Masukkan dua PDF ke dalam satu email

Satu file untuk agen properti sebelum pukul lima sore

Lena sedang mengajukan sewa apartemen. Agen properti meminta bukti penghasilan "dalam satu PDF saja", dan jadwal survei tempat akan diberikan ke orang lain jika file belum masuk ke kotak masuk mereka sebelum pukul 17.00. Ia punya dua file: payslip-october.pdf, satu halaman yang diunduh dari portal kantornya berukuran 180 KB, dan statement-q3.pdf, sembilan halaman rekening koran dari bank berukuran 14 MB karena bank memasang gambar logo di setiap halaman. Kantor agen sudah mengingatkan bahwa kotak surat mereka menolak kiriman di atas 10 MB.

Jadi Lena menghadapi tiga masalah kecil sekaligus di bawah satu tenggat waktu: dua file harus menjadi satu, urutannya harus langsung masuk akal bagi orang yang belum mengenalnya, dan hasilnya harus muat melewati kotak surat yang lebih ketat daripada email miliknya sendiri. Bagian-bagian di bawah menyelesaikan ketiganya secara berurutan, dan langkah yang sama berlaku untuk surat lamaran dan CV, kontrak dan lampirannya, atau faktur dan kuitansinya.

Satukan keduanya sesuai urutan yang tepat

Gabungkan PDF menyelesaikan ini dalam sekali jalan di dalam tab browser Anda:

1. Buka halaman penggabungan lalu seret kedua PDF ke dalamnya, atau pilih lewat pemilih file. Keduanya muncul di daftar sesuai urutan saat dimasukkan, yang sering kali urut abjad dan sering kali terbalik.
2. Taruh dokumen yang perlu dilihat pembaca pertama kali di paling atas. Setiap file memiliki tombol panah atas dan bawah; Lena memindahkan slip gaji ke atas rekening koran, karena agen properti ingin melihat angka gaji sebelum rincian transaksi.
3. Tekan Gabungkan PDF. Alat menyalin setiap halaman sesuai urutan Anda, lalu membuka kembali file baru tersebut dan membandingkan jumlah halaman, urutan halaman, ukuran halaman, serta teks yang bisa dipilih terhadap kedua file asli. Jika perbandingan itu gagal, unduhan tidak ditawarkan.
4. Baca panel hasil. Panel itu menampilkan total halaman dan ukuran file gabungan di sebelah ukuran aslinya, yaitu angka yang Anda perlukan untuk langkah berikutnya.
5. Unduh dan ganti namanya. File dinamai menurut dokumen pertama ditambah "-merged", sehingga Lena mendapatkan payslip-october-merged.pdf. Ia mengganti namanya menjadi Lena-Novak-bukti-penghasilan.pdf sebelum melampirkannya, karena nama itu tetap jelas di folder agen beberapa bulan kemudian.

Apakah file akan lolos dari batas kotak surat?

Lampiran tidak dikirim sebagai byte mentah. Sistem email mengodekannya menjadi teks, dan proses encoding itu membuat ukurannya membesar sekitar sepertiga. Banyak server menerapkan batas ukuran pada pesan yang sudah dienkode, sehingga file yang tampak aman di folder unduhan Anda tetap bisa mental. Gmail membatasi pesan pada 25 MB, sementara server perusahaan sering diatur lebih rendah, dan sisi penerima bisa lebih ketat daripada sisi pengirim.

Angka di atas adalah hitungan matematika sederhana, bukan pengukuran penyedia tertentu. File gabungan Lena berukuran sekitar 14 MB, sehingga bisa masuk ke kotak masuk Gmail tetapi akan ditolak kotak surat agen yang dibatasi 10 MB. Aturan praktisnya: bidik ukuran file di perangkat sekitar dua pertiga dari batas kotak surat yang Anda khawatirkan.

Mengecilkan file gabungan yang masih terlalu berat

Kompres file gabungan satu kali sesudah disatukan, bukan mengompres tiap bagian sebelumnya. Buka alat kompres, pilih target ukuran, dan biarkan alat bekerja. Tersedia pilihan cepat 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB, dan 2 MB, sedangkan batas ukuran lain bisa diketik persis; untuk kotak surat 10 MB, Lena mengetik 6 MB agar ada ruang bagi pertambahan ukuran encoding. Alat mencoba beberapa metode, menyimpan hasil terkecil yang lolos pemeriksaan, dan memastikan teks yang tadinya bisa dipilih tetap bisa dipilih.

Jika dokumen tidak bisa mencapai angka yang Anda tetapkan, layar hasil akan memberi tahu seberapa dekat pencapaiannya dan menawarkan satu tahap kompresi lebih kuat yang menekan gambar halaman lebih jauh, dengan konsekuensi foto tampak lebih lembut. Mengemas ke ZIP bukan pengganti yang efektif: isi PDF sudah dikompres di dalamnya, sehingga file ZIP nyaris tidak mengubah ukurannya, seperti dijelaskan dalam panduan mengompres PDF ke ZIP.

Kesalahan yang membuat penerima membalas minta kirim ulang

• Rekening koran tidak mau dimuat. Banyak bank mengunci laporan rekening dengan kata sandi, dan alat gabung menolak file yang terkunci. Buka dulu kuncinya dengan alat buka kunci menggunakan kata sandi yang sudah Anda miliki, lalu gabungkan salinan terbukanya.
• Kontrak bertanda tangan kehilangan validitas tanda tangannya. Saat halaman disalin ke file baru, tanda tangan digital tidak ikut terbawa dalam bentuk yang masih berfungsi, dan alat akan memberi peringatan soal kolom tanda tangan sebelum berjalan. Kirim PDF bertanda tangan digital sebagai lampiran terpisah.
• Formulir yang sudah diisi menjadi kosong atau kaku. Kolom interaktif mungkin tidak lagi bisa diedit setelah digabung. Finalisasi formulir lebih dulu agar jawaban yang diketik menyatu permanen dengan halaman.
• Halaman tiba dalam urutan yang salah. Gulir file gabungan satu kali dari awal sampai akhir, sambil memperhatikan titik tempat dokumen kedua dimulai. Halaman terakhir yang tertinggal atau halaman sampul ganda mudah terlihat di titik itu.
• Nama file tidak menjelaskan isinya. Nama seperti scan0042-merged.pdf mudah terselip. Cantumkan nama Anda serta isi dokumen pada nama file, dan sebutkan kedua dokumen di badan email.

Kapan dua lampiran terpisah atau tautan lebih tepat

Satu file gabungan tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Jika penerima mengunggah dokumen ke sistem yang menyediakan slot terpisah untuk tiap jenis dokumen, misalnya portal visa atau formulir administrasi HRD, file yang digabung justru memaksa mereka memisahkannya lagi. Tanyakan sebelum menggabungkan. Dokumen bertanda tangan digital, seperti disebutkan di atas, juga sebaiknya dikirim tersendiri.

Ukuran file adalah alasan kedua. Begitu file gabungan tetap berada di atas sekitar 20 MB sesudah dikompres, atau Anda hendak mengirim satu folder penuh dokumen, tautan unduhan jauh lebih bebas masalah daripada lampiran email; panduan membagikan PDF sebagai tautan membandingkan layanan penyimpanan yang bisa dipakai. Dan jika kantor Anda melarang penggunaan alat web untuk file klien, patuhi aturan tersebut meskipun alat ini memproses secara lokal, lalu gunakan perangkat lunak resmi yang disediakan tim TI Anda.