Colocar páginas nuevas en un PDF donde corresponden

Una propuesta lista a falta de tres páginas

Maya, diseñadora de marca autónoma, tiene su propuesta terminada el jueves por la tarde: doce páginas exportadas, revisadas y guardadas como propuesta-nov.pdf. El cliente responde antes de una hora. Quiere el acuerdo de confidencialidad firmado de una página justo detrás de la portada, la nueva tarifa de dos páginas intercalada antes de las condiciones y una hoja con testimonios añadida al final del todo. Un único archivo, esta misma noche y en ese orden.

Su caso es el ejemplo clásico de esta tarea. El documento principal está cerrado, las páginas extra llegan de sitios distintos y cada una tiene un lugar fijo. Como un PDF no puede abrir un hueco en mitad de sí mismo, se entra por el lateral: primero se construye un documento más largo y después se colocan las hojas nuevas donde les toca. El resto de esta guía sigue exactamente ese recorrido.

Elige el camino según cómo vengan las páginas nuevas

No todas las páginas adicionales empiezan siendo un PDF. La tabla siguiente conecta cada formato de partida con el primer movimiento para que empieces en la herramienta adecuada.

La hoja de tarifas de Maya ya está en PDF, así que se une directamente. Su acuerdo de confidencialidad es una foto del móvil de una hoja firmada y el testimonio es una captura de pantalla, de modo que esos dos archivos se convierten primero en páginas PDF. Distintas puertas de entrada para el mismo pasillo.

Une los archivos y coloca después cada página en su sitio

El núcleo del trabajo consiste en usar dos herramientas seguidas: la primera junta todo en un único archivo y la segunda ordena las hojas.

1. Une los archivos en Unir PDF. Elige el documento principal y el archivo con las páginas nuevas, fija su orden con los botones de flecha y pulsa el botón para unir. Todas las páginas del primer archivo quedan delante de las del segundo.
2. Lee la línea de verificación. El archivo unido se vuelve a abrir para comparar su número de páginas, su secuencia, sus dimensiones y el texto seleccionable con los originales. Si la comparación falla, no se ofrece la descarga.
3. Ordena el conjunto en Ordenar páginas. Abre allí el archivo unido. Cada página se muestra como una miniatura, así que puedes arrastrar las hojas nuevas hasta su lugar o moverlas con los botones de flecha de cada miniatura. Aprovecha para eliminar cualquier página sobrante.
4. Descarga el resultado comprobado. El archivo de salida se vuelve a abrir y tanto el tamaño de página como el texto seleccionable se comparan con la página original correspondiente antes de mostrar el botón de descarga.

Si las páginas nuevas van justo al principio o justo al final del documento, la primera herramienta basta por sí sola: pon los archivos en ese orden al unirlos y ahórrate el segundo paso.

Haz que la hoja nueva coincida con el papel que la rodea

Una página que nace de una foto no tiene tamaño de papel hasta que tú se lo das. Imágenes a PDF acepta archivos JPG y PNG y permite elegir entre A4, Carta EE. UU. o una página ajustada a cada imagen, sin margen, con margen estrecho o con margen estándar. Selecciona el mismo tamaño que use el documento principal. La propuesta de Maya está en A4, así que la captura del testimonio se convierte en una página A4 con margen estrecho y se integra con el resto sin desentonar.

La calidad aguanta el viaje intacta. Cada imagen se incrusta tal como llegó, sin remuestrear ni volver a comprimir, de forma que una foto nítida sigue nítida y una borrosa sigue igual de borrosa. El PDF resultante pesa aproximadamente lo mismo que las imágenes originales. Una comprobación más antes de unir: si la página nueva viene tumbada de lado, enderézala antes en Rotar PDF, porque la herramienta de ordenar mueve páginas pero no las gira.

Elementos que pueden no viajar con las páginas

Las páginas se trasladan como copias, y hay varios elementos que viven a nivel de documento en lugar de dentro de cada página: marcadores, etiquetas de página, enlaces con nombre, adjuntos y campos interactivos de formulario. Esos elementos pueden perderse al pasar al archivo nuevo. Cuando añades a la unión un documento con campos interactivos de formulario o de firma, la herramienta muestra un aviso junto a ese archivo antes de procesar nada para que decidas sabiéndolo de antemano.

La solución práctica es sencilla y segura: conserva todos los archivos originales hasta haber comprobado y enviado el documento terminado. Guardar unos megas no cuesta nada, y reconstruir un original borrado te cuesta toda la tarde. El camino inverso, separar un archivo en partes, se explica en la guía para dividir un PDF en archivos separados.

Errores que dejan una página en el lugar equivocado

Unir los archivos en mal orden. La lista de archivos marca el orden inicial de las páginas, así que mírala antes de pulsar el botón. Dejar el orden bien desde el principio es mucho más rápido que arrastrar veinte páginas después.

Colocar páginas de memoria por su número. Guíate por las miniaturas visuales en vez de fiarte de qué número tenía cada hoja en tu cabeza. Que una tabla de precios caiga en mitad de las cláusulas legales da sensación de descuido, y quien lee siempre lo nota.

Mezclar tamaños de papel. Una hoja en tamaño Carta dentro de un documento A4 apenas se nota en pantalla, pero canta enseguida al imprimir. Revisa el tamaño sobre todo cuando la página nueva venga de una foto.

Poner la página en blanco en la cara equivocada. Cuando un apartado debe empezar en página impar al imprimir a doble cara, cuenta primero las hojas anteriores. Insertar una página en blanco un puesto antes empuja todo el capítulo al lado contrario igual que no poner ninguna.

Borrar los originales demasiado pronto. Conserva los archivos de origen hasta haber revisado y entregado el documento nuevo. Repetir el proceso con los originales a mano lleva dos minutos; rehacerlo a partir del archivo ya enviado te arruina la tarde.

Cuándo conviene exportar de nuevo el original en vez de parchear el PDF

A veces el arreglo más limpio no pasa por el navegador. Si todavía conservas el archivo de Word, Google Docs o el programa de maquetación del que salió el PDF, haz el cambio allí y exporta de nuevo: la numeración de páginas, el índice y las referencias cruzadas se actualizarán solos, algo que ningún movimiento de páginas puede hacer por ti.

Un original firmado o un anexo legal también piden prudencia. Insertar páginas altera la paginación, y a veces esa paginación forma parte de la validez del propio documento. Pide a quien lo emitió una copia completa actualizada en lugar de parchearla por tu cuenta. Y cuando el remitente simplemente se olvidó de incluir una hoja al escanear, pedirle que reenvíe el documento completo supera a cualquier apaño: el archivo exportado de una pieza siempre quedará más limpio que uno montado por partes.