Junte uma pilha de PDFs num documento

Seis arquivos, um pacote para o conselho, entrega quinta

A Dana cuida do escritório de uma pequena ONG. Até as 17h de quinta, os conselheiros esperam um pacote único na caixa de entrada, e ela tem seis peças de quatro pessoas: uma pauta de 2 páginas, 4 páginas de ata da última reunião, um relatório financeiro de 11 páginas exportado do sistema contábil, uma atualização de 3 páginas da diretora e dois orçamentos de fornecedores digitalizados na recepção, de uma página cada. Uma das cotações veio de um fornecedor americano em papel Carta; o resto é tudo A4.

São 22 páginas que precisam ser lidas como um documento único, na ordem da pauta, sem ninguém imprimir seis anexos. O resto desta página acompanha a pilha dela, mas o mesmo método vale para uma proposta de licitação, um pedido de verba ou uma apostila de curso.

Prepare a pilha antes de abrir a ferramenta

Cinco minutos de preparo poupam uma segunda rodada. Passe por esta lista primeiro:

• Junte cada parte como PDF. Um arquivo Word ou uma foto de celular ainda não é PDF; converta antes (fotos vão pelo Imagens para PDF).
• Escreva a ordem num papel ou numa nota: pauta, ata, relatório financeiro, atualização da diretora, cotação A, cotação B.
• Corte partes que levam páginas que você não quer enviar. A união pega cada arquivo inteiro, então um extrato bancário de 40 páginas continua com 40 páginas, a menos que você remova páginas antes.
• Abra tudo que tem senha. Um arquivo bloqueado é recusado; faça uma cópia desbloqueada com o Desbloquear PDF usando a senha que você já tem.
• Guarde uma cópia de qualquer original assinado. O arquivo unido não consegue carregar uma assinatura digital válida (mais sobre isso abaixo).

Unindo a pilha no PDFGym

1. Abra o Unir PDF e aperte Escolher PDF, ou arraste os arquivos para a página. Você pode adicioná-los em várias levas; cada arquivo novo entra no fim da lista.
2. Leia a lista. Cada linha mostra o nome do arquivo e seu número de páginas, e os totais abaixo deveriam dizer 6 arquivos e 22 páginas no pacote da Dana. Uma contagem errada significa um arquivo errado.
3. Acerte a sequência com as setas para cima e para baixo ao lado de cada linha. O X remove um arquivo que você adicionou por engano. A lista de cima para baixo é a ordem das páginas do resultado.
4. Procure uma nota sob algum nome de arquivo. Ela diz o que aquele arquivo leva e que não vai sobreviver, como marcadores ou campos interativos de formulário.
5. Aperte Unir PDF. A tela de progresso passa pela leitura dos originais, cópia das páginas na sua ordem, escrita do arquivo novo e conferência de cada página unida.
6. Aperte Baixar. O arquivo recebe o nome da primeira entrada mais "-merged", então a Dana recebe pauta-merged.pdf e renomeia para pacote-conselho-marco.pdf antes de enviar.

O que cada parte de um arquivo original vira

A ferramenta copia páginas para dentro de um documento novinho. Tudo que fica guardado no nível do documento, e não numa página, fica de fora. Este é o quadro completo:

Para a Dana, o passo seguinte útil são os números de página: seis fontes significam seis esquemas de numeração separados. O Adicionar números de página numera as 22 páginas de uma vez após a união, para os conselheiros dizerem "página 14" na reunião querendo dizer a mesma página.

Como o resultado é conferido antes do download

Antes de copiar qualquer coisa, a ferramenta lê cada página original e anota três fatos sobre ela: o texto selecionável, a largura e a altura. Depois de escrever o arquivo novo, ela abre esse arquivo de novo e o lê do mesmo jeito. O total de páginas tem de ser igual à soma das entradas, o texto de cada página tem de bater com sua fonte, e cada página tem de manter suas dimensões.

Se alguma dessas comparações falha, você recebe um erro em vez de um botão Baixar. Um pacote que perdeu em silêncio a página 9 do relatório financeiro é o resultado que ninguém nota até um conselheiro perguntar sobre ela, então a ferramenta prefere não entregar nada. A conferência não julga a ordem, porém. Pôr a cotação B antes da A é uma união válida; só você sabe que está errada.

Erros que passam batido, e a correção de cada um

Confiar na ordenação do seletor de arquivos. Arquivos chegam à lista na ordem em que o seletor os entrega, muitas vezes alfabética. "Cotacao-B.pdf" cai acima de "ata.pdf" e "parte-10" cai acima de "parte-2". Acerte a ordem na lista, não renomeando.

Uma parte enviada na versão errada. A diretora manda uma atualização corrigida às 16h. Em vez de reconstruir, abra o pacote unido no Organizar páginas, exclua as três páginas antigas, una o arquivo novo no fim e arraste suas páginas de volta para o lugar.

Um pacote grande demais para o servidor de e-mail. Unir soma tamanhos e nunca encolhe; páginas digitalizadas pioram. Comprima o arquivo pronto de uma vez, como descrito em o guia de unir e depois comprimir.

Pular a leitura de revisão. Abra o resultado e olhe a primeira página de cada parte. Seis olhares bastam para flagrar um par invertido.

Quando uma ferramenta de navegador não é o caminho

Às vezes a resposta honesta é outra ferramenta ou nenhuma união.

Se uma parte leva uma assinatura digital que o destinatário precisa conseguir verificar, mantenha esse arquivo como está. Uma assinatura cobre um arquivo exato, e uma cópia unida é um arquivo novo. Envie o contrato assinado ao lado do pacote, em vez de dentro dele.

Se os leitores precisam de marcadores clicáveis para navegar num documento longo, como uma resposta de licitação de 300 páginas, use um editor de PDF de computador que consiga reconstruir um sumário após combinar. No Mac, o Pré-Visualização também combina arquivos offline: abra o primeiro, mostre as miniaturas pelo menu Visualizar e arraste os outros PDFs para a barra lateral. O Windows não tem um jeito nativo de fazer isso.

Se sua organização só permite software aprovado para documentos de clientes, pergunte à TI antes, mesmo que nada aqui seja enviado. E se o sistema do destinatário arquiva cada documento contra um registro separado, como fazem muitos departamentos financeiros, um arquivo combinado só dificulta o trabalho deles. Pergunte antes de unir.