複数のPDFをサイズ上限のあるアップロードに収める

書類は5つ、上限5MBの申請サイト、締め切りは今夜0時

中村さんは研究助成金に応募しています。助成団体の申請サイトにはアップロード欄が1つしかなく、受け付けるのはPDF1つだけ、注意書きには「最大5MB」とあります。手元にあるのは、Wordから書き出した14ページの研究計画書（1.2MB）、1ページの予算表（300KB）、2ページの履歴書（250KB）、そして推薦者が紙に署名してスマホで撮影した推薦状が2通（8MBと6MB）です。合計は16MB近く、上限の3倍で、申請サイトは今夜0時に締め切られます。

中村さんが最初に考えたのは、5つの数字の合計が5MBを下回るまで、ファイルを1つずつ縮めることでした。これはうまくいきません。目標を5つも当て推量で決めることになり、研究計画書にはほとんど縮める余地がなく、それでも合計が大きすぎれば推薦状は後でもう一度縮められることになります。結合を1回、圧縮を1回にすれば、決めることは入力する数値1つだけで済みます。

縮める前に結合する理由

結合してもページの重さは変わりません。結合したファイルは、構造のわずかな増減を除けば入れたものの合計とほぼ同じなので、先に結合しても何も失いません。画像を変えるのは圧縮のほうで、圧縮は全体を一度に見られるときに最もよく働きます。重い推薦状2通に力を注ぎ、軽い文字のページには手を付けずに済むので、5つのファイルにサイズをどう割り振るかを自分で決める必要がありません。

順番を逆にすると画質も無駄になります。単独で縮めた推薦状を、束にしてからもう一度縮めると、画像のエンコードを2回通ることになり、そのたびに写真が少しずつぼやけていきます。

PDFGymでの2段階の手順

1. PDFを結合を開き、5つのファイルをすべて追加します。各ファイルがページ数とサイズ付きで表示されます。
2. 上下の矢印で、審査員が期待する順番に並べます。研究計画書、予算表、履歴書、そして推薦状2通です。
3. 「PDFを結合」ボタンを押します。結果の画面に合計ページ数と、元のファイルのサイズと並べた結合後のサイズが表示されます。ファイルをダウンロードします。名前は最初の書類の名前に「-merged」が付いたものになります。
4. PDFを圧縮を開き、結合したファイルを選びます。
5. 「正確な目標サイズ」の欄に目標を入力し、MBかKBを選びます。5MBと書かれた申請サイトなら、4.7MBと入力します（理由は次の節で説明します）。
6. 「圧縮する」を押します。複数の手法が競い、すべての候補が読み直されて文字を元のファイルと照合されてから、1つが提示されます。
7. 判定を読み、プレビューを確認します。どちらにも納得できたら、名前に「-compressed」が付いたファイルをダウンロードし、それをアップロードします。

申請サイトの上限を、入力する数値に変える

PDFGymは1KBを1,024バイトとして数えるので、200KBは204,800バイトが上限という意味です。一方、多くのアップロードフォームは1KBを1,000バイトとして数えます。この場合、上限はKBで約2.3%、MBではほぼ5%厳しくなります。少し低い数値を入力しておけば、どちらの数え方でも対応できます。下の数値は単純な計算によるものです。

どの目標も厳しく読んだ場合の値を下回っているので、申請サイトがどちらの方法で測ってもファイルは通ります。上限がフォームではなくメールのものなら、さらに低く狙ってください。添付ファイルは送信中に約3分の1大きくなるためです。このケースは2つのPDFを1通のメールで送るガイドで詳しく扱っています。

全体を縮める前に、重い部分を見つける

中村さんのような束では、重さのほとんどが数ページ、たいていは写真で撮ったページに集中しています。PDFが大きすぎる理由を使えば、ファイルを変えずに、どのページ、画像、フォントがバイトを占めているかがわかります。圧縮で目標に届くのか、何かを削る必要があるのかを判断できます。

推薦状の1通が、紙1枚を4,000ピクセルで撮ったスマホの写真なら、推薦者にスキャンしたPDFを頼むほうが手軽な解決策かもしれません。重複した表紙や、助成団体が求めていない付録のような水増しの部分があるなら、PDFページを整理で削除するほうが、どんな設定よりも多く減らせます。

やり直しの原因になる失敗

• 上限そのものを目標に入力する。PDFGymの数え方で4.99MBのファイルでも、申請サイトの5MBを超えることがあります。表のとおり余裕を残してください。
• 圧縮した後でページの順番を直す。圧縮したファイルを並べ替えると、ファイルを書き直すことになります。圧縮の前に、結合したファイルで順番を確認してください。
• 違うファイルをアップロードする。2段階を終えると、手元には3つの版があります。名前が「-compressed」で終わるファイルをアップロードし、提出が確認できたら残りは削除するか保管します。
• 元のファイルにロックがかかっている。結合ツールはパスワード付きのPDFを受け付けません。手元にあるパスワードを使って、先にロック解除ツールでパスワードを外してください。
• 目標に届かなかった判定を無視する。結果が目標を上回ったままなら、どれだけ超えているかが表示され、ページの画像を小さく描き直すもう1回の処理が提案されます。その代わり写真はやわらかくなります。それを受け入れるか、代わりにページを削ってください。

1つに縮めたファイルが目標として間違っている場合

アップロードの案内は2回読んでください。多くの申請サイトには書類ごとの欄があり、その場合は各部分がそれぞれの上限を満たせばよく、圧縮がまったく要らないこともあります。細部の描写も、手を止める理由になります。敷地図や小さなラベルの付いたグラフは、ページの画像を強く縮めると読めなくなることがあります。審査員が読めない書類より、大きなファイルでも受け付けてもらえるか丁寧に問い合わせるほうがましです。

有効なデジタル署名の付いたPDFは、単独のファイルとして送ってください。ページを新しい文書にコピーすると、署名は有効なままになりません。助成団体がリンクを受け付けるなら、クラウドの共有フォルダを使えば上限そのものを避けられます。