Enviar dos PDF en un solo email

Un solo archivo para la inmobiliaria antes de las cinco

Lena solicita el alquiler de un piso. La agencia inmobiliaria pide los justificantes de ingresos «en un solo PDF, por favor», y si no llega a su buzón antes de las cinco de la tarde le darán la visita a otra persona. Tiene dos archivos: nomina-octubre.pdf, una página descargada del portal de su empresa que pesa 180 KB, y extracto-t3.pdf, nueve páginas de su banco que ocupan 14 MB porque el banco inserta una imagen del logotipo en cada hoja. La agencia ya ha avisado de que su buzón rechaza cualquier mensaje que supere los 10 MB.

Así que Lena tiene tres pequeños problemas con una misma hora límite: convertir dos archivos en uno, dejarlos en un orden lógico para quien los abra y lograr que el resultado pase por un buzón más estricto que el suyo. Las secciones siguientes los resuelven en ese orden, y los mismos pasos valen para una carta de presentación y un currículum, un contrato y su anexo, o una factura y su recibo.

Une la pareja en el orden adecuado

Unir PDF lo resuelve de una pasada dentro de la pestaña del navegador:

1. Abre la página de unión y suelta ambos PDF sobre ella, o elígelos con el selector de archivos. Aparecen en una lista según el orden de entrada, que suele ser alfabético y a menudo no es el que quieres.
2. Coloca arriba el documento que el destinatario debe ver primero. Cada archivo tiene pequeños botones de flecha arriba y abajo; Lena sube la nómina por encima del extracto porque la agencia busca la cifra del sueldo antes que los movimientos.
3. Pulsa el botón para unir. La herramienta copia todas las páginas en tu orden, reabre el archivo nuevo y compara el número de páginas, su secuencia, sus dimensiones y el texto seleccionable con ambos originales. Si esa comparación falla, no se ofrece la descarga.
4. Lee el panel de resultados. Muestra el total de páginas y el tamaño del archivo unido junto al peso de los originales, un dato clave para el paso siguiente.
5. Descarga y cambia el nombre. El archivo toma el nombre del primer documento más «-merged», así que Lena recibe nomina-octubre-merged.pdf. Antes de adjuntarlo lo renombra a Lena-Novak-justificante-ingresos.pdf, un nombre que seguirá teniendo sentido en la carpeta de la agencia meses después.

¿Pasará por el buzón del destinatario?

Un adjunto no viaja por correo como bytes puros. El correo lo codifica como texto, y esa codificación lo hace crecer alrededor de un tercio. Muchos servidores aplican su límite al mensaje ya codificado, de modo que un archivo que parece seguro en tu carpeta de descargas puede igualmente rebotar. Gmail fija su tope en 25 MB por mensaje, mientras que los servidores de empresa suelen configurarse más bajos, y el buzón que recibe puede ser más estricto que el que envía.

Las cifras son pura aritmética, no mediciones de un proveedor concreto. El archivo unido de Lena ronda los 14 MB, así que entraría en un buzón de Gmail pero no en el buzón de 10 MB de la agencia. Una regla práctica: apunta a un tamaño en disco de unos dos tercios del límite que te preocupe.

Cómo reducir un archivo unido que sigue pesando demasiado

Comprime el archivo unido una sola vez, después de juntarlo, y no cada parte por separado antes. Abre la herramienta de compresión, elige un objetivo y deja que trabaje. Los ajustes rápidos cubren 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB y 2 MB, y también puedes escribir cualquier otro tope exacto; para un buzón de 10 MB, Lena escribe 6 MB, dejando margen suficiente para el aumento de la codificación. La herramienta prueba varios métodos, conserva el resultado más pequeño que supera sus comprobaciones y se asegura de que el texto seleccionable siga siendo seleccionable.

Si un documento no logra bajar hasta la cifra indicada, el resultado informa de a cuánto se ha quedado y ofrece una pasada adicional que aprieta más las imágenes de página a cambio de fotos algo más suaves. Meterlo en un ZIP no sirve de sustituto: los PDF ya van comprimidos por dentro, así que un ZIP apenas reduce su tamaño, tal como explica la guía sobre meter un PDF en un ZIP.

Tropiezos que hacen que el destinatario te escriba de vuelta

• El extracto bancario no se carga. Muchos bancos protegen los extractos con contraseña, y la herramienta de unión rechaza los archivos bloqueados. Quita antes el bloqueo con la herramienta para desbloquear usando la contraseña que ya tienes y une después la copia abierta.
• Un contrato firmado perdió la validez de su firma. Al copiar páginas a un archivo nuevo, una firma digital de certificado no pasa en estado válido, y la herramienta avisa de los campos de firma antes de ejecutarse. Envía cualquier PDF con firma digital como adjunto independiente.
• Un formulario relleno quedó vacío o bloqueado. Los campos interactivos pueden dejar de ser editables tras una unión. Fija antes el formulario para que las respuestas escritas pasen a formar parte de la página.
• Las páginas llegaron en mal orden. Recorre una vez el archivo unido prestando especial atención al punto donde empieza el segundo documento. Ahí se detecta enseguida si falta la última página o si se ha duplicado una portada.
• El nombre del archivo no dice nada al destinatario. Nombres como scan0042-merged.pdf se pierden en cualquier bandeja. Pon tu nombre y el contenido en el nombre del archivo, y menciona ambos documentos en el cuerpo del correo.

Cuándo conviene más enviar dos adjuntos o un enlace

Un único archivo no siempre es la opción más cómoda para quien lo recibe. Si el destinatario sube los documentos a una plataforma con una casilla distinta para cada justificante, como un portal de visados o un formulario de alta de recursos humanos, enviarlos unidos le obligará a dividir tu PDF otra vez. Pregunta antes de combinarlos. Los documentos con firma digital, como vimos arriba, también deben viajar por su cuenta.

El otro motivo es el tamaño. Cuando el archivo combinado sigue pasando de unos 20 MB tras comprimirlo, o cuando envías una carpeta entera de documentos, un enlace de descarga da menos problemas que cualquier adjunto; la guía para compartir un PDF como enlace compara los servicios donde alojarlo. Y si tu empresa prohíbe usar herramientas web con archivos de clientes, respeta esa norma aunque esta funcione localmente y utiliza el programa que facilite tu equipo de soporte.