送る前にPDFの隠れた情報を消す

前の会社の名前が残った提案書

フリーランスのコンサルタントの拓也さんは、木曜の9時に取引先への提案があります。ファイルは teian_final_v7.pdf、14ページで、2人とも代理店に勤めていた頃に元同僚が作ったテンプレートを使っています。ページを見るかぎり、彼自身の仕事です。ところがファイルのプロパティは別の話をしています。作成者の欄には元同僚の名前と代理店名が残り、作成日は2023年、キーワードには「社内用下書き、見積もりv3」とあります。

どれもページには印刷されないので、校正では見つかりません。ビューアーで文書のプロパティを開いたり、ファイルをスキャンツールに入れたりすれば、誰でも数秒で目にします。きれいにするのにかかる時間は、添え状のメールを書くより短く済みます。

PDFGymでファイルをきれいにする手順

メタデータの削除ツールとプライバシーチェックは同じ仕組みで動きます。どちらでもかまいませんが、前者はまさにこの作業向けに作られています。

1. PDFのメタデータを削除を開き、完成したファイルを選びます。ファイルはブラウザーのタブの中で読み込まれ、アップロードされることはありません。
2. 一覧を読みます。見つかった項目は、文書の詳細、ソフトウェア、日付、その他のメタデータ、埋め込みファイルに分けて値とともに表示されるので、古い作成者名や残ったキーワードを自分の目で確かめられます。
3. 残したいものの選択を外します。見つかった項目は最初からすべて選ばれているので、「Webサイト改修のご提案」のような役に立つタイトルは、チェックを外したときだけ残ります。
4. 「メタデータを削除」を押します。ツールは選んだ項目を除いた新しいコピーを書き出します。
5. 確認を待ってからダウンロードします。コピーは開き直され、選んだ項目が消えていること、選ばなかった項目が残っていること、すべてのページと選択可能な文字が元のファイルと一致していることが確かめられます。

対応している項目が何も見つからなければ、その旨が表示され、削除するものはありません。

スキャンがPDFの中で見つけられるもの

ツールが報告する項目、それぞれがふつうどこから来るのか、そして拓也さんのようなファイルで何がわかってしまうかをまとめました。

名前が残ってしまう間違い

下書きをきれいにしてから、また編集する。圧縮、結合、書き出し直しをすると、ソフトウェアと日付の項目が新しく書き込まれます。圧縮も含めてほかの変更をすべて先に済ませ、メタデータの削除は最後の手順にしてください。

基本のプロパティだけを消す。アプリによっては、プロパティの画面でタイトルと作成者は編集できても、XMPのデータには手を付けないため、古い値が中に残ります。空になった画面を信じるのではなく、スキャンが表示する一覧を確認してください。

添付ファイルを忘れる。見積もりの表計算ファイルを添付したPDFは、相手にその表計算ファイルを丸ごと渡します。埋め込みファイルの項目を見て、社内向けだったものは削除してください。

ページ上の文字も隠れると思う。フッターや署名欄の名前はページの内容で、メタデータではありません。それを完全に消すのは墨消しの仕事で、上に黒い四角を描くだけでは足りません。墨消し漏れチェックで、四角の下に残った文字を見つけられます。

写真を見落とす。ツールが確認するのは、ファイル自体の項目と添付ファイルだけです。ページに配置した画像の中までは見ないので、写真に含まれるカメラや位置の情報は、写真を文書に入れる前に消しておく必要があります。

保護されたファイルをきれいにしようとする。パスワード付きのPDFは受け付けません。先にPDFのロックを解除でパスワードを外してください。ロックを解除したコピーにもタイトルや作成者などの項目は残るので、その後できれいにします。

ブラウザーのツールが向かない場合

• 裁判、監査、情報開示の請求のための書類を作っている。メタデータも変更せずに提出すべきものに含まれることがあるので、何かを消す前に弁護士や記録の担当者に相談してください。
• 会社の文書システムが、書き出すたびに独自のプロパティを書き込む。自分のパソコンでコピーをきれいにしても、次の書き出しは変わりません。テンプレートやシステムの設定を変えられないか、情報システム部門に相談してください。
• きれいにするファイルが数百ある。このツールは1回に1ファイルを扱います。まとめて処理するなら、スクリプトで動かすデスクトップのツールか情報システム部門のほうが向いています。
• 個人的な情報がページに印刷されている。それはメタデータの削除ではなく黒塗りの仕事です。