Ein PDF in ein Word-Dokument einfügen

Ein Anhang zur Masterarbeit und eine Frist am Freitag

Tomás schreibt die letzten Seiten seiner Masterarbeit in masterarbeit-entwurf.docx. Sein Betreuer will den Entwurf bis Freitag, vollständig mit zwei Anhängen, die es nur als PDF gibt: ethikvotum.pdf, ein zweiseitiger unterschriebener Brief der Ethikkommission der Universität, und interview-codebuch.pdf, ein 38-seitiges Nachschlagedokument, in das ein Leser vielleicht hineinschaut, das er aber nicht von vorn bis hinten liest. Später erwartet die Bibliothek die endgültige Fassung als ein einziges PDF.

Diese beiden Dateien brauchen eine unterschiedliche Behandlung. Das Ethikvotum muss auf der Seite sichtbar sein, gedruckt wie am Bildschirm, weil die Prüfer die Unterschrift kontrollieren. Das Codebuch muss nur erreichbar sein. Und weil die endgültige Abgabe ein PDF ist, gibt es eine dritte Möglichkeit, die das Verschachteln von Dateien in Word ganz vermeidet. Jeder Weg liefert etwas anderes, deshalb endet dieselbe Aufgabe in so unterschiedlichen Ergebnissen.

Was jeder Weg in deinem Dokument hinterlässt

Schau vor der Wahl, was der Leser tatsächlich bekommt. Diesen Vergleich hat Tomás genutzt:

Für Tomás fiel die Antwort zweigeteilt aus: Seitenbilder für das Ethikvotum, ein Symbol für das Codebuch im Entwurf und Anhängen für das endgültige Exemplar der Bibliothek.

Die Seiten als Bilder in deinem Text zeigen

Das Werkzeug PDF zu Bildern rendert die Seiten im Browser-Tab; die Datei wird nirgendwohin hochgeladen. Danach behandelt Word jede Seite wie jedes Foto, das du einfügst:

1. Öffne das Werkzeug und wähle ethikvotum.pdf. Es zeigt Dateinamen, Seitenzahl und Größe an, damit du bestätigen kannst, dass du das richtige Dokument erwischt hast.
2. Leg Format und Auflösung fest. JPG mit 150 DPI ist vorausgewählt und passt zu Seiten, die vor allem aus Fotos bestehen. Für einen Brief mit kleiner Schrift und Unterschrift wechsle zu PNG, das Kanten scharf hält. Nimm 300 DPI, wenn die Arbeit gedruckt und gebunden wird, und 96 DPI nur für etwas, das eilig am Bildschirm gelesen wird.
3. Wähle die Seiten. „Alle Seiten“ ist voreingestellt; für einen Teil einer längeren Datei wähle „Seiten wählen“ und tipp etwa 2 oder 1, 3-5 ein.
4. Klicke auf Bilder exportieren und lade das Ergebnis herunter. Jedes Bild wird erneut geöffnet und seine Pixelmaße werden mit der gewählten Auflösung abgeglichen. Eine Seite kommt als einzelne Datei an, zum Beispiel ethikvotum-page-001.png; mehrere Seiten kommen als ethikvotum-images.zip mit nummerierten Dateien, die ihre Reihenfolge behalten.
5. Setz in Word den Cursor unter die Überschrift des Anhangs, nutz auf der Registerkarte Einfügen den Befehl Bilder und füge die Bilder der Reihe nach ein. Öffne neben jedem Bild die Layoutoptionen und wähle Mit Text in Zeile, damit die Seite mit dem umgebenden Text wandert, statt frei zu schweben.

Eine A4-Seite bei 300 DPI hat 2480 mal 3508 Pixel, viel breiter als eine Textspalte, Word verkleinert sie also auf die Seitenränder. Das ist in Ordnung: Gerade die zusätzlichen Pixel halten Unterschrift und Briefkopf auf Papier scharf.

