Corregir varias cosas en un mismo PDF y en el orden adecuado

Una solicitud de subvención y cinco problemas distintos

Tomás es el tesorero voluntario de un huerto comunitario. El portal de subvenciones del ayuntamiento cierra el jueves a mediodía y el archivo que tiene que subir, subvencion_huerto_2027.pdf, se montó juntando exportaciones de tres personas y unos cuantos escaneos hechos con el móvil. Tiene 14 páginas y cinco problemas: la hoja del presupuesto se escaneó de lado, la página 12 está en blanco, la fecha de inicio del proyecto en la página 2 dice marzo cuando debería decir abril, las páginas van sin numerar y la hoja de contacto de la página 14 muestra el teléfono de su casa, que no quiere dejar en un expediente municipal público.

Ningún botón único arregla todo eso de golpe, pero tampoco hace falta ningún programa de escritorio. Cada problema corresponde a un tipo de cambio distinto y, una vez ordenados, el trabajo se resuelve en un rato.

Qué herramienta se encarga de cada cambio

La secuencia para no hacer nada dos veces

Cada herramienta de PDFGym vuelve a abrir su propio resultado y lo comprueba antes de mostrar la descarga. Descarga el archivo tras cada paso, ponle un sufijo corto como _2 o _3 y abre esa copia en la herramienta siguiente. Conservar los archivos intermedios hace que cualquier despiste cueste repetir un solo paso y no todo el trabajo.

1. Rellena primero los campos de formulario que haya y fíjalos cuando las respuestas sean definitivas. Los pasos posteriores pueden descartar los campos interactivos, así que conviene dejarlos cerrados antes de tocar nada más.
2. Corrige la estructura en Ordenar páginas: quita la página 12 en blanco y arrastra a su sitio cualquier hoja descolocada.
3. Endereza la hoja del presupuesto en Rotar y recortar, aplicando un giro de 90, 180 o 270 grados únicamente a la página en vista.
4. Corrige la fecha de inicio en Editar PDF: arrastra un recuadro con Tapar sobre «marzo», elige Añadir texto y escribe «abril» en Times o Helvetica para que coincida con las palabras de alrededor.
5. Borra el teléfono particular en Censurar PDF dibujando una caja sobre él o buscando las cifras.
6. Numera las páginas al final con Añadir números de página, cuando el total de hojas ya no vaya a cambiar: modo Números de página, abajo en el centro, en todas las páginas.
7. Si el portal tiene límite de subida, pasa el archivo terminado por Comprimir PDF y escribe el límite como objetivo. Firma solo después de eso, porque la firma debe ir sobre la versión exacta que vas a entregar.

Por qué los cambios de página son sencillos y los de palabras no

Un PDF no guarda párrafos. Cada página es una lista de instrucciones de dibujo: este glifo en estas coordenadas, esta imagen en este rectángulo. Mover o quitar una página entera consiste en copiar esa lista como un bloque, y por eso es rápido y nada de la página pierde calidad.

Cambiar una palabra implica meterse dentro de esa lista. Las letras siguientes no se desplazan solas para hacer sitio, la fuente suele estar incrustada solo con los caracteres que usó el autor original y una página escaneada ni siquiera tiene letras, solo píxeles. Por eso la forma fiable de sustituir una palabra es quitarla y colocar otra en su lugar, y por eso PDFGym no intenta reajustar líneas de texto. La guía para sustituir palabras en una página entra en detalle sobre cómo igualar el tamaño y la alineación.

Ediciones que salen al revés y cómo arreglarlas

• La numeración se salta un número. Se numeraron las páginas antes de borrar una hoja. Vuelve a la copia anterior al paso de numerar, borra la página y numera de nuevo.
• El teléfono «eliminado» todavía se puede copiar. Un rectángulo negro dibujado en un visor solo oculta el texto a la vista. Usa Censurar PDF y abre después el resultado en Comprobar censura para confirmar que no queda nada debajo de las cajas.
• El archivo creció tras corregir la fecha. Una página con una zona tapada se reconstruye a partir de un render nítido, lo que puede añadir peso. Comprime al final del todo y no a mitad de camino.
• Un índice interactivo dejó de funcionar. Tapar zonas y censurar eliminan los enlaces en las páginas reconstruidas. En documentos con muchos enlaces, modifica mejor el archivo de origen.
• El margen recortado aún conserva una nota. Recortar solo oculta lo que queda fuera del recuadro. Si el margen contiene algo privado, censúralo.

Cuándo no conviene empezar con un editor en el navegador

Si hay que reescribir párrafos enteros o cambiar la maquetación, pide a quien creó el PDF el archivo de Word, Pages o InDesign. Editar el original y volver a exportar supera a cualquier retoque posterior. Cuando el original ya no existe, convertirlo con PDF a Word te da un documento editable, a cambio de algún ajuste en el diseño.

Conviene conocer de antemano otros dos límites. PDFGym no ejecuta reconocimiento de texto, de modo que una página escaneada sigue siendo una imagen; puedes tapar una zona y escribir encima, pero el resto de la hoja no pasará a poderse buscar. Además, Editar PDF escribe con fuentes estándar que cubren el inglés y la mayoría de letras de Europa occidental, por lo que caracteres como č o ł, o alfabetos cirílicos, árabes y asiáticos, requieren un editor de escritorio o el archivo original. Por último, un documento que ya lleve una firma de certificado debe volver a quien lo firmó, ya que cualquier cambio la invalida.