Deja en cada silla una pila fina de repartos

Una presentación de 24 diapositivas, 14 sillas y un taller el jueves

Pavel da un curso nocturno de Excel en Zaragoza. El jueves, 14 alumnos se sentarán en una sala con un proyector, y quiere papel en cada silla para que la gente garabatee durante las demos. Su presentación es excel-basico.pdf, 24 diapositivas apaisadas con letra grande y capturas. Imprimir cada diapositiva a tamaño completo serían 24 hojas por alumno, 336 hojas para la sala y una impresora muerta antes del descanso.

Cuatro diapositivas por hoja lo bajan a 6 hojas por alumno, 84 para la sala, una pila que puede grapar en diez minutos. Esta guía construye ese archivo de reparto y cuenta la tirada antes de empezar. Imprimir un borrador denso para un lector es el trabajo contrario, cubierto por la guía de borradores de dos por hoja.

Tender cuatro diapositivas por hoja

1. Congela primero la presentación. Exporta las diapositivas finales a PDF desde la app que las hizo, porque cualquier edición después es reconstruir el reparto. Pavel exporta excel-basico.pdf tras la última errata.
2. Abre la herramienta de varias por hoja y elige la presentación. El navegador la lee en local y abre el editor de maquetación.
3. Quédate en el modo varias por hoja y pulsa 4 en la fila de páginas por hoja. Deja el tamaño de hoja en el papel de la bandeja, A4, la orientación en vertical y el orden en por filas y luego abajo.
4. Lee el mapa de la primera hoja. Dibuja la hoja con las cuatro posiciones numeradas, diapositivas 1 y 2 arriba, 3 y 4 abajo, así que un orden malo se ve antes de que se escriba nada.
5. Si la presentación trae enlaces o comentarios, una casilla te pide confirmar que no viajarán a las hojas nuevas. Los hipervínculos de diapositiva nunca sobreviven a la imposición; los códigos QR sí, porque son contenido plano de página.
6. Pulsa Crear maquetación. La línea de confirmación dice las caras de salida reabiertas y el texto conservado; después pulsa Descargar para guardar el archivo, nombrado con "-n-up" añadido.
7. Imprime una copia a tamaño real y lee su pie más pequeño a un brazo de distancia. Cuando se lea bien, imprime las demás copias y apila una pila por silla.

Cuántas páginas por hoja van con tu archivo

Cuatro es el número de repartos, pero la herramienta ofrece más. Elige desde el archivo, no por costumbre:

Las diapositivas de Pavel traen títulos de 28 puntos y capturas, así que cuatro por hoja se lee fácil. Un informe cargado de texto no pasaría esa prueba; pertenece a la maquetación de borrador de dos por hoja.

Contar hojas antes de la tirada

Los repartos se multiplican, así que cuenta primero e imprime una vez. La cuenta de Pavel corre: 24 diapositivas a 4 por hoja dan 6 hojas por reparto, y 6 hojas por 14 sillas dan 84 hojas, más unas de repuesto para tardones, unas 90. Comprueba que la bandeja guarda tantas antes de pulsar imprimir.

Dos detalles ahorran una segunda tirada. Imprime a una cara: los reversos en blanco dan a los alumnos sitio para notas, que es el punto del papel. Y espera huecos cuando el conteo de diapositivas no divide entre cuatro: una presentación de 26 diapositivas deja dos huecos vacíos en la última hoja, que el mapa de hoja muestra antes de la tirada.

Errores de reparto que la sala notará

• Partir en cuatro texto denso. El cuerpo de texto a un cuarto de su tamaño vence a todos pasada la segunda fila. Imprime una hoja de prueba y lee su línea más pequeña a un brazo de distancia.
• Orden de lectura por columnas en vez de por filas. Por columnas y luego al lado llena primero la columna izquierda, diapositivas 1 y 3, lo que confunde al público. Por filas y luego abajo se lee 1 con 2, después 3 con 4; confírmalo en el mapa.
• Encoger dos veces en el diálogo de impresión. Un paso de escala de ajustar a la página encoge de nuevo las diapositivas ya partidas. Imprime a tamaño real, 100 por cien.
• Imponer una presentación borrador. Cada edición tras imponer reconstruye el reparto. Exporta primero el PDF final y maquétalo después.
• Esperar que los enlaces funcionen en papel. Los hipervínculos mueren en la imposición y en papel no servían. Un código QR impreso grande sobrevive a ambas; escanéalo de prueba desde la hoja de prueba.
• Olvidar la bandeja. Una tirada de 84 hojas en una bandeja de 50 se para a mitad. Carga la pila contada más repuestos antes de empezar.

Cuándo los repartos son mal formato

El papel va con una sala que escribe. Otros públicos necesitan otros formatos. Los alumnos a distancia reciben el propio PDF, a tamaño completo, por correo o la página del curso, porque mandar papel por correo no tiene sentido. Planos o dibujos con detalle fino se imprimen una página por hoja a tamaño completo, porque partirlos los destruye. Un programa doblado para la puerta quiere el modo folleto en la misma herramienta, que ordena páginas para doblar en vez de cuadricular.

Varias presentaciones para una tarde se unen primero con Unir PDF en una sola secuencia, y se maquetan juntas. Y una tirada que va a imprenta profesional se salta la impresión casera por completo: manda el archivo original a la imprenta y revísalo con Preflight de imprenta primero.