Gabungkan tumpukan PDF menjadi satu dokumen

Enam file, satu paket rapat pengurus, tenggat Kamis

Dana mengelola kantor sebuah yayasan kecil. Kamis pukul 17.00 para pengurus mengharapkan satu paket rapat di kotak masuk email mereka, dan ia memegang enam bagian dari empat orang: agenda 2 halaman, notula rapat sebelumnya 4 halaman, laporan keuangan 11 halaman hasil ekspor dari perangkat lunak akuntansi, pembaruan 3 halaman dari direktur, serta dua penawaran pemasok yang dipindai di meja depan, masing-masing satu halaman. Salah satu penawaran berasal dari pemasok AS pada kertas Letter; sisanya berukuran A4.

Totalnya 22 halaman yang harus terbaca sebagai satu dokumen sesuai urutan agenda, tanpa ada yang perlu mencetak enam lampiran terpisah. Sisa halaman ini mengikuti tumpukan file Dana, tetapi cara yang sama berlaku untuk pengajuan tender, permohonan hibah, atau diktat kuliah.

Siapkan tumpukan file sebelum membuka alat

Persiapan lima menit menghemat kerja dua kali. Periksa daftar ini terlebih dahulu:

• Kumpulkan setiap bagian sebagai PDF. File Word atau foto HP belum berupa PDF; ubah dulu menjadi PDF (foto bisa diproses lewat Gambar ke PDF).
• Catat urutan halaman di kertas atau catatan: agenda, notula, laporan keuangan, pembaruan direktur, penawaran A, penawaran B.
• Pangkas bagian yang memuat halaman yang tidak ingin Anda kirim. Alat gabung menyalin setiap file secara utuh, jadi rekening koran 40 halaman tetap menjadi 40 halaman kecuali Anda menghapus halaman berlebih lebih dulu.
• Buka kunci file yang memakai kata sandi. File terkunci akan ditolak; buat salinan terbuka dengan Buka Kunci PDF menggunakan kata sandi yang sudah Anda miliki.
• Simpan salinan dokumen asli yang bertanda tangan. File hasil penggabungan tidak dapat mempertahankan tanda tangan digital yang valid (penjelasannya ada di bawah).

Menggabungkan tumpukan file di PDFGym

1. Buka Gabungkan PDF lalu tekan Pilih PDF, atau seret file ke halaman. Anda bisa menambahkannya dalam beberapa tahap; setiap file baru masuk ke baris paling bawah daftar.
2. Periksa daftarnya. Setiap baris menampilkan nama file beserta jumlah halamannya, dan baris total di bawahnya seharusnya menunjukkan 6 file dan 22 halaman untuk paket Dana. Jika jumlahnya meleset, berarti ada file yang salah.
3. Atur urutannya dengan tombol panah atas dan bawah di samping setiap baris. Tanda silang menghapus file yang tidak sengaja masuk. Daftar dari atas ke bawah adalah urutan halaman pada hasil akhir.
4. Perhatikan catatan di bawah nama file. Catatan itu menyebutkan bagian di dalam file yang tidak akan ikut terbawa, seperti bookmark atau kolom formulir interaktif.
5. Tekan Gabungkan PDF. Tampilan progres berjalan membaca file asli, menyalin halaman sesuai urutan Anda, menulis file baru, dan memeriksa setiap halaman yang digabung.
6. Tekan Unduh. File dinamai menurut baris paling atas ditambah akhiran "-merged", sehingga Dana mendapatkan agenda-merged.pdf lalu mengganti namanya menjadi paket-rapat-maret.pdf sebelum dikirim.

Nasib setiap bagian dari file sumber

Alat ini menyalin halaman ke dokumen baru. Apa pun yang disimpan pada tingkat dokumen, bukan pada halaman itu sendiri, tidak ikut disalin. Berikut gambaran lengkapnya:

Bagi Dana, langkah lanjutan yang berguna adalah penomoran halaman: enam sumber berarti enam skema nomor yang terpisah. Tambahkan Nomor Halaman dapat menomori seluruh 22 halaman sekaligus setelah digabung, sehingga ketika pengurus menyebut "halaman 14" di rapat, semua orang membuka halaman yang sama.

