Unir varios PDF en un solo documento

Seis archivos, un dosier para la junta y entrega el jueves

Dana lleva la administración de una pequeña fundación. El jueves antes de las cinco de la tarde el patronato espera un único dosier en su bandeja de entrada, y ella tiene seis documentos de cuatro personas: un orden del día de 2 páginas, 4 páginas con el acta de la reunión anterior, un informe financiero de 11 páginas exportado del programa de contabilidad, un resumen de 3 páginas de la directora y dos presupuestos de proveedores escaneados en recepción, de una página cada uno. Uno de los presupuestos viene de un proveedor estadounidense en tamaño Carta; todo lo demás está en A4.

Son 22 páginas que deben leerse como un solo documento, siguiendo el orden del día, sin que nadie tenga que abrir ni imprimir seis adjuntos. El resto de esta guía sigue su caso paso a paso, pero el mismo método sirve para una licitación, una solicitud de subvención o un dosier de curso.

Prepara el conjunto antes de abrir la herramienta

Dedicar cinco minutos a preparar los archivos te ahorra repetir el trabajo. Repasa esta lista primero:

• Reúne cada parte en formato PDF. Un documento de Word o una foto del móvil todavía no es un PDF; conviértelo antes (las fotos pasan por Imágenes a PDF).
• Apunta la secuencia en un papel o en una nota: orden del día, acta, informe financiero, resumen de dirección, presupuesto A y presupuesto B.
• Recorta los documentos que incluyan páginas que no quieras enviar. La herramienta une cada archivo completo, así que un extracto bancario de 40 páginas seguirá teniendo 40 páginas a menos que las quites antes.
• Desbloquea cualquier archivo con contraseña. Los PDF protegidos se rechazan al cargarlos; guarda antes una copia abierta con Desbloquear PDF usando la contraseña que ya conoces.
• Conserva aparte cualquier original firmado. El archivo unido no puede mantener válida una firma digital (lo explicamos más abajo).

Cómo unir los archivos en PDFGym

1. Abre Unir PDF y pulsa Elegir PDF, o suelta los archivos sobre la página. Puedes añadirlos en varias tandas; cada archivo nuevo se coloca al final de la lista.
2. Revisa la lista. Cada fila muestra el nombre del archivo y su número de páginas, y el resumen inferior debe indicar 6 archivos y 22 páginas en el caso de Dana. Si el recuento no cuadra, se ha colado un archivo equivocado.
3. Ajusta el orden con las flechas hacia arriba y hacia abajo junto a cada fila. La cruz elimina cualquier archivo añadido por error. El orden de arriba abajo será el orden de páginas del documento final.
4. Fíjate en si aparece algún aviso bajo el nombre de un archivo. Ahí se indica qué elementos de ese PDF no se conservarán, como marcadores o campos interactivos de formulario.
5. Pulsa Unir PDF. La vista de progreso recorre la lectura de los originales, la copia de las páginas en el orden elegido, la escritura del archivo nuevo y la verificación de cada página unida.
6. Pulsa Descargar. El archivo toma el nombre del primer documento más "-merged", así que Dana obtiene agenda-merged.pdf y lo cambia a dosier-junta-marzo.pdf antes de enviarlo.

Qué ocurre con cada elemento del archivo original

La herramienta copia las páginas dentro de un documento nuevo. Todo lo que se guarda a nivel de documento, en lugar de dentro de cada página, se queda fuera. Este es el resumen completo:

Para Dana, el paso siguiente más práctico es numerar las páginas: seis documentos distintos traen seis numeraciones independientes. Añadir números de página permite numerar las 22 páginas de una pasada tras la unión, para que en la reunión cualquiera pueda decir «página 14» y todos miren la misma hoja.

Cómo se comprueba el resultado antes de descargar

Antes de copiar nada, la herramienta lee cada página de origen y anota tres datos: el texto seleccionable, el ancho y el alto. Tras escribir el archivo nuevo, vuelve a abrirlo y lo lee del mismo modo. El total de páginas debe coincidir con la suma de los originales, el texto de cada página debe ser idéntico al de su fuente y todas las páginas deben mantener sus dimensiones.

Si falla cualquiera de esas comparaciones, aparece un error en lugar del botón Descargar. Un dosier en el que desaparezca en silencio la página 9 del informe financiero es justo el fallo que nadie detecta hasta que un miembro de la junta pregunta por ella, así que la herramienta prefiere no entregar un archivo incompleto. Lo que la comprobación no puede juzgar es tu orden: poner el presupuesto B antes del presupuesto A produce una unión válida; solo tú sabes que iba al revés.

Fallos habituales y cómo corregirlos

Fiarse del orden del selector de archivos. Los documentos entran en la lista según los entrega el selector del sistema, casi siempre por orden alfabético. «Presupuesto-B.pdf» aparece antes que «acta.pdf» y «parte-10» se coloca encima de «parte-2». Corrige la secuencia en la lista en vez de renombrar archivos.

Una de las partes cambia a última hora. La directora envía por correo una versión corregida de su resumen a las cuatro de la tarde. En lugar de montar todo el lote otra vez, abre el dosier unido en Ordenar páginas, elimina las tres páginas antiguas, une el archivo nuevo al final y arrastra sus páginas a su sitio.

Un dosier demasiado pesado para el correo. Unir suma el peso de los archivos y nunca los reduce; las páginas escaneadas lo empeoran. Comprime el documento terminado una sola vez, tal como explica la guía para unir y después comprimir.

Enviar sin echar un vistazo. Abre el resultado y mira la primera página de cada bloque. Seis vistazos bastan para detectar dos documentos invertidos.

Cuándo no conviene usar una herramienta en el navegador

Hay casos en los que la mejor respuesta es usar otro programa o no unir los archivos.

Si uno de los documentos lleva una firma digital que el destinatario debe verificar, déjalo tal cual. Una firma criptográfica protege un archivo exacto y un PDF unido es un archivo nuevo. Envía el contrato firmado como adjunto independiente junto al dosier.

Si quien lee el documento necesita marcadores interactivos para moverse por un archivo largo, como una propuesta de licitación de 300 páginas, utiliza un editor de PDF de escritorio capaz de generar el esquema después de combinar. En un Mac, Vista Previa también permite unir archivos sin conexión: abre el primero, muestra las miniaturas desde el menú Visualización y arrastra los demás PDF a la barra lateral. Windows no incluye ninguna función integrada para hacerlo.

Si tu organización solo permite usar programas homologados con documentos de clientes, consulta antes con el equipo de sistemas aunque aquí no se suba nada. Y si el sistema del destinatario registra cada documento en un asiento distinto, como hacen muchos departamentos de contabilidad, enviar un único PDF combinado solo les dará más trabajo. Pregunta antes de unir.