कई PDF को एक दस्तावेज़ में जोड़ें

छह फाइलें, एक बोर्ड पैक, गुरुवार तक

नेहा एक छोटे NGO का दफ़्तर संभालती हैं। गुरुवार शाम 5 बजे तक ट्रस्टियों को अपने इनबॉक्स में एक बोर्ड पैक चाहिए, और नेहा के पास चार लोगों से आए छह हिस्से हैं: 2 पेज का एजेंडा, पिछली मीटिंग के 4 पेज के मिनट्स, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से निकाली गई 11 पेज की फाइनेंस रिपोर्ट, डायरेक्टर का 3 पेज का अपडेट, और दो सप्लायर कोटेशन जो रिसेप्शन पर स्कैन हुए, एक-एक पेज के। इनमें से एक कोटेशन अमेरिकी सप्लायर का है और Letter साइज़ कागज़ पर है; बाकी सब A4 है।

कुल 22 पेज, जिन्हें एजेंडा के क्रम में एक ही दस्तावेज़ की तरह पढ़ा जाना है, ताकि किसी को छह अटैचमेंट प्रिंट न करने पड़ें। यह पेज आगे नेहा की इसी फाइलों की ढेरी के साथ चलता है, लेकिन यही तरीका टेंडर जमा करने, ग्रांट आवेदन या कोर्स की पढ़ाई सामग्री के लिए भी काम करता है।

टूल खोलने से पहले फाइलें तैयार करें

पांच मिनट की तैयारी दूसरी बार मर्ज करने से बचाती है। पहले यह सूची देख लें:

• हर हिस्सा PDF के रूप में जुटाएं। Word फाइल या फोन से ली गई फोटो अभी PDF नहीं है; पहले उसे बदलें (फोटो के लिए इमेज से PDF)।
• चलने का क्रम कागज़ पर या किसी नोट में लिख लें: एजेंडा, मिनट्स, फाइनेंस रिपोर्ट, डायरेक्टर का अपडेट, कोटेशन A, कोटेशन B।
• जिन हिस्सों में ऐसे पेज हैं जिन्हें आप भेजना नहीं चाहते, उन्हें पहले छांट लें। मर्ज हर फाइल को पूरा लेता है, इसलिए 40 पेज का बैंक स्टेटमेंट 40 पेज ही रहेगा, जब तक आप पहले पेज न हटाएं।
• पासवर्ड वाली हर फाइल पहले खोलें। लॉक फाइल लौटा दी जाती है; जो पासवर्ड आपके पास पहले से है, उससे PDF अनलॉक करें में अनलॉक कॉपी बना लें।
• साइन किए हुए हर मूल दस्तावेज़ की कॉपी संभालकर रखें। मर्ज की गई फाइल में वैध डिजिटल हस्ताक्षर नहीं रह सकता (इस पर नीचे और बात है)।

PDFGym में फाइलें मर्ज करना

1. PDF मर्ज करें खोलें और PDF चुनें दबाएं, या फाइलें पेज पर खींचकर छोड़ दें। आप उन्हें कई बार में जोड़ सकते हैं; हर नई फाइल सूची में सबसे नीचे जुड़ती है।
2. सूची पढ़ें। हर पंक्ति में फाइल का नाम और उसके पेजों की गिनती दिखती है, और नीचे का जोड़ नेहा के पैक के लिए 6 फाइलें और 22 पेज बताना चाहिए। गिनती गलत है तो कोई फाइल गलत है।
3. हर पंक्ति के बगल में ऊपर और नीचे के तीरों से क्रम ठीक करें। क्रॉस का निशान गलती से जुड़ी फाइल हटा देता है। सूची ऊपर से नीचे तक जिस क्रम में है, नतीजे में पेज उसी क्रम में होंगे।
4. किसी फाइल के नाम के नीचे कोई नोट हो तो देखें। उसमें लिखा होता है कि उस फाइल की कौन सी चीज़ मर्ज के बाद नहीं बचेगी, जैसे बुकमार्क या भरे जा सकने वाले फॉर्म फील्ड।
5. PDF मर्ज करें दबाएं। प्रोग्रेस में दिखता है कि टूल मूल फाइलें पढ़ रहा है, आपके क्रम में पेज कॉपी कर रहा है, नई फाइल लिख रहा है और मर्ज हुए हर पेज की जांच कर रहा है।
6. डाउनलोड करें दबाएं। फाइल का नाम सूची की सबसे ऊपर वाली फाइल के नाम में "-merged" जोड़कर बनता है, तो नेहा को agenda-merged.pdf मिलती है, जिसे वह भेजने से पहले board-pack-march.pdf नाम दे देती हैं।

मूल फाइल का हर हिस्सा मर्ज के बाद क्या बनता है

टूल पेजों को एक बिल्कुल नए दस्तावेज़ में कॉपी करता है। जो कुछ किसी पेज पर नहीं, बल्कि पूरे दस्तावेज़ के स्तर पर रखा होता है, वह छूट जाता है। पूरी तस्वीर यह है:

