कई फाइलों में बिखरे पेजों से एक PDF तैयार करें

तीन जगहों से छह दस्तावेज़, अपलोड का एक खाना

अनन्या स्टूडेंट वीज़ा के लिए आवेदन कर रही है। ऑनलाइन आवेदन में सहायक दस्तावेज़ों के लिए एक ही खाना है, जो एक PDF लेता है, और उसके निर्देशों में वह क्रम लिखा है जिसकी अधिकारी उम्मीद करता है। उसके पास जो है, वह लैपटॉप, फोन और ईमेल इनबॉक्स में बिखरा है:

• पासपोर्ट के फोटो वाले पेज का स्कैन, जो पहले से एक पेज की PDF है;
• यूनिवर्सिटी का ईमेल से आया तीन पेज का एडमिशन लेटर;
• 12 पेज का बैंक स्टेटमेंट, जिसमें से चेकलिस्ट को सिर्फ आखिरी पेज चाहिए, जिस पर क्लोज़िंग बैलेंस है;
• उसके चाचा का Word में लिखा दो पेज का स्पॉन्सर लेटर;
• साइन किए गए घोषणा-पत्र की फोन से ली फोटो;
• हॉस्टल बुकिंग का कन्फर्मेशन, जो सिर्फ एक वेब पेज के रूप में मौजूद है।

इनमें से कोई भी अभी उस मायने में "पेज" नहीं है जो अपलोड के खाने को चाहिए। यह गाइड हर एक को PDF पेज बनाती है, फिर उन्हें जोड़ती है। पहले से तैयार पूरी फाइलें जोड़ना आसान काम है, जो PDF के ढेर को जोड़ने वाली गाइड में बताया गया है।

हर पेज अभी कहां है, और वह PDF कैसे बनेगा

बैंक स्टेटमेंट के लिए अनन्या PDF एक्स्ट्रैक्ट करें के पेज वाले खाने में 12 लिखती है और उसे एक पेज की फाइल मिल जाती है। घोषणा-पत्र की फोटो A4 और संकरे मार्जिन के साथ इमेज से PDF से गुज़रती है, ताकि वह आसपास के छपे पत्रों जितने ही साइज़ की बने।

PDFGym में पूरा सेट जोड़ें

1. तैयार PDF एक फोल्डर में रखें, ऐसे नामों के साथ जिनसे आप उन्हें पहचान सकें: passport.pdf, admission.pdf, statement-p12.pdf वगैरह।
2. कई PDF एक में खोलें और सारी फाइलें एक साथ जोड़ें।
3. हर पंक्ति पढ़ें। उसमें उस फाइल के पेजों की गिनती दिखती है, और नीचे की लाइन कुल गिनती बताती है। अनन्या के छह हिस्सों के लिए 1 + 3 + 1 + 2 + 1 + 1 यानी 9 पेज लिखा होना चाहिए।
4. ऊपर और नीचे वाले तीरों से पंक्तियां तब तक खिसकाएं जब तक वे ठीक चेकलिस्ट के क्रम में न आ जाएं।
5. किसी पंक्ति के नीचे सूचना देखें। अगर किसी फाइल में फॉर्म फील्ड, बुकमार्क या अटैचमेंट हैं, तो टूल बताता है कि मर्ज की गई कॉपी में शायद वे न रहें।
6. मर्ज करें, जांच पूरी होने दें और डाउनलोड करें। फाइल का नाम सबसे ऊपर वाली पंक्ति के नाम के आखिर में "-merged" जोड़कर बनता है, इसलिए उसे वह नाम दें जो निर्देश मांगते हैं, जैसे surname-supporting-documents.pdf।

सेट को चेकलिस्ट से मिलाकर जांचें

मर्ज टूल पेजों की गिनती, पेज साइज़ और हर पेज का टेक्स्ट सोर्स फाइलों से पहले ही मिला चुका है। वह यह नहीं परख सकता कि आपने चेकलिस्ट का पालन किया या नहीं। फाइल खोलें और उसे एक बार पूरा देखें:

• पेजों की कुल गिनती वही है जो सूची के हिसाब से आपने सोची थी।
• चेकलिस्ट का हर आइटम ऐसे पेज से शुरू होता है जो उसका पहला पेज लगता है।
• कोई पेज दो बार नहीं आया, और चेकलिस्ट में न मांगी गई कोई चीज़ अंदर नहीं घुसी।
• फोटो और स्कैन सीधे हैं और सामान्य ज़ूम पर पढ़े जा सकते हैं।
• जिस भी पेज पर हस्ताक्षर चाहिए, वहां वह दिख रहा है।

अगर कोई पेज गलत जगह है, तो मर्ज की गई फाइल PDF व्यवस्थित करें में खोलें। वहां पेज खींचे जा सकते हैं या तीरों से खिसकाए जा सकते हैं, हटाए जा सकते हैं, और मन बदलने पर बदलाव पूर्ववत किए जा सकते हैं, सोर्स फाइलों पर लौटे बिना।

गलतियां जिनसे सेट वापस आ जाता है

जहां एक पेज मांगा गया था, वहां पूरा दस्तावेज़। मर्ज हमेशा पूरी फाइलें कॉपी करता है। एक की जगह स्टेटमेंट के बारह पेज अधिकारी को खोजने पर मजबूर करते हैं, इसलिए पहले पेज निकालें या बाद में हटाएं।

लॉक की गई फाइल मर्ज रोक देती है। कुछ बैंक स्टेटमेंट को पासवर्ड से सुरक्षित करते हैं। टूल पासवर्ड वाली PDF नहीं लेता, इसलिए पहले एक कॉपी अनलॉक करें।

भरा हुआ फॉर्म अपने जवाब खो देता है। इंटरैक्टिव फील्ड शायद मर्ज में न बचें। भरे हुए फॉर्म को पहले फॉर्म फ्लैट करें से गुज़ारें, ताकि जवाब पेज का हिस्सा बन जाएं।

बहुत अलग-अलग साइज़ के पेज। इमेज से मैच करें के साथ पेज बनी फोटो A4 पत्रों के बगल में बहुत बड़ी हो सकती है। तालिका की तरह उसे A4 या US Letter पर दोबारा बनाएं।

डिजिटल रूप से साइन किए दस्तावेज़ को मर्ज करना। मर्ज की गई कॉपी एक नई फाइल है, इसलिए उसमें एम्बेड किया डिजिटल हस्ताक्षर अब वैलिडेट नहीं होता। हाथ से किए दिखने वाले हस्ताक्षर ठीक रहते हैं।

कब दस्तावेज़ किसी और रूप में मांगें

अगर पोर्टल हर आइटम के लिए अलग अपलोड खाना देता है, तो उसी का इस्तेमाल करें। अधिकारी और एडमिशन टीमें अक्सर यही पसंद करती हैं, और इससे क्रम पर कोई शक नहीं रहता। अगर कोई संस्था एक आधिकारिक PDF जारी कर सकती है, जैसे बैलेंस की पुष्टि करने वाला बैंक का पत्र, तो वह स्टेटमेंट से निकाले गए पेज से साफ है, और उसमें संस्था की अपनी फॉर्मेटिंग होती है।

जहां किसी दस्तावेज़ का डिजिटल हस्ताक्षर जांचने लायक बना रहना ज़रूरी है, उसे अलग फाइल के रूप में भेजें और मुख्य सेट में उसका ज़िक्र करें। और अगर मर्ज की गई फाइल साइज़ सीमा से बड़ी है, तो हर पेज जांच लेने के बाद, बिल्कुल आखिरी कदम के रूप में उसे कंप्रेस करें।