Mendapatkan sertifikat penandatanganan dan menggunakannya pada PDF
Tanda tangan digital dibuat menggunakan sertifikat, yaitu file yang mengikat kunci privat ke nama Anda dan diterbitkan oleh pihak yang sudah dipercaya oleh perangkat lunak penerima. Dapatkan sertifikat dari tempat kerja Anda, otoritas sertifikat, atau fitur penandatanganan pada kartu identitas nasional, selesaikan seluruh perubahan isi PDF lebih dulu, lalu tanda tangani di perangkat lunak yang mendukung sertifikat seperti Adobe Acrobat Reader. PDFGym menyiapkan filenya, tetapi tidak membubuhkan tanda tangan berbasis sertifikat.
Laporan yang harus diterima dengan identitas penandatangan yang terverifikasi
Lena adalah seorang insinyur struktur lepas. Laporan inspeksi perluasan gudang yang ia susun,
inspection_report_14B.pdf, harus masuk ke portal dinas tata kota paling lambat hari Jumat, dan
petunjuk di portal menyebutkan bahwa dokumen wajib dilengkapi tanda tangan berbasis sertifikat atas nama insinyur penanggung jawab. Halaman
hasil pindaian berisi tanda tangan basah akan ditolak. Ia memiliki kartu identitas nasional yang menurut informasi dapat dipakai untuk
menandatangani dokumen, tetapi ia belum pernah menggunakannya untuk keperluan tersebut, sedangkan laporannya masih memiliki dua lampiran yang harus disatukan.
Pekerjaannya terbagi menjadi tiga tahap: memilih sertifikat yang dipercaya oleh instansi penerima, memastikan file PDF sudah benar-benar final, lalu membubuhkan tanda tangan di langkah paling akhir. Urutan pengerjaan yang terbalik adalah penyebab paling umum gagalnya verifikasi tanda tangan di sisi penerima.
Dari mana sertifikat Anda bisa diperoleh
Teknik kriptografinya tetap sama dari mana pun sumber sertifikat yang Anda gunakan. Yang berbeda adalah siapa yang menjamin nama di dalam sertifikat tersebut, dan oleh karena itu pesan apa yang ditampilkan aplikasi pembaca milik penerima saat memeriksanya.
| Sumber | Siapa yang menjamin nama Anda | Yang biasanya dilihat penerima | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Sertifikat buatan sendiri (self-signed) | Tidak ada selain Anda sendiri | Identitas penandatangan tidak dikenal, kecuali penerima menandai sertifikat Anda sebagai tepercaya secara manual | Pengujian, atau tim internal tempat divisi TI membagikan sertifikatnya |
| Perusahaan atau organisasi tempat bekerja | Otoritas internal milik divisi TI kantor Anda | Dipercaya pada perangkat kantor yang sudah diatur oleh TI; tidak dikenal di luar kantor | Persetujuan dan paraf dokumen internal |
| Otoritas sertifikat komersial | Otoritas terkait, setelah pemeriksaan identitas berbayar | Umumnya langsung dipercaya tanpa pengaturan tambahan bila otoritas masuk daftar kepercayaan aplikasi pembaca | Kontrak dan pengajuan dokumen dengan pihak eksternal |
| Kartu identitas nasional atau penyelenggara tersertifikasi | Lembaga pemerintah atau penyelenggara sertifikasi elektronik resmi | Umumnya langsung dipercaya; di Uni Eropa jalur ini dapat menghasilkan tanda tangan elektronik terkualifikasi | Pengajuan resmi yang mensyaratkan standar hukum tertentu |
Jika pihak penerima menyebutkan standar tertentu atau daftar penyelenggara yang diterima, ikuti daftar tersebut. Jika tidak disebutkan, tanyakan lebih dulu sebelum membeli layanan apa pun; perbandingan tanda tangan elektronik dan digital membantu Anda mengenali apa yang sebenarnya mereka minta.
