Cambiar palabras y números en una página PDF

Elige el método según el cambio que necesites hacer

Imagina a una coordinadora de operaciones que tiene que enviar por correo supplier-quote-november.pdf al director de compras antes de mediodía. El presupuesto de cuatro páginas está listo, salvo porque en la página 1 sigue figurando la fecha de entrega antigua del 12 de noviembre en lugar del 19 de noviembre, y el analista que exportó el archivo está de vacaciones. Cambiar esos dos dígitos sobre la página lleva menos de dos minutos, mientras que meter una cláusula de garantía de tres frases en la página 2 chocaría con la tabla que hay justo debajo.

Antes de empezar, fíjate en cuánto texto tienes que tocar:

Cómo sustituir una palabra o una línea en PDFGym

Para reemplazar caracteres en una o varias páginas sin subir el archivo a ningún servidor, sigue estos pasos:

1. Abre Editar PDF y elige tu documento, por ejemplo supplier-quote-november.pdf. El archivo se queda en la pestaña del navegador dentro de tu dispositivo.
2. Ve a la página que quieres corregir y pulsa el botón de zoom + hasta ver la línea con comodidad.
3. Con la herramienta Tapar seleccionada, iguala el selector Color para tapar con el tono del papel si el fondo tiene color y arrastra un recuadro sobre el texto antiguo.
4. Selecciona Añadir texto, haz clic encima del recuadro que acabas de tapar y escribe el texto nuevo en el panel derecho (hasta 2.000 caracteres repartidos en un máximo de 40 líneas).
5. Elige Helvetica, Times o Courier, ajusta el tamaño entre 6 y 96 pt (el cuerpo de texto suele ir entre 9 y 12 pt), escoge un color y usa Mover para alinear la base de las letras.
6. Si el PDF contiene campos de firma, marca la casilla de confirmación del aviso. Pulsa Guardar PDF editado; la herramienta vuelve a abrir el resultado para comprobar que el texto tapado ha desaparecido y que cada línea nueva es seleccionable antes de ofrecer la descarga.

Por qué escribir directamente en un PDF descuadra las líneas y las fuentes

Mucha gente espera que un PDF se comporte como un borrador de Word en el que pulsar Retroceso tira hacia la izquierda del resto de la frase. Dentro de un PDF no existen ni los párrafos ni las reglas de margen. Cuando un programa exporta una página, anota coordenadas horizontales y verticales fijas para cada grupo de caracteres. El archivo recuerda en qué punto exacto va cada letra, no a qué frase pertenece.

Cada vez que un programa intenta editar esos caracteres en el sitio aparecen tres obstáculos:

• No hay salto de línea automático: como cada línea está clavada a una coordenada, sustituir Mayo por Septiembre hace que las letras de más se monten sobre la palabra siguiente, salvo que acortes la expresión o tapes y vuelvas a escribir la línea entera.
• Subconjuntos parciales de fuentes: al crear un PDF solo se incrustan las letras exactas utilizadas en la página. Si un título usó doce letras de la tipografía corporativa y escribes una q o un 7 que no aparecían en el documento, al archivo le falta ese dibujo y lo sustituye por una fuente de reserva. Consulta cómo corregir fuentes que faltan y texto mal mostrado en un PDF para más detalles.
• Páginas escaneadas como imagen: si al arrastrar el cursor sobre lease-scan-signed.pdf no se resalta ninguna letra, la página es una foto de cámara o escáner. Coloca un recuadro para tapar y escribe encima texto seleccionable, o pasa antes un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Errores que delatan un PDF retocado y cómo evitarlos

Tapar el texto con un rectángulo blanco normal en un visor. En las herramientas básicas de anotación, un rectángulo blanco es solo un dibujo puesto encima de las letras originales, de modo que cualquiera puede seleccionar y copiar el precio o el nombre antiguo que sigue debajo. Solución: usa la herramienta para tapar de PDFGym, que reconstruye la página a partir de un render nítido sin el contenido cubierto y deja seleccionables únicamente las palabras visibles.

Encajar un texto largo en un hueco corto. Cambiar un código de cuatro letras por doce caracteres a 11 pt hace que las palabras se pisen. Solución: baja el tamaño 1 pt, usa una abreviatura o tapa y vuelve a escribir toda la línea.

Dejar un parche blanco brillante sobre papel crema o gris. Un recuadro #ffffff canta enseguida sobre un escaneo ligeramente grisáceo o una cabecera con color de fondo. Solución: ajusta el selector Color para tapar al tono exacto del fondo.

Perder enlaces o campos cuando solo querías añadir texto en un hueco libre. Reconstruir una página con zonas tapadas elimina enlaces, marcadores, campos de formulario y metadatos, además de aumentar el tamaño del archivo. Solución: si solo vas a escribir un número de referencia en un margen vacío, usa Añadir texto sin poner ningún recuadro de tapado para que la página original quede intacta. Si un archivo reconstruido crece demasiado, pásalo después por Comprimir PDF.

Escribir alfabetos no admitidos con las fuentes estándar del PDF. Las fuentes integradas Helvetica, Times y Courier cubren el alfabeto inglés y las lenguas de Europa occidental. Solución: si introduces caracteres como č, ł, cirílico o árabe, el editor se detiene con un aviso en lugar de guardar signos de interrogación. Edita esos documentos en un procesador de textos de escritorio que incruste una fuente Unicode completa.

Cuándo conviene no usar herramientas del navegador y elegir otra vía

Tapar y escribir encima va muy bien para retoques rápidos en páginas que no puedes volver a generar. En estos cuatro casos conviene más otro camino:

• Todavía conservas el archivo original: si tienes a mano annual-budget-draft.docx, un documento de Google Docs, una maqueta de InDesign o el código LaTeX, corrige la errata allí y exporta un PDF nuevo para mantener intactos las fuentes corporativas, los bordes y los enlaces.
• Hay que reescribir varios párrafos seguidos: cuando el archivo original se ha perdido y tienes que cambiar varios párrafos, convierte el documento con PDF a Word o ábrelo en Microsoft Word, LibreOffice Draw o Adobe Acrobat.
• El PDF lleva una firma digital con certificado: modificar un solo byte en un contrato firmado criptográficamente invalida el sello. Pide al remitente una copia corregida y firmada de nuevo.
• Folletos de imprenta con tipografía a medida: parchear una palabra con Helvetica o Times en un folleto con fuentes propias o ajustes de color CMYK para imprenta se va a notar. Pide a quien hizo el diseño que vuelva a exportarlo desde el programa de maquetación.