Mehrere PDFs in einen Upload mit Größenlimit bringen

Fünf Dokumente, ein 5-MB-Portal und Abgabe um Mitternacht

Priya reicht einen Forschungsantrag ein. Das Portal des Förderers hat ein Upload-Feld, nimmt ein einziges PDF an, und im Kleingedruckten steht „maximal 5 MB“. Ihre Teile sind ein 14-seitiger Antrag aus Word mit 1,2 MB, eine einseitige Budgettabelle mit 300 KB, ein zweiseitiger Lebenslauf mit 250 KB und zwei Empfehlungsschreiben, die ihre Gutachter auf Papier unterschrieben und mit dem Handy fotografiert haben, eines mit 8 MB und eines mit 6 MB. Zusammen sind das fast 16 MB, dreimal so viel wie erlaubt, und das Portal schließt um Mitternacht.

Ihr erster Impuls: jede Datei so lange komprimieren, bis die fünf Zahlen zusammen unter 5 MB liegen. Das funktioniert schlecht. Sie müsste fünf Ziele raten, der Antrag hat kaum etwas herzugeben, und die Briefe würden später noch einmal zusammengepresst, wenn die Summe doch zu hoch wäre. Ein Zusammenfügen und ein Komprimierungsdurchgang lösen das mit einer einzigen Entscheidung: welche Zahl sie eintippt.

Warum Zusammenfügen vor dem Komprimieren kommt

Zusammenfügen ändert das Gewicht einer Seite nicht. Die verbundene Datei ist ungefähr die Summe dessen, was hineinging, plus oder minus ein wenig Struktur, durch diesen ersten Schritt geht also nichts verloren. Komprimierung ist der Schritt, der Bilder verändert, und sie arbeitet am besten, wenn sie alles auf einmal sieht: Sie kann ihre Mühe auf die zwei schweren Briefe verwenden und die leichten Textseiten in Ruhe lassen, ohne dass du ein Budget auf fünf Dateien verteilen musst.

Die umgekehrte Reihenfolge kostet außerdem Qualität. Ein Brief, der allein komprimiert und dann im Bündel noch einmal komprimiert wird, durchläuft die Bildkodierung zweimal, und jede Runde macht Fotos etwas weicher.

Zwei Durchgänge in PDFGym

1. Öffne PDF zusammenfügen und füge alle fünf Dateien hinzu. Jede erscheint mit Seitenzahl und Größe.
2. Stell mit den Pfeilen nach oben und unten die Reihenfolge ein, die die Gutachter erwarten: Antrag, Budget, Lebenslauf, dann die beiden Briefe.
3. Drück auf die Schaltfläche zum Zusammenfügen. Das Ergebnisfeld zeigt die gesamte Seitenzahl und die Größe der verbundenen Datei neben der Größe der Originale. Lade die Datei herunter; sie heißt wie das erste Dokument mit angehängtem „-merged“.
4. Öffne PDF komprimieren und wähle die verbundene Datei.
5. Tipp dein Ziel ins Feld für die genaue Größe und wähle MB oder KB. Für ein Portal mit 5 MB tippst du 4,7 MB (warum, erklärt der nächste Abschnitt).
6. Drück auf Komprimieren. Mehrere Methoden treten gegeneinander an, und jeder Kandidat wird zurückgelesen und sein Text mit der Quelle verglichen, bevor einer angeboten wird.
7. Lies das Ergebnis und schau dir die Vorschau an. Passt beides, lade die Datei herunter, die „-compressed“ im Namen trägt, und lade genau diese hoch.

Aus dem Limit des Portals die Zahl machen, die du eintippst

PDFGym zählt ein Kilobyte als 1.024 Bytes, 200 KB bedeuten also eine Obergrenze von 204.800 Bytes. Viele Upload-Formulare zählen dagegen 1.000 Bytes pro Kilobyte, was ihre Grenze in Kilobyte um etwa 2,3 % und in Megabyte um fast 5 % strenger macht. Eine etwas niedrigere Zahl deckt beide Zählweisen ab. Die Werte unten sind reine Rechnung.

Jedes vorgeschlagene Ziel liegt unter der strengen Lesart, die Datei kommt also durch, egal wie das Portal misst. Gilt das Limit für eine E-Mail statt für ein Formular, peil noch tiefer an, weil Anhänge unterwegs um etwa ein Drittel wachsen; die Anleitung zum Senden zweier PDFs als ein Anhang rechnet diesen Fall durch.

Den schweren Teil finden, bevor du alles zusammenpresst

In einem Bündel wie Priyas steckt fast das ganze Gewicht in wenigen Seiten, meist den fotografierten. Warum ist mein PDF so groß zeigt, welche Seiten, Bilder und Schriften die Bytes tragen, ohne die Datei zu verändern; so weißt du, ob die Komprimierung deine Zahl erreichen kann oder ob etwas weg muss.

Ist ein Brief ein Handyfoto eines einzelnen Blatts mit 4.000 Pixeln Kantenlänge, kann es einfacher sein, den Gutachter um ein gescanntes PDF zu bitten. Ist ein Teil nur Füllstoff, etwa ein doppeltes Deckblatt oder ein Anhang, den der Förderer nicht verlangt hat, spart das Entfernen mit Seiten sortieren mehr als jede Einstellung.

Fehler, die dich einen zweiten Durchgang kosten

• Das Limit selbst als Ziel eintippen. Eine Datei mit 4,99 MB nach der Zählung von PDFGym kann für ein Portal trotzdem über 5 MB liegen. Lass den Puffer aus der Tabelle.
• Die Seitenreihenfolge nach dem Komprimieren korrigieren. Die komprimierte Datei umzustellen heißt, sie neu zu schreiben. Prüf die Reihenfolge in der verbundenen Datei vor dem Komprimierungsdurchgang.
• Die falsche Kopie hochladen. Nach zwei Durchgängen hast du drei Versionen. Lade die mit „-compressed“ am Ende hoch und lösche oder archiviere den Rest, sobald die Einreichung bestätigt ist.
• Eine gesperrte Quelldatei. Das Werkzeug zum Zusammenfügen lehnt PDFs mit Passwortschutz ab. Entferne das Passwort zuerst mit dem Werkzeug zum Entsperren, mit dem Passwort, das du schon hast.
• Das Ergebnis ignorieren, wenn es danebenliegt. Bleibt das Ergebnis über dem Ziel, sagt es, um wie viel, und bietet einen weiteren Durchgang an, der Seitenbilder kleiner neu zeichnet, mit weicheren Fotos als Preis. Nimm ihn an oder streich stattdessen Seiten.

Wann eine einzige zusammengepresste Datei das falsche Ziel ist

Lies die Upload-Hinweise zweimal. Viele Portale bieten ein Feld pro Dokument; dann muss jeder Teil nur sein eigenes Limit einhalten, und das braucht vielleicht gar keine Komprimierung. Feine Details können auch ein Grund sein aufzuhören: Ein Lageplan oder ein Diagramm mit winziger Beschriftung kann unleserlich werden, wenn Seitenbilder stark gedrückt werden, und ein Gutachter, der es nicht lesen kann, ist schlimmer als eine höfliche Nachfrage, ob eine größere Datei in Ordnung ist.

Ein PDF mit gültiger digitaler Signatur sollte als eigene Datei reisen, weil die Signatur nicht gültig bleibt, wenn seine Seiten in ein neues Dokument kopiert werden. Und wenn der Förderer Links annimmt, umgeht ein geteilter Cloud-Ordner die Grenze ganz.