Transforme um arquivo Word em PDF sem o Word

Uma candidatura a estágio num Chromebook emprestado

Lena é uma estudante do último ano se candidatando a uma vaga de estágio. O portal de inscrições fecha à meia-noite e só aceita PDF. A carta de apresentação dela, lena-cover-letter.docx, tem quatro páginas e está guardada no drive dela na nuvem. O problema: ela está na biblioteca num Chromebook emprestado sem Word instalado, e instalar qualquer coisa pede uma senha de administrador que ela não tem.

A carta dela é texto corrido com dois títulos, uma lista de habilidades com marcadores e uma tabelinha com datas de provas. Sem fotos, sem fontes especiais, sem colunas. Esse é exatamente o tipo de documento que um conversor de conteúdo primeiro resolve bem: as palavras importam, a decoração não. Dez minutos depois ela envia lena-cover-letter.pdf e recebe a tela de confirmação com duas horas de folga.

Se o seu arquivo parece com o da Lena, siga os passos abaixo. Se o seu arquivo é um CV diagramado com colunas e foto, leia o guia de formatação primeiro, porque esta rota reconstrói texto e não copia design.

Converta no navegador

1. Abra Word para PDF e aperte Escolha um DOCX, ou solte o documento na página. Só DOCX é aceito. Um DOC antigo é recusado, então salve-o como DOCX no Word ou em outro editor primeiro.
2. Leia a prévia de origem. A ferramenta lista os blocos de conteúdo que encontrou, como títulos, parágrafos e linhas de tabela. Se uma seção inteira está faltando aqui, vai faltar no PDF também, então pare e conserte o documento.
3. Escolha um tamanho de página, A4 ou Carta. Combine com o papel que o destinatário espera: A4 no Brasil e em quase toda a Europa, Carta nos EUA. A escolha muda onde as páginas quebram.
4. Aperte Converter para PDF. O conversor diagrama seu texto de novo como páginas PDF, depois reabre o arquivo novo e conta os caracteres de texto e as páginas dele. Uma linha de prova como "PDF reaberto e verificado: 8.412 caracteres de texto, 4 páginas" diz que a verificação passou.
5. Olhe a prévia da primeira página, depois aperte Baixar PDF. O arquivo recebe o nome do seu documento, então lena-cover-letter.docx vira lena-cover-letter.pdf. Abra o download e passe o olho antes de enviar ou subir em qualquer lugar.

O documento é lido e convertido dentro da aba aberta. Fechar ou recarregar a aba limpa da página o arquivo e a prévia.

O que o PDF guarda e o que ele deixa para trás

Esta é uma conversão de conteúdo primeiro: ela leva suas palavras e deixa a decoração própria do Word do outro lado. Confira cada linha com seu próprio arquivo antes de contar com o resultado.

Se o seu documento reprova nesta tabela, por exemplo um relatório cujo gráfico carrega o argumento inteiro, converta de outro jeito. A última seção lista as alternativas honestas.

Erros que estragam uma conversão rápida

• Alimentá-lo com um DOC. O seletor aceita só DOCX. Um .doc antigo de 2003 nem começa. Abra-o no Word, no Google Docs ou no LibreOffice e salve uma cópia DOCX primeiro.
• Pular a prévia. A prévia de origem é o único momento em que você vê o que a ferramenta encontrou. Uma tabela faltando ou uma lista embaralhada é dez vezes mais fácil de consertar no Word agora que de explicar a um destinatário depois.
• Esperar que as figuras acompanhem. Imagens incorporadas são omitidas de propósito, e a página diz isso antes de você converter. Se uma foto ou um gráfico é parte da mensagem, exporte a partir do Word.
• Escolher o papel errado. Texto em A4 convertido em Carta, ou o contrário, quebra páginas em lugares novos. Uma tabela que cabia certinha na página 2 pode derramar para a página 3. Combine com o papel do destinatário.
• Converter um rascunho cheio de marcação. Alterações registradas e balões de comentário não viajam. Aceite as edições que você quer, rejeite o resto, depois converta a cópia limpa.
• Enviar o PDF sem abri-lo. Abra sempre o download e passe o olho em cada página. A verificação de texto prova que os caracteres chegaram ao arquivo; ela não julga se o resultado se lê bem.

Quando o próprio Word faz o trabalho melhor

O conversor do PDFGym ganha em velocidade e privacidade: sem instalar, sem conta, sem envio. Mas ele reconstrói texto, enquanto o Word exporta páginas. Sempre que a aparência do arquivo é parte do trabalho dele, deixe o Word fazer a exportação.

• O documento tem fotos, gráficos, caixas de texto ou colunas, como um CV, um folheto ou uma tese com figuras. Use o comando Salvar como ou Exportar do Word com PDF como formato.
• Alguém precisa imprimi-lo exatamente como você vê, por exemplo um formulário ou um certificado. Exporte a partir do Word no mesmo tamanho de papel para o qual você diagramou.
• O arquivo já mora no Google Docs. Baixar uma cópia PDF de lá conserva mais do layout que converter um DOCX exportado aqui.
• Você tem vários arquivos Word para entregar como um PDF só. Converta um por vez, ou exporte cada um a partir do Word, depois una os resultados com Unir PDF. O guia de vários arquivos percorre esse trabalho.
• A política do seu empregador diz que documentos de trabalho só podem ser tratados em software de computador aprovado. O PDFGym nunca envia arquivos, mas a regra continua valendo, então siga-a ou fale com o TI.

E se o PDF pronto está pesado demais para enviar, Comprimir PDF aceita um objetivo de tamanho e pousa abaixo dele. No caminho contrário, de PDF de volta para texto editável, o trabalho é do PDF para Word.