नेहा के लिए सबसे काम का अगला कदम पेज नंबर है: छह स्रोत यानी छह अलग नंबरिंग। मर्ज के बाद पेज नंबर जोड़ें एक ही बार में सभी 22 पेजों पर नंबर लगा सकता है, ताकि मीटिंग में ट्रस्टी "पेज 14" कहें तो सबका मतलब एक ही पेज हो।

डाउनलोड से पहले नतीजे की जांच कैसे होती है

कुछ भी कॉपी करने से पहले टूल हर मूल पेज को पढ़कर उसकी तीन बातें दर्ज करता है: सिलेक्ट होने वाला टेक्स्ट, चौड़ाई और ऊंचाई। नई फाइल लिखने के बाद वह उसे फिर से खोलता है और उसी तरह पढ़ता है। कुल पेज इनपुट के जोड़ के बराबर होने चाहिए, हर पेज का टेक्स्ट अपने मूल पेज से मेल खाना चाहिए, और हर पेज का माप वही रहना चाहिए।

इनमें से कोई भी तुलना फेल हो जाए, तो डाउनलोड बटन की जगह आपको एरर दिखता है। ऐसा पैक जिसमें से फाइनेंस रिपोर्ट का पेज 9 चुपचाप गायब हो गया, उस पर किसी का ध्यान तब तक नहीं जाता जब तक कोई ट्रस्टी उसके बारे में पूछ न ले, इसलिए टूल आपको कुछ न देना बेहतर समझता है। हां, क्रम को यह जांच नहीं परख सकती। कोटेशन B को कोटेशन A से पहले रखना भी एक सही मर्ज है; वह गलत है, यह सिर्फ आप जानते हैं।

नज़र से छूट जाने वाली गलतियां और उनका इलाज

फाइल चुनने वाली विंडो की छंटाई पर भरोसा करना। फाइलें सूची में उसी क्रम में आती हैं जिसमें फाइल पिकर उन्हें देता है, अक्सर अक्षरों के क्रम में। "Quote-B.pdf" "minutes.pdf" के ऊपर आ जाती है और "part-10" "part-2" के ऊपर। क्रम सूची में ठीक करें, नाम बदलकर नहीं।

किसी हिस्से का गलत वर्शन चला जाना। डायरेक्टर शाम 4 बजे सुधरा हुआ अपडेट ईमेल करते हैं। पूरा पैक दोबारा बनाने के बजाय मर्ज हुआ पैक PDF व्यवस्थित करें में खोलें, पुराने तीन पेज हटाएं, फिर नई फाइल को आखिर में मर्ज करें और उसके पेज खींचकर सही जगह लाएं।

पैक मेल सर्वर के लिए बहुत बड़ा। मर्ज साइज़ को जोड़ता है, कभी घटाता नहीं; स्कैन किए पेज इसे और बढ़ाते हैं। तैयार फाइल को एक बार कंप्रेस करें, जैसा पहले मर्ज, फिर कंप्रेस वाली गाइड में बताया है।

एक बार पढ़कर न देखना। नतीजा खोलें और हर हिस्से का पहला पेज देखें। उल्टी लगी जोड़ी पकड़ने के लिए छह नज़रें काफी हैं।

जब ब्राउज़र टूल सही रास्ता नहीं है

कभी-कभी ईमानदार जवाब कोई दूसरा टूल होता है, या मर्ज न करना।

अगर किसी हिस्से पर ऐसा डिजिटल हस्ताक्षर है जिसे पाने वाले को जांच सकना चाहिए, तो उस फाइल को जैसी है वैसी रहने दें। हस्ताक्षर एक खास फाइल पर लागू होता है, और मर्ज की गई कॉपी एक नई फाइल है। साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट पैक के अंदर नहीं, उसके साथ अलग भेजें।

अगर पढ़ने वालों को लंबे दस्तावेज़ में घूमने के लिए क्लिक होने वाले बुकमार्क चाहिए, जैसे 300 पेज का टेंडर जवाब, तो ऐसा डेस्कटॉप PDF एडिटर इस्तेमाल करें जो जोड़ने के बाद आउटलाइन फिर से बना सके। Mac पर प्रीव्यू भी बिना इंटरनेट के फाइलें जोड़ सकता है: पहली फाइल खोलें, देखें मेनू से थंबनेल दिखाएं और बाकी PDF साइडबार में खींच दें। Windows में इसका कोई बिल्ट-इन तरीका नहीं है।

अगर आपकी संस्था क्लाइंट के दस्तावेज़ों के लिए सिर्फ मंज़ूर सॉफ्टवेयर की इजाज़त देती है, तो पहले IT से पूछ लें, भले ही यहां कुछ अपलोड नहीं होता। और अगर पाने वाले का सिस्टम हर दस्तावेज़ को अलग रिकॉर्ड में रखता है, जैसा कई अकाउंट्स विभाग करते हैं, तो एक जुड़ी फाइल उनका काम बस मुश्किल बनाती है। मर्ज करने से पहले पूछ लें।