Unir vários arquivos Word num só PDF

Quatro autores, uma vaga de envio

Pense na Diana, que coordena um pedido de subvenção comunitária para sexta às 17h. O portal da fundação aceita exatamente um PDF. Ela tem quatro arquivos Word de três colegas: carta-apresentacao.docx (2 páginas), plano-do-projeto.docx (12 páginas), notas-do-orcamento.docx (5 páginas, com um gráfico) e equipe-bios.docx (3 páginas). Cada um se escreveu num modelo diferente, e cada rodapé começa contando do 1.

Copiar tudo para um documento significaria conciliar três conjuntos de estilos uma hora antes do prazo. Virar cada arquivo em PDF e depois unir as páginas evita essa briga: nada muda de posição, e as 22 páginas saem na ordem que ela escolhe.

Três caminhos dos DOCX a um só PDF

O caminho certo depende de duas perguntas: o layout está final, e você tem Word (ou outro editor de texto completo) no computador da frente?

O caso de Diana aponta para a primeira linha. Os arquivos estão finais, e o gráfico nas notas do orçamento precisa ficar visível, o que exclui uma conversão que prioriza o texto.

Passo a passo: Word dentro, um PDF fora

1. Abra cada documento e salve uma cópia em PDF com o comando Salvar Como ou Exportar do Word, escolhendo PDF como formato. O Google Docs com sua opção de baixar em PDF e o LibreOffice Writer (Arquivo, Exportar como, Exportar como PDF) fazem o mesmo trabalho. Sem nenhum deles, passe cada DOCX pelo conversor Word para PDF do PDFGym; ele pega um documento por vez e chama o PDF pelo nome do DOCX.
2. Dê às exportações nomes que mostram a posição, como 01-carta-apresentacao.pdf e 02-plano-do-projeto.pdf, para definir a sequência sem abrir cada um.
3. Abra o Unir PDF e aperte Escolher PDF, ou solte todas as exportações na página. Ele precisa de ao menos dois arquivos. Eles se leem na aba do navegador e nunca se enviam.
4. Arrume a lista com os botões de seta ao lado de cada arquivo. De cima para baixo é a ordem das páginas no resultado.
5. Aperte Unir PDF. O arquivo novo se reabre e se compara com as fontes: a contagem de páginas, o tamanho de cada página e o texto selecionável de cada página precisam bater, senão nenhum download se oferece.
6. Salve o resultado. Ele se chama pelo primeiro arquivo com -merged junto, então renomeie para o que o destinatário espera, por exemplo pedido-subvencao-ribeira.pdf.

Uma contagem de páginas em vez de quatro

Como cada parte se numerava, o arquivo unido de Diana diz 1, 2, depois 1 a 12, depois 1 a 5, e assim por diante. Esses dígitos estão impressos nas páginas, e a união copia páginas exatamente, então eles chegam como estavam.

Abra o arquivo unido no Adicionar números de página, escolha a numeração de páginas, pegue um estilo como "Página 1 de 22" e ponha numa das nove posições. O número segue a página física, então se você pula a capa com o seletor de páginas, o primeiro número visível é 2.

Os números velhos ficam onde estão. Ou tire o campo de número de cada rodapé do Word antes de exportar, ou ponha a contagem nova num canto que a velha nunca usou.

O que o arquivo unido guarda e o que ele solta

Conteúdo de página viaja intacto: o texto segue selecionável e cada página guarda as dimensões que tinha na fonte. Coisas que ficam acima das páginas são outra história. Favoritos que o Word fez a partir de títulos, campos interativos, rótulos de página personalizados, anexos e links nomeados podem não vir junto. O Unir PDF olha cada arquivo antes de unir e põe um aviso ao lado de qualquer um que carrega eles.

As propriedades do documento começam vazias, então nenhum título ou autor de qualquer parte vai parar no resultado. Uma exportação protegida por senha é recusada; tire a senha dela antes. Espere o tamanho de mais ou menos a soma das partes. Se o portal põe um teto, o Comprimir PDF aceita uma meta em KB ou MB.

Deslizes que aparecem depois do envio

Exportar um intervalo de páginas em vez do arquivo todo. Um intervalo de impressão esquecido solta quieto a última página de uma parte. Exporte o documento inteiro e olhe a página final de cada PDF antes de unir.

Misturar A4 e Carta. Colegas em países diferentes costumam ter padrões de papel diferentes, e a união guarda o tamanho de cada página, então o resultado muda de forma no meio. Ponha o mesmo tamanho de papel na configuração de página de cada documento e exporte de novo.

Alterações controladas impressas no PDF. Se um documento está para mostrar marcação, a exportação pode incluir as edições coloridas e balões de comentário. Aceite ou rejeite as mudanças, ou mude a visão para não mostrar marcação, antes de salvar o PDF.

Uma parte no lugar errado. Você não precisa começar do zero. Mova as páginas no Organizar páginas, depois carimbe os números corridos por último, quando a ordem estiver definida.

Quando é melhor ficar dentro do Word

• O texto vai seguir mudando. Uma tese com capítulos ainda em revisão é mais fácil de manter como um documento Word só, que você exporta bem no fim.
• Você precisa de sumário ou referências cruzadas que atravessam cada parte. Só um documento único gera esses, e o Word no Windows também vira títulos em favoritos do PDF quando exporta.
• Sua empresa produz PDFs oficiais a partir de um modelo ou sistema de documentos, como em licitações. Pergunte para quem cuida desse modelo em vez de montar o arquivo à mão.
• A política diz que certos documentos só se mexem em programa de mesa aprovado. O PDFGym nunca envia arquivos, mas a regra ainda vale, então siga ela ou fale com o TI.