2つのPDFを1通のメールで送る

17時までに不動産会社へファイルを1つ

鈴木さんは賃貸マンションに申し込もうとしています。不動産会社からは収入の証明を「PDF1つで」送るよう頼まれていて、17時までに届かなければ内見の枠はほかの人に回ってしまいます。手元のファイルは2つです。勤務先のポータルからダウンロードした1ページの給与明細payslip-october.pdf(180 KB)と、銀行が全ページにロゴ画像を入れているせいで14 MBある9ページの入出金明細statement-q3.pdfです。不動産会社からは、10 MBを超えるメールは受信できないと言われています。

つまり鈴木さんは、1つの締め切りに3つの小さな問題を抱えています。2つのファイルを1つにすること、初めて見る人にも分かる順番にすること、そして自分のメールボックスより厳しい相手のメールボックスを通る大きさにすることです。以下の各セクションでこの順に解決していきます。同じ手順は、送付状と履歴書、契約書と別紙、請求書と領収書にも使えます。

2つを正しい順番で結合する

PDFを結合を使えば、ブラウザーのタブの中で1回で済みます。

1. 結合のページを開き、2つのPDFをドロップするか、ファイル選択画面で選びます。ファイルは追加した順にリストに並びます。多くの場合は名前順で、たいてい望む順番ではありません。
2. 読む人が最初に必要とする文書を一番上にします。各ファイルには小さな上下の矢印ボタンがあります。不動産会社は入出金の明細より先に給与の額を見たいので、鈴木さんは給与明細を入出金明細の上に移します。
3. 結合ボタンを押します。ツールは指定した順に全ページをコピーし、新しいファイルを開き直して、ページ数、ページ順、ページサイズ、選択できるテキストを2つの元ファイルと照合します。照合に失敗した場合、ダウンロードは表示されません。
4. 結果の表示を確認します。合計ページ数と、結合したファイルのサイズが元ファイルのサイズと並べて表示されます。この数字が次の手順で必要になります。
5. ダウンロードして名前を変えます。ファイル名は最初の文書の名前に「-merged」を付けたものなので、鈴木さんの場合はpayslip-october-merged.pdfです。何か月か後に不動産会社のフォルダーで見ても分かるように、添付する前に「鈴木美香_収入証明.pdf」に変えます。

相手のメールボックスを通るか

添付ファイルは、そのままのデータで送られるわけではありません。メールは添付ファイルをテキストに変換して送り、この変換でサイズがおよそ3分の1増えます。多くのサーバーは変換後のメッセージに上限を適用するので、ダウンロードフォルダーでは問題なさそうに見えるファイルでも弾かれることがあります。Gmailのメッセージの上限は25 MBですが、会社のサーバーはもっと低く設定されていることが多く、受信側が送信側より厳しい場合もあります。

これらの数字は単純な計算で、特定のメールサービスで測ったものではありません。鈴木さんの結合ファイルは約14 MBなので、Gmailの受信箱には届きますが、不動産会社の10 MBのメールボックスには届きません。目安として、気になる上限の3分の2くらいを保存時のサイズの目標にしてください。

結合してもまだ重いファイルを小さくする

圧縮は、結合する前に各ファイルに行うのではなく、結合したあとに1回だけ行います。圧縮ツールを開き、目標サイズを選んで処理させます。プリセットには100 KB、200 KB、500 KB、1 MB、2 MBがあり、それ以外の上限も正確な数値で入力できます。10 MBのメールボックスに送るなら、鈴木さんはエンコードで増える分の余裕を見て6 MBと入力します。ツールは複数の方法を試し、検証に通ったなかで最も小さい結果を残し、選択できたテキストが選択できるままであることを確認します。

文書が設定した数値に届かない場合は、どこまで小さくできたかが表示され、ページの画像をさらに強く圧縮するもう1回の処理を選べます。その代わり、写真はぼやけます。ZIPは代わりになりません。PDFは中身がすでに圧縮されているので、ZIPにしてもサイズはほとんど変わりません。詳しくはPDFをZIPにするガイドで説明しています。

相手から問い合わせが来てしまうミス

• 銀行の明細が読み込めない。明細をパスワードでロックしている銀行は多く、結合ツールはロックされたファイルを受け付けません。手元のパスワードを使って先にロック解除ツールでロックを外し、ロックのないコピーを結合してください。
• 署名済みの契約書の署名が検証できなくなった。ページを新しいファイルにコピーすると、デジタル署名は機能する形では引き継がれません。ツールは処理の前に署名フィールドについて警告します。デジタル署名付きのPDFは、単独の添付ファイルとして送ってください。
• 入力済みのフォームが空になった、または編集できなくなった。対話型のフィールドは、結合後に編集できなくなることがあります。先にフォームを確定して、入力した回答をページの一部にしてください。
• ページの順番が違っていた。結合したファイルを一度スクロールし、2つ目の文書が始まる箇所に注目してください。最後のページの抜けや表紙の重複は、そこで簡単に見つかります。
• ファイル名から内容が分からなかった。scan0042-merged.pdfのような名前は埋もれてしまいます。ファイル名に自分の名前と内容を入れ、メールの本文でも2つの文書を添付したことに触れてください。

添付ファイル2つやリンクのほうがよい場合

1つのファイルにまとめることが、いつも親切とは限りません。ビザの申請サイトや入社手続きのフォームのように、受け取った人が書類ごとに別の欄があるシステムにアップロードする場合、結合したファイルは相手にPDFをもう一度分割させることになります。まとめる前に確認してください。先ほど触れたとおり、デジタル署名付きの文書も単独で送るべきです。

もう1つの理由はサイズです。圧縮しても結合したファイルが約20 MBを超えたままになる場合や、フォルダーごと書類を送る場合は、どんな添付ファイルよりもダウンロードリンクのほうが問題が起きにくくなります。PDFをリンクで共有するガイドで、置き場所の候補を比べています。また、勤務先が顧客のファイルにWebツールを使うことを禁じているなら、このツールがローカルで動くとしてもその決まりに従い、情報システム部門が用意したソフトを使ってください。