Die ganze Datei hinter einem Symbol

Für das Codebuch braucht der Entwurf nur einen Zugang. Geh in Word für Windows auf die Registerkarte Einfügen und öffne in der Gruppe Text den Befehl Objekt. Such auf der Registerkarte Aus Datei erstellen die Datei interview-codebuch.pdf, lass Mit Datei verknüpfen deaktiviert, damit eine vollständige Kopie in das Dokument wandert, und aktiviere Als Symbol anzeigen. Über die Schaltfläche zum Ändern des Symbols kannst du den Dateinamen unter dem Symbol durch eine Beschriftung wie „Anhang D: Interview-Codebuch (PDF, 38 Seiten)“ ersetzen. Word für Mac hat ebenfalls einen Objekt-Befehl, aber sein Dialog ist anders aufgebaut.

Die eingebettete Kopie vergrößert die .docx-Datei ungefähr um ihre eigene Größe. Ein 38-seitiges eingescanntes Codebuch wiegt schnell mehrere Megabyte, schick es also zuerst durch das Werkzeug zum Komprimieren, wenn das Dokument per E-Mail rausgeht. Ohne die Symbol-Option zeigt Word meist eine Vorschau der ersten Seite, die Leser oft für das ganze Dokument halten.

Ist die endgültige Fassung ein PDF, anhängen statt verschachteln

Ist das Ziel ein PDF, wie bei Tomás' Abgabe in der Bibliothek, nützt ein Symbol in Word nichts: Nach dem Export tut es nichts mehr. Speichere eine Kopie des Word-Dokuments als PDF und verbinde sie dann im Werkzeug zum Zusammenfügen mit den Anhängen in dieser Reihenfolge: Arbeit, Ethikvotum, Codebuch. Die angehängten Seiten behalten ihre Originalqualität, und Text, der in der Quelle markierbar war, bleibt markierbar.

Zwei Details solltest du prüfen. Hat dein PDF-Export aus den Word-Überschriften Lesezeichen erzeugt, sagt dir das Werkzeug vor dem Start, dass sie eventuell nicht in die neue Datei übernommen werden. Und die Seitenzahlen von Word enden dort, wo die Arbeit endet, die Anhänge behalten also ihre bisherige Nummerierung. Die Anleitung zum Verbinden mehrerer Word-Dateien zu einem PDF behandelt die Export-Seite ausführlicher.

Probleme, die auf dem Bildschirm von jemand anderem auftauchen

• Der Anhang sieht gedruckt unscharf aus. Die Seite wurde mit 96 DPI exportiert. Exportiere sie erneut mit 300 DPI und ersetze das Bild.
• Ein Bild ist nach einer Änderung auf die nächste Seite gesprungen. Es hatte einen Textumbruch, der es schweben lässt. Stell es auf Mit Text in Zeile um.
• Das Symbol öffnet beim Leser nichts. Das Objekt war mit einer Datei auf deinem eigenen Laufwerk verknüpft statt eingebettet. Füge es erneut ein und lass Mit Datei verknüpfen deaktiviert.
• Das Dokument lässt sich nicht versenden. Ein eingebetteter Scan hat die .docx-Datei zu groß für das Postfach gemacht. Komprimiere das PDF und bette dann die kleinere Kopie ein.
• Zwanzig Seiten Bilder, die niemand durchsuchen kann. Lange Dokumente als Bilder frustrieren Leser und Screenreader gleichermaßen. Bette sie lieber ein oder häng sie an und zeig nur die Seite als Bild, die man sehen muss.

Wann Word oder der Verfasser die bessere Quelle ist

Musst du tatsächlich ändern, was im PDF steht, helfen weder Bilder noch Objekte. Word kann viele PDFs direkt öffnen und in bearbeitbaren Text umwandeln, wobei das Layout neu aufgebaut wird; die Anleitung PDF zu Word vergleicht das mit dem Umwandeln im Browser. Hat ein Kollege das PDF aus einer Word-Datei erstellt, ist der schnellste Weg oft, nach der .docx-Datei zu fragen und den Inhalt mitsamt Formatvorlagen herüberzukopieren.

Word für das Web und die Handy-Apps bieten nicht den vollständigen Objekt-Dialog, in einem gemeinsam genutzten Online-Dokument funktionieren daher Seitenbilder oder ein einfacher Link auf die Datei besser. Und verbietet deine Einrichtung Web-Werkzeuge für Patientenakten oder Personalunterlagen, braucht der Weg über das Objekt nichts außer Word selbst. Für die Tabellen-Variante dieser Aufgabe siehe ein PDF in Excel einfügen.