ファイル」アプリの「ダウンロード」、AndroidではChromeのダウンロード一覧を探してください。
• 最後の回答より先に署名する。すべての欄を記入してから署名し、そのあと確定させれば、開き直す必要がありません。

スマホを置くべきとき

欄が60個ある税金の付表、入力するたびに合計が計算されるフォーム、ビューアーの更新を促す案内しか表示されない役所の書類。どれも机の上のほうがうまくいきます。こうしたケースは、入力欄のないフォームや自分で欄を作るべき場面も含めて、パソコン向けのガイドで扱っています。勤務先が自社のシステムによる証明書署名を求める場合も同じです。

送り主が同じフォームをウェブサイトやアプリでも用意しているなら、そちらを使ってください。タッチ操作向けに作られていて、添付ファイルなしで回答が相手に届きます。