Memasukkan beberapa PDF ke dalam satu kolom unggahan berbatas ukuran

Lima dokumen, portal berbatas 5 MB, dan tenggat tengah malam

Priya sedang mengajukan permohonan hibah riset. Portal lembaga pemberi dana hanya menyediakan satu kolom unggahan, hanya menerima satu file PDF, dan catatan kecil di bawahnya tertulis "maksimal 5 MB". Bahan yang ia miliki terdiri dari proposal 14 halaman hasil ekspor Word berukuran 1,2 MB, tabel anggaran satu halaman berukuran 300 KB, CV dua halaman berukuran 250 KB, serta dua surat rekomendasi yang ditandatangani di atas kertas lalu difoto dengan HP oleh pemberi rekomendasi, masing-masing berukuran 8 MB dan 6 MB. Jika dijumlahkan, totalnya hampir 16 MB, tiga kali lipat batas yang diizinkan, sementara portal akan ditutup pada tengah malam.

Naluri pertamanya adalah mengecilkan setiap file satu per satu sampai kelima ukurannya bila dijumlahkan berada di bawah 5 MB. Cara itu tidak efektif. Ia harus menebak lima angka target terpisah, file proposal nyaris tidak punya ruang lagi untuk diperkecil, dan kedua surat tadi harus diperas lagi belakangan jika total gabungannya ternyata masih kelewat besar. Satu kali penggabungan dan satu kali kompresi menyelesaikan semuanya lewat satu keputusan saja: angka berapa yang perlu diketik.

Kenapa penggabungan dilakukan sebelum pengecilan ukuran

Penggabungan tidak mengubah bobot halaman. Ukuran file gabungan kurang lebih sama dengan jumlah ukuran file yang masuk, ditambah atau dikurangi sedikit struktur dokumen, sehingga tidak ada yang terbuang bila langkah ini dilakukan di awal. Kompresi adalah tahap yang mengubah data gambar, dan proses ini bekerja paling optimal saat melihat seluruh isi dokumen sekaligus: kompresor dapat memfokuskan pengurangan ukuran pada dua surat yang berat dan membiarkan halaman teks yang sudah ringan tetap utuh, tanpa mengharuskan Anda membagi-bagi jatah ukuran ke lima file berbeda.

Membalik urutannya juga mengorbankan kualitas gambar. Surat rekomendasi yang sudah diperkecil sendiri lalu diperkecil lagi saat berada di dalam bundel gabungan akan melewati proses encoding gambar dua kali, dan setiap putaran membuat tampilan foto semakin lembut.

Dua tahap di PDFGym

1. Buka Gabungkan PDF lalu tambahkan kelima file sekaligus. Setiap file tampil bersama jumlah halaman dan ukurannya.
2. Gunakan tombol panah atas dan bawah untuk menyusun urutan sesuai harapan tim penilai: proposal, anggaran, CV, lalu kedua surat rekomendasi.
3. Tekan tombol gabung. Panel hasil menampilkan total halaman dan ukuran file gabungan di sebelah ukuran aslinya. Unduh file tersebut, yang dinamai menurut dokumen pertama ditambah akhiran "-merged".
4. Buka Kompres PDF lalu pilih file gabungan tadi.
5. Ketik angka target Anda di kolom ukuran persis lalu pilih satuan MB atau KB. Untuk portal yang mencantumkan batas 5 MB, ketik 4,7 MB (bagian berikutnya menjelaskan alasannya).
6. Tekan Kompres. Beberapa metode akan berjalan bersaing, dan setiap kandidat hasil dibaca kembali serta dibandingkan teksnya terhadap sumber sebelum salah satunya ditawarkan kepada Anda.
7. Baca hasil pemeriksaannya dan perhatikan pratinjau halaman. Jika keduanya sudah memuaskan, unduh file yang memiliki akhiran "-compressed" pada namanya, lalu unggah file tersebut.

Mengubah batas portal menjadi angka yang Anda ketik

PDFGym menghitung satu kilobita sebagai 1.024 byte, sehingga 200 KB berarti batas atas 204.800 byte. Sebaliknya, banyak formulir unggahan menghitung 1.000 byte per kilobita, yang membuat batas mereka sekitar 2,3% lebih ketat dalam satuan kilobita dan hampir 5% lebih ketat dalam satuan megabita. Mengetik angka yang sedikit lebih rendah akan mengamankan file Anda di kedua cara perhitungan tersebut. Angka pada tabel di bawah merupakan hitungan matematika sederhana.

