Mehrere Word-Dateien zu einem PDF zusammenfügen

Vier Autoren, ein Upload-Platz

Stell dir Dana vor, die einen Förderantrag für einen Bürgerverein koordiniert, fällig am Freitag um 17 Uhr. Das Portal des Förderers nimmt genau ein PDF an. Sie hat vier Word-Dateien von drei Kolleginnen und Kollegen: anschreiben.docx (2 Seiten), projektplan.docx (12 Seiten), budget-erlaeuterung.docx (5 Seiten, mit Diagramm) und team.docx (3 Seiten). Jede wurde mit einer anderen Vorlage geschrieben, und jede Fußzeile beginnt bei 1 zu zählen.

Alles in ein Dokument zu kopieren hieße, eine Stunde vor der Frist drei Sätze Formatvorlagen abzugleichen. Jede Datei in ein PDF zu verwandeln und dann die Seiten zusammenzufügen, umgeht diesen Kampf ganz: Nichts bricht neu um, und die 22 Seiten kommen in der Reihenfolge heraus, die sie wählt.

Drei Wege von DOCX-Dateien zu einem einzigen PDF

Der richtige Weg hängt von zwei Fragen ab: Ist das Layout endgültig, und hast du Word (oder eine andere vollwertige Textverarbeitung) auf dem Rechner vor dir?

Danas Fall zeigt auf die erste Zeile. Die Dateien sind fertig, und das Diagramm in der Budget-Erläuterung muss sichtbar bleiben, was eine textorientierte Umwandlung ausschließt.

Schritt für Schritt: Word-Dateien rein, ein PDF raus

1. Öffne jedes Dokument und speichere mit Speichern unter oder Exportieren in Word eine PDF-Kopie, mit PDF als Format. Google Docs mit der Option zum Herunterladen als PDF und LibreOffice Writer (Datei, Exportieren als, Als PDF exportieren) erledigen dasselbe. Steht nichts davon zur Verfügung, schick jede DOCX durch den Umwandler Word zu PDF von PDFGym; er verarbeitet ein Dokument pro Durchgang und benennt das PDF nach der DOCX.
2. Gib den Exporten Namen, die ihre Position zeigen, etwa 01-anschreiben.pdf und 02-projektplan.pdf, damit du die Reihenfolge festlegen kannst, ohne jede Datei zu öffnen.
3. Öffne PDF zusammenfügen und drück PDF wählen oder zieh alle Exporte auf die Seite. Es braucht mindestens zwei Dateien. Sie werden im Browser-Tab gelesen und nie hochgeladen.
4. Ordne die Liste mit den Pfeilschaltflächen neben jeder Datei. Von oben nach unten ist die Seitenreihenfolge des Ergebnisses.
5. Drück PDF zusammenfügen. Die neue Datei wird erneut geöffnet und mit den Quellen verglichen: Seitenzahl, Größe jeder Seite und der markierbare Text auf jeder Seite müssen übereinstimmen, sonst gibt es keinen Download.
6. Speichere das Ergebnis. Es ist nach der ersten Datei benannt, mit angehängtem -merged, benenne es also so um, wie der Empfänger es erwartet, etwa foerderantrag-buergerverein.pdf.

Eine Seitenzählung statt vier

Weil jeder Teil sich selbst nummeriert hat, liest sich Danas zusammengefügte Datei 1, 2, dann 1 bis 12, dann 1 bis 5 und so weiter. Diese Ziffern sind auf die Seiten gedruckt, und das Zusammenfügen kopiert Seiten exakt, sie kommen also an, wie sie waren.

Öffne die zusammengefügte Datei in Seitenzahlen hinzufügen, wähle Seitenzahlen, nimm einen Stil wie „Seite 1 von 22“ und setz ihn in eine der neun Positionen. Die Zahl folgt der physischen Seite: Lässt du das Deckblatt mit der Seitenauswahl aus, ist die erste sichtbare Zahl die 2.

Die alten Zahlen bleiben, wo sie sind. Entferne entweder vor dem Export das Seitenzahlenfeld aus jeder Word-Fußzeile oder setz die neue Zählung in eine Ecke, die die alte nie benutzt hat.

Was die zusammengefügte Datei behält und was sie verliert

Der Seiteninhalt reist unverändert: Text bleibt markierbar, und jede Seite behält die Maße, die sie in ihrer Quelle hatte. Was über den Seiten liegt, ist eine andere Sache. Lesezeichen, die Word aus Überschriften erzeugt hat, interaktive Formularfelder, eigene Seitenbeschriftungen, Anhänge und benannte Verknüpfungen kommen womöglich nicht mit. PDF zusammenfügen sieht sich jede Datei vor dem Zusammenfügen an und setzt einen Hinweis neben jede, die so etwas trägt.

Die Dokumenteigenschaften beginnen leer, kein Titel und kein Autor eines Teils landet also im Ergebnis. Ein passwortgeschützter Export wird abgelehnt; entferne zuerst sein Passwort. Rechne damit, dass die Größe ungefähr der Summe der Teile entspricht. Setzt das Portal eine Obergrenze, nimmt PDF komprimieren ein Ziel in KB oder MB an.

Patzer, die erst nach dem Absenden auffallen

Einen Seitenbereich statt der ganzen Datei exportieren. Ein übrig gebliebener Druckbereich lässt still die letzte Seite eines Teils weg. Exportiere das ganze Dokument und wirf vor dem Zusammenfügen einen Blick auf die letzte Seite jedes PDFs.

A4 und Letter mischen. Kollegen in verschiedenen Ländern haben oft verschiedene Papiervorgaben, und das Zusammenfügen behält die Größe jeder Seite, das Ergebnis ändert also mittendrin seine Form. Stell in der Seiteneinrichtung jedes Dokuments dieselbe Papiergröße ein und exportiere neu.

Nachverfolgte Änderungen im PDF mitgedruckt. Ist ein Dokument so eingestellt, dass es Markups zeigt, kann der Export die farbigen Änderungen und Kommentarblasen enthalten. Nimm die Änderungen an oder lehne sie ab, oder stell die Ansicht auf ohne Markup, bevor du das PDF speicherst.

Ein Teil an der falschen Stelle. Du musst nicht von vorn anfangen. Verschieb die Seiten in Seiten sortieren und stempel die durchgehenden Zahlen erst zum Schluss, wenn die Reihenfolge steht.

Wann du besser in Word bleibst

• Der Text ändert sich weiter. Eine Abschlussarbeit, deren Kapitel noch überarbeitet werden, lässt sich leichter als ein Word-Dokument pflegen, das du ganz am Ende exportierst.
• Du brauchst ein Inhaltsverzeichnis oder Querverweise über alle Teile. Die kann nur ein einziges Dokument erzeugen, und Word unter Windows kann beim Export auch Überschriften in PDF-Lesezeichen verwandeln.
• Deine Organisation erzeugt offizielle PDFs aus einer festen Vorlage oder einem Dokumentsystem, wie bei Ausschreibungsangeboten. Frag den Verantwortlichen für diese Vorlage, statt die Datei von Hand zusammenzusetzen.
• Eine Richtlinie sagt, dass bestimmte Dokumente nur in zugelassener Desktop-Software bearbeitet werden dürfen. PDFGym lädt nie Dateien hoch, aber die Regel gilt trotzdem, halte dich also daran oder frag die IT.