Pastikan file PDF sudah final lebih dulu di PDFGym
Segala hal yang mengubah isi file harus dilakukan sebelum tanda tangan dibubuhkan, karena proses penandatanganan menyegel kondisi file apa adanya pada saat itu. Alat-alat di PDFGym mengerjakan persiapan tersebut langsung di dalam browser tanpa mengunggah laporan Anda.
- Satukan laporan utama dan lampirannya di Gabungkan PDF sesuai urutan yang diminta instansi penerima.
- Buka file gabungan tersebut di Atur Halaman PDF, buang halaman kosong sisa pemindaian, dan periksa urutannya halaman demi halaman.
- Jika portal membatasi ukuran unggahan, masukkan file ke Kompres PDF lalu ketik batas ukuran tersebut sebagai target.
- Baca seluruh isi file yang sudah jadi satu kali dari awal sampai akhir. Salah ketik yang baru ketahuan sesudah dokumen ditandatangani berarti Anda harus menandatanganinya ulang.
- Simpan dengan nama yang jelas, misalnya
inspection_report_14B_final.pdf, baru kemudian beralih ke perangkat lunak penandatanganan Anda.
Satu hal yang perlu diperhatikan: jika instansi penerima mengirimkan formulir yang sudah memiliki kolom tanda tangan kosong di dalamnya, langsung tanda tangani formulir tersebut apa adanya. Alat penggabung dan pengelola halaman bekerja dengan menyalin halaman satu per satu, dan Gabungkan PDF akan memberi peringatan bila suatu file memiliki kolom formulir atau kolom tanda tangan karena elemen tersebut mungkin tidak ikut terbawa.
Membubuhkan tanda tangan di perangkat lunak penandatanganan Anda
Sertifikat biasanya hadir dalam salah satu dari dua bentuk: file terproteksi yang umumnya berakhiran .pfx atau .p12 untuk diimpor ke dalam sistem operasi atau aplikasi pembaca PDF Anda, atau kartu pintar (smart card) maupun token perangkat keras yang memerlukan alat pembaca kartu beserta perangkat lunak dari penerbitnya. Kartu identitas nasional termasuk jenis kedua, dan kode PIN-nya berfungsi membuka akses penggunaan kunci tersebut.
Buka file final tadi di program yang mendukung penandatanganan berbasis sertifikat. Adobe Acrobat Reader mendukung fitur ini dan
menyebut sertifikat sebagai ID digital; LibreOffice juga dapat menandatangani file PDF yang sudah ada. Pilih perintah
penandatanganan sertifikat, gambar kotak tanda tangan atau klik kolom yang sudah tersedia, pilih sertifikat Anda, masukkan
PIN atau kata sandi, lalu simpan dengan nama baru seperti inspection_report_14B_signed.pdf. Jika
perangkat lunak menawarkan penanda waktu (timestamp) dari server penanda waktu, aktifkan opsi tersebut: fitur ini mencatat waktu penandatanganan dari
sumber independen di luar jam internal komputer Anda sendiri.
Setelah selesai, buka salinan yang sudah ditandatangani dan periksa panel tanda tangannya. Panel tersebut seharusnya mencantumkan nama Anda, menampilkan waktu penandatanganan, dan menyatakan bahwa dokumen belum mengalami perubahan sejak ditandatangani.
Kesalahan yang merusak atau melemahkan tanda tangan
- Mengompres atau menggabungkan file sesudah ditandatangani. Kedua langkah tersebut menulis ulang file baru, sehingga segel kriptografinya tidak lagi cocok. Lakukan perubahan pada salinan final yang belum ditandatangani, lalu tanda tangani kembali.
- Muncul peringatan bahwa identitas penandatangan tidak dapat diverifikasi. Aplikasi pembaca milik penerima belum mempercayai penerbit sertifikat Anda. Gunakan sertifikat dari otoritas yang diakui, atau sepakati cara menetapkan sertifikat Anda sebagai tepercaya bersama penerima.
- Menandatangani dengan sertifikat yang sudah kedaluwarsa. Periksa masa berlaku di rincian sertifikat jauh sebelum minggu tenggat pengumpulan, bukan pada hari terakhir.
