Menambahkan PDF ke dokumen Word

Lampiran tesis dan tenggat hari Jumat

Tomás sedang merampungkan tesis masternya di file thesis-draft.docx. Dosen pembimbingnya meminta draf tersebut hari Jumat, lengkap dengan dua lampiran yang hanya tersedia dalam bentuk PDF: ethics-approval.pdf, surat persetujuan dua halaman bertanda tangan dari komite etik universitas, dan interview-codebook.pdf, dokumen rujukan 38 halaman yang mungkin akan dibuka pembaca untuk mengecek detail tertentu tetapi tidak dibaca dari awal sampai akhir. Nantinya, perpustakaan kampus mewajibkan versi akhir dikumpulkan sebagai satu file PDF utuh.

Kedua file itu membutuhkan perlakuan yang berbeda. Surat persetujuan harus tampak langsung di halaman, baik saat dicetak maupun di layar, karena penguji akan memeriksa tanda tangannya. Buku kode wawancara cukup bisa diakses saat diperlukan. Dan karena pengumpulan akhirnya berupa PDF, ada cara ketiga yang menghindari penyarangan file di dalam Word sama sekali. Setiap cara menghasilkan sesuatu yang berbeda, sehingga permintaan yang terdengar sama bisa berujung pada hasil yang sangat berlainan.

Hasil yang ditinggalkan setiap cara di dokumen Anda

Sebelum memilih, perhatikan apa yang sebenarnya diterima pembaca. Berikut perbandingan yang dipakai Tomás:

Bagi Tomás, solusinya terbagi dua: gambar halaman untuk surat persetujuan, ikon untuk buku kode wawancara pada file draf, serta penggabungan langsung untuk salinan akhir yang diserahkan ke perpustakaan.

Menampilkan halaman sebagai gambar di dalam teks Anda

Alat PDF ke Gambar me-render halaman di dalam tab browser Anda; file tidak diunggah ke mana pun. Sesudah itu, Word memperlakukan setiap halaman seperti foto biasa yang Anda sisipkan:

1. Buka alat tersebut lalu pilih ethics-approval.pdf. Alat menampilkan nama file, jumlah halaman, dan ukurannya, sehingga Anda bisa memastikan dokumen yang dipilih sudah benar.
2. Atur format dan resolusinya. JPG pada 150 DPI terpilih secara bawaan dan cocok untuk halaman yang didominasi foto. Untuk surat dengan tulisan kecil dan tanda tangan, ganti ke PNG agar tepi huruf tetap tajam. Pilih 300 DPI jika tesis akan dicetak dan dijilid, dan gunakan 96 DPI hanya untuk bacaan cepat di layar.
3. Pilih halaman yang akan diekspor. "Semua halaman" adalah pengaturan bawaan; untuk mengambil sebagian dari file panjang, pilih "Pilih halaman" lalu ketik nomor seperti 2 atau 1, 3-5.
4. Ekspor lalu unduh. Setiap gambar dibuka kembali dan ukuran pikselnya diperiksa terhadap resolusi yang Anda pilih. Satu halaman tiba sebagai satu file, misalnya ethics-approval-page-001.png; beberapa halaman tiba sebagai ethics-approval-images.zip berisi file bernomor yang menjaga urutannya.
5. Di Word, letakkan kursor di bawah judul lampiran, gunakan perintah Gambar pada tab Sisipkan, lalu masukkan gambar secara berurutan. Buka Opsi Tata Letak di samping setiap gambar dan pilih Sejajarkan dengan Teks, agar halaman bergerak mengikuti teks di sekitarnya dan tidak mengambang sendiri.

Satu halaman A4 pada 300 DPI berukuran 2480 kali 3508 piksel, jauh lebih lebar daripada kolom teks, sehingga Word mengecilkan tampilannya agar pas di dalam margin. Itu tidak masalah: piksel ekstra itulah yang menjaga tanda tangan dan kop surat tetap tajam di atas kertas.

Menyimpan seluruh file di balik sebuah ikon

Untuk buku kode wawancara, draf tesis hanya memerlukan pintu masuk ke file tersebut. Di Word untuk Windows, buka tab Sisipkan lalu klik Objek di grup Teks. Pada tab Buat dari File, cari file interview-codebook.pdf, biarkan kotak Tautkan ke file tidak dicentang agar salinan utuh tersimpan di dalam dokumen, lalu centang Tampilkan sebagai ikon. Tombol Ubah Ikon memungkinkan Anda mengganti nama file di bawah ikon dengan keterangan seperti "Lampiran D: buku kode wawancara (PDF, 38 halaman)". Word untuk Mac juga memiliki perintah Objek, tetapi kotak dialognya disusun sedikit berbeda.

