Completar un formulario PDF solo con el móvil

La situación habitual con el móvil y su única trampa real

Tomás está en la piscina a las siete de la tarde cuando el colegio envía por email autorizacion-excursion.pdf: dos páginas, una docena de casillas, una pregunta sobre alergias y una línea de firma, todo para entregar antes de que salga el autobús a las ocho de la mañana siguiente. El portátil se ha quedado en la oficina. Para ese caso está escrita esta guía: un formulario corto, un móvil y una hora límite.

Escribir sobre el cristal no es lo difícil; gestionar los archivos sí lo es. En un móvil, un mismo adjunto puede existir en tres sitios a la vez: dentro de la app de correo, en tus archivos y en la lista de descargas del navegador. Solo la copia que has rellenado contiene las respuestas, así que gran parte del trabajo consiste en saber qué copia es esa.

Empieza guardando el adjunto donde puedas volver a encontrarlo. En un iPhone, ábrelo en Mail, toca el botón de compartir y elige Guardar en Archivos. En Android, toca el icono de descarga del adjunto en Gmail o en tu app de correo y caerá en Descargas.

Rellenarlo en PDFGym desde una pantalla pequeña

1. En Safari, Chrome u otro navegador móvil, abre Rellenar formulario PDF. No hace falta instalar nada.
2. Toca Elegir un PDF. Se abrirá el selector de archivos de tu móvil; entra en Recientes o en Descargas y elige autorizacion-excursion.pdf. El archivo se lee dentro de la pestaña y no se sube.
3. La página se dibuja al ancho de tu pantalla con cada campo rellenable marcado. Toca uno y se abrirá el teclado. Si giras el móvil en horizontal verás la página más ancha.
4. Para las casillas estrechas, despliega «Usar una lista de campos». Así cada campo ocupa una fila de ancho completo con su etiqueta, mucho más cómoda para el pulgar.
5. Pasa de una página a otra con las flechas o con el menú de páginas situado sobre la vista previa.
6. Toca Guardar PDF rellenado. La herramienta vuelve a abrir el resultado y comprueba cada respuesta modificada antes de mostrar Descargar PDF rellenado.
7. Toca el botón de descarga. Por defecto, Safari guarda las descargas en la carpeta Descargas de la app Archivos; Chrome en Android las guarda en Descargas.

Teclados, zoom y dedos grandes

• Autocorrector. A los teclados del móvil les encanta «corregir» apellidos, nombres de calles y números de póliza. Echa un vistazo a cada casilla al salir de ella, sobre todo en códigos y documentos de identidad.
• Dígitos. Solo las casillas divididas de los formularios estadounidenses para el número de la Seguridad Social o del empleador (Social Security, EIN) abren el teclado numérico. En todas las demás, también en las del DNI o el NIF, sale el teclado normal, así que cambia tú a los números para fechas, teléfonos y ese tipo de números.
• Límites de caracteres. Si una casilla deja de admitir texto, el autor del formulario limitó su longitud. Acorta la respuesta en lugar de intentar escribirla otra vez.
• Zoom. Pellizca para ampliar la letra pequeña antes de tocar y vuelve a alejar después para ver la línea entera.
• Casillas y opciones. Un toque marca una casilla de verificación o elige una opción de radio. Recorre la lista de campos una vez al terminar para confirmar que cada grupo muestra la opción que querías.
• Cambio de aplicación. Salir del navegador para consultar el número del pasaporte puede hacer que el móvil recargue la pestaña y se pierdan las respuestas no guardadas. Ten los datos a mano antes de empezar, o guarda a mitad de camino y vuelve a cargar la copia guardada.

Qué ruta le va mejor a tu formulario en el móvil

Cómo devolver al remitente el archivo correcto

Pasa la copia rellenada por Fijar PDF para que las respuestas pasen a formar parte de la página. Eso genera una segunda descarga, por lo que tu carpeta Descargas tendrá ahora versiones con nombres casi idénticos. Mantén pulsada la más reciente en tu gestor de archivos y cámbiale el nombre, por ejemplo a autorizacion-excursion-firmada.pdf.

Ahora responde al email del colegio y usa el botón de adjuntar de la app de correo para buscar ese archivo. También puedes localizarlo en Archivos o en Descargas, tocar compartir y elegir tu app de correo. Evita reenviar el mismo mensaje del colegio, porque arrastrará consigo el original en blanco.

Si el archivo final pesa demasiado para su buzón, casi siempre por culpa de una firma fotografiada, reducir un PDF en el móvil te llevará unos pocos toques. Por último, abre tu mensaje enviado, toca el adjunto y lee las respuestas en el archivo que realmente ha salido.

Errores en el móvil que te obligan a enviarlo dos veces

• Enviar el documento en blanco. El adjunto original está siempre a un toque de distancia en el hilo. Adjunta desde Descargas o Archivos, nunca desde el mensaje antiguo.
• Una app que solo finge guardar. Algunos visores muestran lo que escribes pero nunca lo graban en el archivo. Vuelve a abrir la copia que piensas enviar; la comprobación de PDFGym cubre sus propios resultados, no los archivos rellenados en otra parte.
• Capturas de pantalla en vez del formulario. Las fotos de las páginas rellenadas no son el documento que ha pedido el colegio. Envía el propio PDF.
• Una descarga que no encuentras. El navegador la muestra un instante y luego la esconde. Busca dentro de Archivos, en la carpeta Descargas, si usas iPhone, o en la lista Descargas del menú de Chrome si usas Android.
• Firmar antes de la última respuesta. Rellena todas las casillas primero, luego firma y por último fija el documento, para no tener que reabrir nada.

Cuándo conviene dejar el móvil a un lado

Un anexo fiscal con sesenta casillas, un formulario cuyos totales se calculan al escribir o un impreso oficial que solo muestra un aviso pidiendo actualizar el visor: todo eso se resuelve mejor en una mesa. La guía para ordenador explica esos casos, incluidos los formularios planos y cuándo merece la pena dibujar los campos tú mismo. Lo mismo vale cuando una empresa exige una firma de certificado desde su propio sistema.

Si el remitente también ofrece el formulario en una web o en una app, usa esa vía. Está pensada para pantallas táctiles y tus respuestas llegarán sin tener que lidiar con ningún archivo adjunto.