- Menyimpan file kunci di dalam folder bersama. Siapa pun yang memegang file tersebut beserta kata sandinya dapat menandatangani dokumen atas nama Anda. Minta penerbit mencabut sertifikat tersebut dan menerbitkan yang baru.
- Menggunakan tanda tangan gambar sebagai gantinya. Tanda Tangani PDF menempatkan gambar tanda tangan Anda di halaman, yang sudah cukup untuk banyak dokumen sehari-hari tetapi tidak membawa sertifikat. Alat ini juga memberi peringatan sebelum menambahkan goresan pada file yang memiliki kolom tanda tangan, karena hal itu dapat membatalkan tanda tangan sertifikat yang sudah ada.
Kapan Anda tidak perlu membuat sertifikat sendiri
Sebagian besar dokumen administrasi sehari-hari tidak menuntut tanda tangan berbasis sertifikat. Tanda tangan yang digambar atau diketik sudah diterima untuk berbagai perjanjian biasa, dan panduan menandatangani PDF di berbagai perangkat membahas jalur tersebut. Jika pengirim menggunakan platform tanda tangan elektronik, tanda tangani langsung melalui tautan yang mereka kirimkan; platform tersebut mengelola sertifikatnya sendiri sekaligus menyimpan jejak auditnya secara terpusat.
Di lingkungan kantor, tanyakan kepada tim TI sebelum membuat sertifikat sendiri, karena banyak organisasi sudah menerbitkannya untuk karyawan. Dan apabila suatu pengajuan dokumen memiliki konsekuensi hukum, aturan mengenai jenis tanda tangan mana yang sah bergantung pada negara serta prosedur instansi terkait; petunjuk resmi dari instansi penerima atau saran penasihat hukum adalah acuan yang tepat, bukan panduan umum.
Jawaban singkat seputar penandatanganan bersertifikat
- Bisakah PDFGym membuatkan tanda tangan digital bersertifikat untuk saya?
- Tidak. Tanda Tangani PDF menambahkan tanda tangan visual ke atas halaman tanpa sertifikat maupun penanda waktu tepercaya. Gunakan PDFGym untuk menggabungkan, mengurutkan, dan mengompres file, lalu tanda tangani di perangkat lunak yang mendukung sertifikat.
- Apakah kotak tanda tangan yang terlihat di halaman wajib ada?
- Tidak. Tanda tangan digital tersimpan di dalam struktur file baik ada kotak yang digambar di halaman maupun tidak. Tambahkan kotak yang terlihat bila penerima mengharapkan tampilan tanda tangan di halaman, atau beri tahu mereka untuk memeriksa panel tanda tangan.
- Apa yang terjadi jika seseorang mengedit file sesudah saya tanda tangani?
- Aplikasi pembaca PDF akan melaporkan bahwa dokumen telah berubah sejak ditandatangani. Perubahan yang memang diizinkan oleh spesifikasi format PDF, seperti penambahan tanda tangan kedua, dicatat dengan cara khusus yang menjaga tanda tangan sebelumnya tetap utuh.
- Berapa lama sebuah sertifikat tetap berlaku?
- Penerbit sertifikat menetapkan tanggal kedaluwarsa yang tercantum di dalam rincian sertifikat. Penanda waktu (timestamp) yang disertakan saat penandatanganan membantu aplikasi pembaca memastikan bahwa tanda tangan tersebut dibuat ketika sertifikat masih berlaku.
Panduan dan alat penandatanganan
- Semua Alat PDF Temukan alat penggabung, penata halaman, dan kompresi untuk menyiapkan file sebelum ditandatangani.
- Tanda Tangan Digital vs Elektronik Kenali apakah permintaan yang Anda terima membutuhkan sertifikat digital atau cukup tanda tangan goresan biasa.
- Cara Menandatangani PDF Tempatkan tanda tangan yang digambar atau diketik langsung dari laptop maupun HP.
- Tanda Tangan Semua panduan penandatanganan yang dikumpulkan dalam satu halaman.