把一摞PDF合成一个文档

六个文件，一份会议材料，周四交

小陈在一家小型公益机构负责行政。周四下午五点前，理事们要在邮箱里收到一份完整的会议材料，而她手上是四个人交来的六份东西：2页议程、上次会议的4页纪要、从财务软件导出的11页财务报告、3页主任工作汇报，还有两份在前台扫描的供应商报价，各1页。其中一份报价来自美国供应商，用的是Letter纸，其余都是A4。

加起来22页，要按议程顺序读成一份文档，不能让理事们自己去打印六个附件。下面就跟着她这摞文件走一遍；投标文件、项目申报书、课程讲义也是同样的做法。

打开工具之前，先把材料备齐

花五分钟准备，能省掉重做一遍。先过一遍这份清单：

• 每一部分都要是PDF。Word文件或手机照片还不是PDF，先转换（照片用图片转PDF）。
• 在纸上或备忘录里写下先后顺序：议程、纪要、财务报告、主任汇报、报价A、报价B。
• 删掉不想发出去的页面。合并会把每个文件整个带进来，一份40页的银行流水，不事先删页就还是40页。
• 打开带密码的文件。上锁的文件会被拒收；用您已有的密码，在解锁PDF里做一份未加密的副本。
• 已签名的原件另存一份。合并后的文件无法保留有效的数字签名（下文细说）。

在PDFGym里合并这摞文件

1. 打开合并PDF，按“选择PDF”，或者直接把文件拖到页面上。可以分几批添加，新文件都排在列表末尾。
2. 核对列表。每一行显示文件名和页数，下方的合计应该是6个文件、22页。数字不对，就是放错了文件。
3. 用每行旁边的上下箭头调整顺序，误加的文件点叉号移除。列表从上到下的顺序，就是成品的页面顺序。
4. 留意文件名下方的提示。它会点明这个文件里哪些东西带不过去，比如书签或交互式表单字段。
5. 按“合并PDF”。进度视图会依次显示：读取原文件、按您的顺序复制页面、写入新文件、逐页检查合并结果。
6. 按“下载”。文件名取列表第一项再加上“-merged”，所以小陈拿到的是agenda-merged.pdf，发送前她把它改名为“3月理事会材料.pdf”。

源文件的各个部分会变成什么

工具是把页面复制进一个全新的文档。凡是存放在文档层面、而不是页面上的东西，都不会带过去。完整情况如下：

对小陈来说，最有用的后续一步是加页码：六个来源意味着六套各自独立的页码。合并之后，用添加页码一次给全部22页编号，开会时理事说“第14页”，大家翻到的就是同一页。

下载之前，成品是怎么检查的

复制之前，工具会读取每一页源文件，记下三项信息：可选中的文字、宽度和高度。写好新文件后，它会重新打开这个文件，用同样的方式再读一遍。总页数必须等于各输入文件之和，每页文字必须与源页一致，每页尺寸必须保持不变。

只要有一项对不上，您看到的就是报错，而不是“下载”按钮。一份悄悄丢了财务报告第9页的材料，往往要等到理事问起才有人发现，所以工具宁可什么都不给您。不过，这项检查判断不了顺序。把报价B放在报价A前面，也是一次合法的合并；只有您知道它放错了。

容易漏掉的错误，以及各自的补救

相信文件选择器的排序。文件进入列表的顺序，就是选择器交出来的顺序，常常是按字母排的。“Quote-B.pdf”会排到“minutes.pdf”上面，“part-10”会排到“part-2”上面。在列表里调顺序，别靠改文件名。

某一部分发成了旧版本。下午四点，主任又发来一份修改后的汇报。不必从头重做：在整理页面里打开合并好的材料，删掉旧的三页，再把新文件合并到末尾，把这几页拖回原位。

材料太大，邮件服务器收不下。合并只会把体积相加，从不缩小；扫描页更是雪上加霜。成品完成后统一压缩一次，做法见先合并再压缩的指南。

省掉了通读这一步。打开成品，看一眼每一部分的第一页。六眼就足以发现一对放反的文件。

浏览器工具不合适的时候

有时候，老实的答案是换个工具，或者干脆不合并。

如果某一部分带有收件人需要验证的数字签名，就保持那个文件原样不动。签名只对应一个确切的文件，合并出来的副本是一个新文件。把签好的合同和材料一起发，而不是塞进材料里面。

如果读者需要可点击的书签在长文档里跳转，比如一份300页的投标响应文件，就用能在合并后重建大纲的桌面PDF编辑器。在Mac上，“预览”也能离线合并文件：打开第一个文件，从“显示”菜单打开缩略图，再把其他PDF拖进边栏。Windows没有自带的合并方法。

如果单位规定客户文件只能用经过批准的软件处理，即使这里什么都不上传，也请先问一下IT部门。另外，如果收件方的系统要把每份文件分别归到不同的记录下（很多财务部门都是这样），合成一个文件只会给他们添麻烦。合并之前先问一句。