दो PDF एक ही ईमेल में भेजें

शाम पांच बजे तक प्रॉपर्टी एजेंट को एक फाइल

प्रिया किराये का फ्लैट ढूंढ रही हैं। प्रॉपर्टी एजेंट को आमदनी का सबूत "एक ही PDF में, प्लीज़" चाहिए, और अगर वह शाम 5 बजे तक उनके इनबॉक्स में नहीं पहुंचा तो फ्लैट देखने का स्लॉट किसी और को मिल जाएगा। प्रिया के पास दो फाइलें हैं: payslip-october.pdf, कंपनी के पोर्टल से डाउनलोड किया एक पेज, 180 KB का, और statement-q3.pdf, बैंक से आए नौ पेज, 14 MB के, क्योंकि बैंक हर पेज पर लोगो की इमेज भर देता है। एजेंट के दफ़्तर ने पहले ही बता दिया है कि उनका मेलबॉक्स 10 MB से बड़ी कोई भी चीज़ लौटा देता है।

यानी एक ही डेडलाइन पर प्रिया की तीन छोटी दिक्कतें हैं: दो फाइलों को एक बनना है, क्रम किसी अनजान व्यक्ति को भी समझ आना चाहिए, और नतीजे को ऐसे मेलबॉक्स से गुज़रना है जो उनके अपने मेलबॉक्स से सख्त है। नीचे के सेक्शन इन्हें इसी क्रम में सुलझाते हैं, और यही कदम कवर लेटर और CV, कॉन्ट्रैक्ट और उसके अनुलग्नक, या इनवॉइस और उसकी रसीद के लिए भी काम करते हैं।

जोड़ी को सही क्रम में जोड़ें

PDF मर्ज करें यह काम एक ही बार में, आपके ब्राउज़र टैब के अंदर करता है:

1. मर्ज वाला पेज खोलें और दोनों PDF उस पर खींचकर छोड़ें, या फाइल चुनने वाली विंडो से चुनें। वे उसी क्रम में सूची में दिखती हैं जिसमें आपने उन्हें जोड़ा, जो अक्सर अक्षरों का क्रम होता है और अक्सर गलत भी।
2. जो दस्तावेज़ पढ़ने वाले को पहले चाहिए, उसे सबसे ऊपर रखें। हर फाइल के पास ऊपर और नीचे के छोटे तीर वाले बटन हैं; प्रिया सैलरी स्लिप को स्टेटमेंट के ऊपर ले आती हैं, क्योंकि एजेंट को लेन-देन से पहले सैलरी का आंकड़ा चाहिए।
3. मर्ज दबाएं। टूल आपके क्रम में हर पेज कॉपी करता है, फिर नई फाइल दोबारा खोलकर उसकी पेज गिनती, पेजों का क्रम, पेज साइज़ और सिलेक्ट होने वाला टेक्स्ट दोनों मूल फाइलों से मिलाता है। यह तुलना फेल हो जाए, तो डाउनलोड नहीं मिलता।
4. नतीजे वाला पैनल पढ़ें। उसमें कुल पेज और मर्ज की गई फाइल का साइज़ मूल फाइलों के साइज़ के बगल में दिखता है, और अगले कदम के लिए यही आंकड़ा चाहिए।
5. डाउनलोड करें और नाम बदलें। फाइल का नाम पहले दस्तावेज़ के नाम में "-merged" जोड़कर बनता है, तो प्रिया को payslip-october-merged.pdf मिलती है। अटैच करने से पहले वह उसका नाम Priya-Sharma-proof-of-income.pdf कर देती हैं, क्योंकि महीनों बाद भी एजेंट के फोल्डर में यह नाम समझ में आएगा।

क्या यह मेलबॉक्स से निकल पाएगी?

अटैचमेंट कच्चे बाइट के रूप में नहीं जाता। ईमेल उसे टेक्स्ट में एनकोड करता है, और इस एनकोडिंग से वह लगभग एक तिहाई बड़ा हो जाता है। कई सर्वर अपनी सीमा एनकोड हुए संदेश पर लगाते हैं, इसलिए जो फाइल आपके डाउनलोड फोल्डर में सुरक्षित दिखती है, वह भी बाउंस हो सकती है। Gmail एक संदेश को 25 MB तक सीमित रखता है, जबकि कंपनियों के सर्वर अक्सर इससे कम पर सेट होते हैं, और पाने वाले की तरफ की सीमा भेजने वाले से भी सख्त हो सकती है।

ये आंकड़े सीधा हिसाब हैं, किसी प्रोवाइडर का माप नहीं। प्रिया की मर्ज की गई फाइल करीब 14 MB की है, इसलिए वह Gmail इनबॉक्स तक तो पहुंच जाएगी, पर एजेंट के 10 MB वाले मेलबॉक्स तक नहीं। एक काम का नियम: डिस्क पर फाइल का साइज़ उस सीमा के करीब दो तिहाई रखने का लक्ष्य रखें जिसकी आपको चिंता है।