Salinan yang disematkan menambah ukuran file .docx kira-kira sebesar ukuran PDF itu sendiri. Buku kode hasil pindaian sepanjang 38 halaman bisa dengan mudah berbobot beberapa megabita, jadi jalankan dulu melalui alat kompres jika dokumen akan dikirim lewat email. Tanpa opsi ikon, Word biasanya hanya menampilkan pratinjau halaman pertama, yang sering dikira pembaca sebagai keseluruhan isi dokumen.

Jika hasil akhirnya berupa PDF, gabungkan di akhir alih-alih menyarangkan

Ketika tujuan akhirnya adalah PDF, seperti pengumpulan tesis Tomás ke perpustakaan, ikon di dalam Word tidak ada gunanya: ikon itu tidak bisa diklik begitu dokumen diekspor menjadi PDF. Simpan salinan dokumen Word sebagai PDF, lalu satukan dengan lampiran-lampirannya di alat gabung sesuai urutan ini: tesis, surat persetujuan, buku kode. Halaman yang ditambahkan di belakang tetap mempertahankan kualitas aslinya, dan teks yang bisa dipilih pada sumber tetap bisa dipilih.

Ada dua detail yang perlu diperiksa. Jika ekspor PDF Anda membuat bookmark dari judul bab Word, alat gabung akan memberi tahu Anda sebelum berjalan bahwa bookmark tersebut mungkin tidak ikut terbawa ke file baru. Selain itu, nomor halaman dari Word berhenti di halaman terakhir tesis, sehingga lampiran tetap memakai penomoran aslinya masing-masing. Panduan menggabungkan beberapa dokumen Word menjadi satu PDF membahas sisi ekspor ini secara lebih rinci.

Masalah yang baru terlihat di layar orang lain

• Lampiran tampak buram saat dicetak. Halaman diekspor pada 96 DPI. Ekspor ulang pada 300 DPI lalu ganti gambarnya.
• Gambar melompat ke halaman berikutnya sesudah teks diedit. Gambar diatur ke gaya pembungkusan yang membuatnya mengambang. Ubah pengaturannya menjadi Sejajarkan dengan Teks.
• Ikon tidak membuka apa-apa di perangkat pembaca. Objek ditautkan ke file di penyimpanan lokal komputer Anda, bukan disematkan. Sisipkan ulang dengan membiarkan kotak Tautkan ke file tidak dicentang.
• Dokumen gagal dikirim lewat email. Pindaian yang disematkan membuat ukuran .docx terlalu besar untuk kotak surat. Kompres PDF-nya lebih dulu, baru sematkan salinan yang lebih kecil.
• Dua puluh halaman gambar yang tidak bisa dicari teksnya. Dokumen panjang dalam bentuk gambar menyulitkan pembaca maupun pembaca layar. Sematkan atau gabungkan di akhir sebagai gantinya, dan jadikan gambar hanya untuk halaman yang memang harus langsung terlihat.

Saat Word, atau penulis aslinya, menjadi jalur yang lebih tepat

Jika Anda sebenarnya perlu mengedit isi tulisan di dalam PDF, baik gambar halaman maupun objek tidak akan membantu. Word dapat membuka banyak PDF secara langsung dan mengubahnya menjadi teks yang bisa diedit, meskipun tata letaknya dibangun ulang; panduan mengonversi PDF ke Word membandingkan cara tersebut dengan konversi di browser. Jika rekan kerja membuat PDF itu dari file Word, langkah tercepat sering kali adalah meminta file .docx aslinya lalu menyalin isinya beserta gaya formatnya.

Word versi web dan aplikasi HP tidak menyediakan kotak dialog Objek secara lengkap, sehingga pada dokumen online bersama, cara gambar halaman atau tautan biasa ke file bekerja lebih baik. Dan jika institusi Anda melarang penggunaan alat web untuk rekam medis atau dokumen kepegawaian, cara Objek sama sekali tidak membutuhkan alat di luar Word itu sendiri. Untuk tugas serupa di lembar kerja spreadsheet, lihat panduan menyisipkan PDF ke Excel.