Setiap target yang disarankan berada di bawah hitungan byte paling ketat, sehingga file akan lolos bagaimanapun cara portal menghitung ukurannya. Jika batas tersebut berlaku untuk pengiriman email alih-alih formulir web, pasang target yang lebih rendah lagi karena ukuran lampiran email membesar sekitar sepertiga saat dikirim; panduan mengirim dua PDF sebagai satu lampiran membahas perhitungan untuk kasus tersebut.

Temukan bagian yang paling berat sebelum memeras semuanya

Pada bundel seperti milik Priya, hampir seluruh bobot file terkumpul di beberapa halaman saja, biasanya halaman yang berasal dari foto kamera. Kenapa PDF Terlalu Besar memperlihatkan halaman, gambar, dan font mana yang memakan byte paling banyak tanpa mengubah isi file, sehingga Anda tahu apakah kompresi dapat mencapai angka target Anda atau ada halaman yang memang perlu diganti.

Jika salah satu surat rekomendasi berupa foto HP beresolusi 4.000 piksel untuk selembar kertas, solusi yang lebih bersih mungkin meminta pemberi rekomendasi mengirimkan PDF hasil pindaian. Jika ada bagian yang hanya menjadi beban tambahan, seperti halaman sampul ganda atau lampiran yang tidak diminta lembaga pemberi dana, menghapusnya lewat Atur Halaman PDF menghemat ukuran jauh lebih banyak daripada pengaturan kompresi mana pun.

Kesalahan yang membuat Anda harus mengulang dari awal

• Mengetik angka batas portal persis sebagai target. File berukuran 4,99 MB menurut hitungan PDFGym masih bisa dianggap melebihi 5 MB oleh portal. Sisakan ruang aman seperti pada tabel di atas.
• Mengubah urutan halaman sesudah mengompres. Menyusun ulang halaman pada file yang sudah dikompres berarti menulis ulang file tersebut. Pastikan urutan halaman pada file gabungan sudah benar sebelum masuk ke tahap kompresi.
• Mengunggah versi file yang salah. Setelah melewati dua tahap, Anda memegang tiga versi file. Unggah file yang berakhiran "-compressed", lalu hapus atau simpan sisanya di folder arsip setelah pengiriman terkonfirmasi.
• Ada file sumber yang terkunci. Alat penggabung menolak PDF yang diproteksi kata sandi. Hapus dulu kata sandinya dengan alat buka kunci menggunakan kata sandi yang sudah Anda miliki.
• Mengabaikan pesan hasil saat target belum tercapai. Jika ukuran hasil masih berada di atas target, layar hasil akan menyebutkan selisihnya dan menawarkan satu tahap pemrosesan lagi yang menggambar ulang gambar halaman menjadi lebih kecil, dengan konsekuensi foto tampak lebih lembut. Terima tawaran itu, atau kurangi jumlah halamannya.

Kapan satu file yang diperas habis-habisan bukan tujuan yang tepat

Baca kembali petunjuk unggahan dengan teliti. Banyak portal sebenarnya menyediakan satu kolom unggahan untuk setiap jenis dokumen, dan dalam kondisi itu tiap bagian hanya perlu memenuhi batas ukurannya masing-masing, yang mungkin sama sekali tidak memerlukan kompresi. Detail gambar yang halus juga bisa menjadi alasan untuk berhenti mengompres: denah lokasi atau grafik berlabel kecil bisa kehilangan keterbacaannya bila gambar halaman ditekan terlalu keras, dan penilai yang kesulitan membaca isi dokumen jauh lebih merugikan daripada mengirim catatan sopan untuk menanyakan apakah file berukuran lebih besar dapat diterima.

PDF yang memiliki tanda tangan digital berbasis sertifikat juga sebaiknya dikirim sebagai file tersendiri, karena menyalin halamannya ke dokumen baru akan membatalkan validitas tanda tangan tersebut. Dan bila pihak penerima mengizinkan tautan, membagikan folder penyimpanan awan (cloud) akan menghindarkan Anda dari batas ukuran unggahan sepenuhnya.