パソコンでPDFフォームに記入し、回答を確定させる

まず、相手がどんなフォームかを知る

木曜日の夜、不動産会社から4ページの nyukyo-moushikomi.pdf がメールで届きました。収入、緊急連絡先2件、署名を書き込んで、金曜日の正午までに返す必要があります。何かを入力する前に、その晩の段取りを決める10秒のテストをしましょう。

「氏名」の横の空欄をクリックします。カーソルが点滅したり、色の付いた枠が出たりすれば、その文書には入力欄があります。何も反応しなければ、線は印刷された図形にすぎません。チェックボックスも試してください。1ページ目には本物の入力欄があり、あとから付け足した別紙は平らなページ、という混在したフォームもあるからです。

同じ判定はPDFGymでもできます。PDFフォームに入力は全ページの入力欄を数え、入力欄のないファイルには、推測ではなく入力できるものがないという明確なメッセージを表示します。

4種類のフォームと、それぞれに必要なこと

PDFGymで回答を入力する

1. PDFフォームに入力を開いてファイルを選ぶか、ページにドラッグします。ファイルはこのブラウザーのタブの中で読み込まれ、アップロードされることはありません。
2. ページの上に出る概要を読みます。入力できる欄の数と、デジタル署名の欄や操作ボタンなど、手を付けずに残される欄が示されます。
3. 表示されたページ上の枠付きの欄をクリックして入力します。チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンは、その場で操作できます。2ページ目以降へは、矢印かページのメニューで移動します。
4. クリックしにくい欄がある場合は、「代わりにフィールド一覧を使用」を開くと、同じ欄にラベル付きの一覧で入力できます。
5. 入力をやり直したいときは、「回答をクリア」ですべての欄が空になり、「元の回答に戻す」で開いた時点の内容に戻ります。
6. 「入力済みPDFを保存」を押します。ツールは自分の出力を開き直し、変更した回答がすべて表示されていること、全ページが残っていること、元の文字が選択できることを確認します。値を失った欄があれば、壊れたファイルを渡さずに処理を止めます。
7. 結果をダウンロードします。入力欄は編集できるまま残るので、翌日に誤字に気づいてもすぐに直せます。

1つ注意があります。欄が途中から文字を受け付けなくなるのは、フォームの作成者が最大文字数を設定しているためです。入力ツールはその制限を守るので、無理に入れようとせず、略して書いてください。

入力欄がないときの2つの記入方法

一度きりなら、PDFを編集の「テキストを追加」を使います。回答を書き始める位置をクリックして入力し、Helvetica、Times、Courierから書体を選んで、印刷された項目名に近いサイズにします。10ptで組まれたフォームに10ptの回答なら自然に見えますが、14ptだと貼り付けたように見えます。保存した回答は、選択できる本物の文字のまま残ります。

毎月の交通費精算書のように同じ書式に繰り返し記入するなら、一度15分かけて入力可能なPDFを作成を使いましょう。テキスト、長文、チェックボックス、日付、ドロップダウンの欄をページ上にドラッグで配置して名前を付け、そのファイルをひな形として保存します。毎月は新しいコピーに記入するだけで、テキストボックスを手で並べ直す必要はありません。

ファイルがパソコンを離れる前に回答を確定させる

入力欄はページの上に重なった層にあります。メールのプレビューや古いビューアーの中には下のページしか描画しないものがあり、自分の画面では記入済みに見えたフォームが、相手の画面では空欄に見えることがあります。フォームを確定を使えばこの心配がなくなります。各欄の見た目をページの内容に書き込んで欄そのものを削除し、文字は画像にならず選択できるまま残ります。

• ファイルは2つ残します。nyukyo-moushikomi-henshu.pdf は手元に置き、nyukyo-moushikomi-kakutei.pdf を不動産会社に送ります。
• 「フォームを確定」では「フォームフィールドとその値」にチェックを入れたままにします。ページに書き込みをした場合は「コメント・ハイライト・スタンプ」にもチェックを入れます。
• PDFに署名で付けた目に見える署名はページの内容として描かれるので、確定と署名のどちらを先にしても、確定の影響を受けません。
• 証明書によるデジタル署名は、必ず最後の変更にしてください。そのあとで記入、確定、編集をすると署名は無効になります。署名済みのファイルを処理する前に、「フォームを確定」は確認を求めます。
• 完成したファイルを別のビューアーで開き、すべての回答を一度読み返します。

フォームの記入でよくある失敗

• 回答がビューアーの中にだけあり、ファイルには入っていなかった。ブラウザー内蔵のビューアーは入力はできても、コピーを保存するまで何も残しません。保存して閉じ、開き直してから信用してください。
• 相手の画面でチェックが消える。チェックボックスは、どのソフトでも分かる描画なしに「オン」だけを記録することがあります。PDFGymの入力ツールは回答ごとに目に見える外観を書き込んで確認し、そのあと確定させればチェックがページの一部になります。
• 唯一のコピーを確定させてしまう。確定は元に戻せません。不動産会社から郵便番号の訂正を頼まれたときに必要なのは、白紙のフォームではなく編集できる版です。
• 文字が線から浮いている。平らなフォームでは、大きさや高さの合わない回答は偽造のように見えます。倍率100%にして各枠を線の上に合わせ、書体は1種類にそろえてください。
• ファイルが保存できない。パスワードで保護されたフォームは、どのツールでも回答を書き込む前にロックを外す必要があります。パスワードが分かっていれば、PDFのロックを解除でコピーからパスワードを外せます。
• 確定より先に結合する。文書を結合すると、入力欄の振る舞いが変わることがあります。記入して確定させてから、給与明細と結合してください。

ブラウザーのツールが向かない場合

税金、在留手続き、保険のフォームの中には、動的なXFA文書として作られているものがあります。Adobe以外のソフトでは、待つように、または別のビューアーを使うようにという案内しか表示されないことがよくあります。こうしたフォームにはパソコン版のAdobe Acrobat Readerが必要で、ブラウザーのツールではきちんと記入できません。入力するたびに合計が計算されるフォームも同様です。PDFGymの入力ツールは入力した値を保存し、操作ボタンには手を付けないので、合計が再計算されることは期待しないでください。

送り主が同じフォームをウェブの申込画面でも用意しているなら、そちらを使ってください。データが相手のシステムに直接届きます。また、勤務先の人事システムがログインに結び付いた署名を求める場合は、そこで署名してください。ほかの場所で署名したファイルには、相手に必要な証明が付きません。