मर्ज की गई फाइल अब भी भारी हो तो उसे छोटा करना

मर्ज की गई फाइल को जोड़ने के बाद एक बार कंप्रेस करें, हर हिस्से को पहले नहीं। कंप्रेस टूल खोलें, लक्ष्य चुनें और उसे काम करने दें। प्रीसेट में 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB और 2 MB हैं, और कोई भी दूसरी सीमा ठीक-ठीक टाइप की जा सकती है; 10 MB वाले मेलबॉक्स के लिए प्रिया 6 MB टाइप करती हैं, जिससे एनकोडिंग से होने वाली बढ़त के लिए जगह बचती है। टूल कई तरीके आज़माता है, अपनी जांच में पास होने वाला सबसे छोटा नतीजा रखता है, और पक्का करता है कि जो टेक्स्ट सिलेक्ट होता था वह सिलेक्ट होता रहे।

अगर कोई दस्तावेज़ आपके तय आंकड़े तक नहीं पहुंच पाता, तो नतीजा बताता है कि वह कितना पीछे रुका, और एक और पास का विकल्प देता है जो पेज की इमेज पर ज़्यादा ज़ोर लगाता है, बदले में फोटो थोड़ी धुंधली होती हैं। zip करना इसका विकल्प नहीं है: PDF अंदर से पहले ही कंप्रेस होती हैं, इसलिए zip उनका साइज़ मुश्किल से बदलता है, जैसा PDF को zip करने वाली गाइड समझाती है।

चूकें जिनकी वजह से पाने वाले को जवाब लिखना पड़ता है

• बैंक स्टेटमेंट लोड नहीं होता। कई बैंक स्टेटमेंट पर पासवर्ड लगाते हैं, और मर्ज टूल लॉक फाइलें नहीं लेता। पहले अनलॉक टूल से, अपने पास पहले से मौजूद पासवर्ड का इस्तेमाल करके लॉक हटाएं, फिर अनलॉक कॉपी मर्ज करें।
• साइन किए कॉन्ट्रैक्ट की हस्ताक्षर जांच खो गई। जब पेज नई फाइल में कॉपी होते हैं, तो डिजिटल हस्ताक्षर काम करने की हालत में साथ नहीं आता, और टूल चलने से पहले सिग्नेचर फील्ड के बारे में चेतावनी देता है। डिजिटल रूप से साइन की गई PDF अलग अटैचमेंट के रूप में भेजें।
• भरा हुआ फॉर्म खाली या जड़ हो गया। भरे जा सकने वाले फील्ड मर्ज के बाद शायद एडिट होने लायक न रहें। पहले फॉर्म को फ्लैटन करें, ताकि टाइप किए जवाब पेज का हिस्सा बन जाएं।
• पेज गलत क्रम में पहुंचे। जुड़ी हुई फाइल को एक बार स्क्रॉल करके देखें, खासकर उस जगह पर जहां दूसरा दस्तावेज़ शुरू होता है। गायब आखिरी पेज या दोहरा कवर वहां आसानी से दिख जाता है।
• फाइल के नाम से पाने वाले को कुछ पता नहीं चला। scan0042-merged.pdf जैसे नाम खो जाते हैं। फाइल के नाम में अपना नाम और सामग्री लिखें, और ईमेल के टेक्स्ट में दोनों दस्तावेज़ों का ज़िक्र करें।

जब दो अटैचमेंट या एक लिंक बेहतर हो

एक फाइल हमेशा सुविधा वाला विकल्प नहीं होती। अगर पाने वाला दस्तावेज़ ऐसे सिस्टम में अपलोड करता है जिसमें हर दस्तावेज़ की अलग जगह है, जैसे वीज़ा पोर्टल या HR का जॉइनिंग फॉर्म, तो मर्ज की गई फाइल उन्हें आपकी PDF फिर से अलग करने पर मजबूर करती है। जोड़ने से पहले पूछ लें। डिजिटल रूप से साइन किए दस्तावेज़ भी, जैसा ऊपर बताया, अलग ही जाने चाहिए।

साइज़ दूसरी वजह है। जब जुड़ी फाइल कंप्रेस करने के बाद भी करीब 20 MB से ऊपर रहे, या आप दस्तावेज़ों का पूरा फोल्डर भेज रहे हों, तो किसी भी अटैचमेंट से कम झंझट डाउनलोड लिंक में है; PDF को लिंक से शेयर करने वाली गाइड उन जगहों की तुलना करती है जहां फाइल रखी जा सकती है। और अगर आपकी कंपनी क्लाइंट की फाइलों के लिए वेब टूल मना करती है, तो इस नियम का पालन करें, भले ही यह टूल लोकल चलता हो, और वही सॉफ्टवेयर इस्तेमाल करें जो आपकी IT टीम देती है।