Cara hasil diperiksa sebelum diunduh

Sebelum menyalin apa pun, alat membaca setiap halaman sumber dan mencatat tiga fakta: teks yang bisa dipilih, lebar, dan tingginya. Setelah menulis file baru, alat membuka kembali file itu dan membacanya dengan cara yang sama. Total halaman harus sama dengan jumlah seluruh masukan, teks di setiap halaman harus cocok dengan sumbernya, dan setiap halaman harus mempertahankan ukurannya.

Jika salah satu perbandingan itu gagal, Anda akan melihat pesan galat, bukan tombol Unduh. Paket rapat yang diam-diam kehilangan halaman 9 laporan keuangan adalah masalah yang baru ketahuan saat pengurus menanyakannya, sehingga alat memilih tidak menyerahkan file yang rusak. Namun, pemeriksaan ini tidak bisa menilai urutan. Menaruh penawaran B sebelum penawaran A tetap dianggap penggabungan yang sah; hanya Anda yang tahu urutannya terbalik.

Kesalahan yang sering lolos dan cara memperbaikinya

Mempercayai urutan dari pemilih file. File masuk ke daftar sesuai urutan yang diserahkan pemilih file perangkat, sering kali secara alfabetis. "Penawaran-B.pdf" mendarat di atas "notula.pdf" dan "bagian-10" mendarat di atas "bagian-2". Perbaiki urutannya di daftar alat, bukan dengan mengganti nama file.

Satu bagian terkirim dalam versi yang salah. Direktur mengirim email berisi revisi pembaruan pada pukul 16.00. Daripada menyusun ulang dari awal, buka paket gabungan di Atur Halaman PDF, hapus tiga halaman lama, lalu gabungkan file baru ke bagian akhir dan seret halamannya ke posisi yang tepat.

Ukuran paket terlalu besar untuk server email. Penggabungan menjumlahkan ukuran file dan tidak pernah mengecilkannya; halaman hasil pindaian membuatnya makin berat. Kompres file yang sudah selesai satu kali, seperti dijelaskan di panduan menggabungkan lalu mengompres PDF.

Melewatkan pemeriksaan sekilas. Buka hasilnya dan lihat halaman pertama dari setiap bagian. Enam kali lirikan sudah cukup untuk menangkap pasangan file yang terbalik.

Saat alat browser bukan pilihan yang tepat

Kadang jawaban paling jujur adalah memakai alat lain atau tidak menggabungkannya sama sekali.

Jika sebuah bagian memiliki tanda tangan digital yang harus dapat diverifikasi oleh penerima, biarkan file itu tetap terpisah. Tanda tangan digital mengunci satu file persis, sedangkan salinan gabungan adalah file baru. Kirim kontrak bertanda tangan berdampingan dengan paket rapat, bukan di dalamnya.

Jika pembaca memerlukan bookmark yang bisa diklik untuk berpindah di dokumen panjang, misalnya dokumen tender 300 halaman, gunakan editor PDF desktop yang bisa membangun ulang daftar kerangka setelah digabung. Di Mac, Pratinjau juga bisa menggabungkan file secara offline: buka file pertama, tampilkan gambar mini dari menu Lihat, lalu seret PDF lainnya ke bilah samping. Windows tidak memiliki fitur bawaan untuk ini.

Jika organisasi Anda hanya mengizinkan perangkat lunak resmi untuk dokumen klien, tanyakan kepada tim TI lebih dulu, meskipun tidak ada file yang diunggah di sini. Selain itu, jika sistem penerima mengarsipkan setiap dokumen ke catatan terpisah, seperti yang dilakukan banyak bagian keuangan, satu file gabungan justru menyulitkan pekerjaan mereka. Tanyakan sebelum menggabungkan.