Firma electrónica o digital: cómo distinguirlas

Dos peticiones en el mismo viernes

Marek coordina la oficina de un pequeño estudio de arquitectura. A las tres de la tarde entran dos correos. Un cliente quiere el archivo de cuatro páginas propuesta_honorarios_v3.pdf «firmado y devuelto hoy mismo». Un portal de contratación pública pide subir declaracion_licitacion.pdf antes del martes a mediodía, «firmado con firma electrónica cualificada del administrador».

El verbo es el mismo, pero el producto no. El cliente abrirá el archivo, verá una rúbrica en la última página y lo archivará. El portal pasará un programa validador sobre el archivo subido, buscará un certificado emitido por un prestador acreditado y rechazará cualquier otra cosa, por muy cuidada que sea la caligrafía. Averiguar en cuál de los dos casos estás es la mitad del trabajo.

Una categoría amplia y una técnica concreta dentro de ella

Las firmas electrónicas forman una familia: marcar una casilla de «Acepto», escribir tu nombre al pie de un email, completar el flujo de una plataforma de firma o colocar una imagen de tu letra sobre una página. Lo que comparten es la intención: una persona que utiliza un medio electrónico para aceptar un documento.

Una firma digital es el miembro de esa familia basado en criptografía de clave pública. Tu programa calcula una huella (un hash) del documento y la firma con una clave privada que solo tú controlas. Un certificado, emitido por un prestador que comprobó tu identidad, transporta la clave pública correspondiente. Cualquier lector compatible puede entonces confirmar, sin preguntarte a ti, qué certificado firmó y que el contenido firmado no ha cambiado ni un solo byte.

Por tanto, toda firma digital es una firma electrónica, mientras que la mayoría de las firmas electrónicas cotidianas no usan criptografía alguna. En la práctica se mezclan ambos términos, y cuando un email pide «fírmalo digitalmente» a menudo solo quiere decir «no hace falta que lo imprimas».

Frente a frente: una marca en la página frente a un certificado

Cómo lo enmarca la ley, a grandes rasgos

Esto es contexto general, no asesoramiento jurídico. Que una firma concreta sea admisible depende del país, del tipo de documento y de lo que hayan acordado las partes; quien pide el documento, o un abogado, es quien lo decide.

Unión Europea. El Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 distingue tres niveles. Una firma electrónica común, llamada a menudo simple, son cualesquiera datos electrónicos que una persona utilice para firmar. Una firma avanzada debe estar vinculada al firmante de manera única, permitir identificarlo, haberse creado con medios bajo su control exclusivo y revelar cualquier cambio posterior en los datos. Una firma cualificada es una firma avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y respaldada por un certificado cualificado. Solo ese nivel superior tiene el efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita en todos los Estados miembros, y el propio reglamento establece que a ninguna firma se le negarán efectos jurídicos por el mero hecho de estar en formato electrónico.

Estados Unidos. La ley federal ESIGN y las leyes estatales basadas en la UETA otorgan validez legal a las firmas electrónicas en la mayoría de las transacciones sin imponer una tecnología concreta. Ambas excluyen determinados documentos, siendo los testamentos el ejemplo más conocido, y la otra parte siempre puede exigir un método específico.

Qué crea Firmar PDF y qué deja fuera

Firmar PDF dibuja tu firma, tus iniciales, la fecha o un texto directamente en el contenido de la página como una imagen: no es una anotación móvil ni una firma con certificado. No verifica la identidad, no adjunta un certificado, no añade un sello de tiempo cualificado ni guarda un registro de auditoría. Lo que sí verifica es el archivo resultante: vuelve a abrir la copia nueva, compara sus páginas y su texto seleccionable con el original y renderiza cada página marcada para confirmar que la marca se ve.

Si el archivo contiene campos de firma de certificado, la herramienta te avisa y espera a que marques la casilla de que quieres continuar, porque guardar una copia nueva de un PDF firmado puede invalidar una firma aplicada con anterioridad.

Cuando todo lo que pide la solicitud es una firma electrónica visible:

1. Abre Firmar PDF y elige el archivo. No se aceptan PDF protegidos con contraseña.
2. Crea tu marca con Dibujar, Escribir o Subir.
3. En la página correspondiente, usa Colocar firma, además de Colocar fecha o Colocar iniciales si te lo piden. Arrastra cada marca hasta su línea y ajusta el tamaño.
4. Si aparece el aviso sobre campos de firma, consulta al remitente antes de marcar la casilla.
5. Elige Añadir marcas al PDF y deja que terminen las comprobaciones.
6. Descarga la copia firmada y conserva el original sin firmar.

Tienes un ejemplo práctico con consejos de colocación en cómo poner una firma manuscrita en un PDF.

Pistas en la solicitud que te dicen cuál necesitas

• Cualificada, avanzada, QES, certificado, prestador de servicios de confianza, PAdES o «verificable»: firma con certificado.
• Un portal de subida que valida el documento, un banco, un juzgado, una notaría o un impreso de la administración: normalmente basada en certificado, a menudo con una lista de prestadores admitidos.
• «Firmar y devolver», «rubricar cada página» o una línea de firma impresa: por lo general esperan una marca visible.
• Un enlace al servicio de firma del propio remitente: firma allí para que su registro quede completo.

Si la petición es ambigua, responde con una sola línea: «¿Necesitáis una firma con certificado digital o os vale con una copia firmada?». Cuesta menos que una subida rechazada.

Dónde se confunde la gente y cómo solucionarlo

• Enviar una marca dibujada donde exigían un certificado. El panel de firmas del destinatario aparece vacío. Vuelve a firmar con un certificado; ninguna herramienta convierte un dibujo en un certificado.
• Editar después de firmar con certificado. Unir documentos, añadir páginas o comprimir el archivo escribe un archivo nuevo y rompe la firma. Haz todos los cambios primero y firma al final.
• Añadir marcas a un archivo que otra persona ya firmó con certificado. Su firma puede pasar a mostrarse como no válida. Pregunta si prefieren que firmes dentro de su propio sistema.
• Leer «válida» como «aprobada». Una firma digital válida demuestra quién firmó y que nada ha cambiado, no que las cláusulas sean justas ni que el firmante tuviera poderes suficientes.

Cuándo una herramienta de navegador no es la opción adecuada

Para una firma cualificada, acude a un prestador cualificado de servicios de confianza, utiliza el DNI electrónico o el certificado oficial de tu país, o consulta al departamento de sistemas de tu empresa. Cómo configurar una firma con certificado repasa las opciones disponibles.

Si el remitente usa una plataforma de firma electrónica, firma desde su enlace. Los testamentos, las escrituras, los escritos judiciales y los documentos notariales tienen sus propias reglas formales, a veces con testigos o ejemplares en papel, así que confírmalo antes con el organismo o con un abogado. Para el papeleo cotidiano en Mac, Windows y móviles, la guía general para firmar un PDF reúne las opciones integradas en cada sistema.