Faire tenir plusieurs PDF dans un seul envoi limité en taille

Cinq documents, un portail à 5 Mo et une clôture à minuit

Claire dépose une demande de financement de recherche. Le portail du financeur a un seul champ d'envoi, accepte un seul PDF, et les petites lignes disent « 5 Mo maximum ». Ses pièces : un projet de 14 pages exporté de Word à 1,2 Mo, un tableau budgétaire d'une page à 300 Ko, un CV de deux pages à 250 Ko, et deux lettres de soutien que ses référents ont signées sur papier et photographiées avec leur téléphone, l'une à 8 Mo et l'autre à 6 Mo. Au total, près de 16 Mo, trois fois le plafond, et le portail ferme à minuit.

Son premier réflexe est de réduire chaque fichier jusqu'à ce que les cinq chiffres fassent moins de 5 Mo au total. Ça marche mal. Elle devrait deviner cinq cibles, le projet n'a presque rien à céder, et les lettres seraient comprimées une seconde fois si le total restait trop élevé. Une fusion et une compression règlent le problème avec une seule décision : quel chiffre taper.

Pourquoi assembler avant d'alléger

L'assemblage ne change pas le poids d'une page. Le fichier fusionné pèse à peu près la somme de ce qui est entré, à un peu de structure près, donc rien n'est perdu en le faisant d'abord. La compression, elle, modifie les images, et elle travaille mieux quand elle voit tout d'un coup : elle peut concentrer ses efforts sur les deux lettres lourdes et laisser tranquilles les pages de texte légères, sans que tu aies à répartir un budget entre cinq fichiers.

Inverser l'ordre coûte aussi en qualité. Une lettre allégée seule, puis allégée encore au sein du dossier, passe deux fois par l'encodage d'image, et chaque passage adoucit un peu plus les photos.

Deux passages dans PDFGym

1. Ouvre Fusionner PDF et ajoute les cinq fichiers. Chacun apparaît avec son nombre de pages et son poids.
2. Utilise les flèches haut et bas pour fixer l'ordre attendu par les évaluateurs : projet, budget, CV, puis les deux lettres.
3. Appuie sur Fusionner les PDF. Le panneau de résultat affiche le nombre total de pages et le poids fusionné à côté de celui des originaux. Télécharge le fichier, qui prend le nom du premier document suivi de « -merged ».
4. Ouvre Compresser PDF et choisis le fichier fusionné.
5. Tape ta cible dans le champ de taille exacte et choisis Mo ou Ko. Pour un portail qui annonce 5 Mo, tape 4,7 Mo (la section suivante explique pourquoi).
6. Appuie sur Compresser. Plusieurs méthodes sont mises en concurrence, et chaque candidat est relu et son texte comparé à la source avant qu'un résultat soit proposé.
7. Lis le verdict et regarde l'aperçu. Si les deux te conviennent, télécharge le fichier, qui porte « -compressed » dans son nom, et envoie celui-là.

Transformer la limite du portail en chiffre à taper

PDFGym compte un kilooctet comme 1 024 octets : 200 Ko signifie donc un plafond de 204 800 octets. Beaucoup de formulaires d'envoi comptent plutôt 1 000 octets par kilooctet, ce qui rend leur limite environ 2,3 % plus stricte en kilooctets et près de 5 % plus stricte en mégaoctets. Taper un chiffre un peu plus bas couvre les deux façons de compter. Les chiffres ci-dessous sont de la simple arithmétique.

Chaque cible proposée reste sous la lecture stricte : le fichier passe quelle que soit la façon dont le portail mesure. Si la limite concerne un e-mail plutôt qu'un formulaire, vise encore plus bas, car les pièces jointes grossissent d'environ un tiers pendant l'envoi ; le guide pour envoyer deux PDF en une seule pièce jointe détaille ce cas.

Repérer la partie lourde avant de tout comprimer

Dans un dossier comme celui de Claire, presque tout le poids tient dans quelques pages, en général celles qui ont été photographiées. Pourquoi mon PDF est si gros montre quelles pages, images et polices portent les octets sans modifier le fichier : tu sais ainsi si la compression peut atteindre ton chiffre ou s'il faut retirer quelque chose.

Si une lettre est une photo de téléphone de 4 000 pixels d'une seule feuille, la solution la moins coûteuse peut être de demander au référent un PDF numérisé. Si une partie est du remplissage, comme une page de garde en double ou une annexe que le financeur n'a pas demandée, la retirer avec Organiser PDF fait gagner plus que n'importe quel réglage.

Les erreurs qui coûtent un second passage

• Taper la limite elle-même comme cible. Un fichier de 4,99 Mo selon PDFGym peut encore dépasser les 5 Mo d'un portail. Garde la marge du tableau.
• Corriger l'ordre des pages après la compression. Réorganiser le fichier compressé oblige à le réécrire. Vérifie l'ordre dans le fichier fusionné avant le passage de compression.
• Envoyer la mauvaise copie. Après deux passages, tu as trois versions. Envoie celle qui se termine par « -compressed », et supprime ou archive les autres une fois le dépôt confirmé.
• Un fichier source verrouillé. L'outil de fusion refuse les PDF protégés par mot de passe. Retire d'abord le mot de passe avec l'outil de déverrouillage, en utilisant le mot de passe que tu as déjà.
• Ignorer le verdict quand il manque la cible. Si le résultat reste au-dessus de la cible, il indique l'écart et propose un passage supplémentaire qui redessine les images des pages en plus petit, avec des photos plus floues en contrepartie. Accepte-le, ou retire des pages.

Quand un seul fichier comprimé n'est pas le bon objectif

Relis deux fois les consignes d'envoi. Beaucoup de portails proposent un champ par document, et dans ce cas chaque pièce n'a qu'à respecter sa propre limite, ce qui peut ne demander aucune compression. Les détails fins peuvent aussi être une raison de s'arrêter : un plan de masse ou un graphique aux légendes minuscules peut devenir illisible quand les images des pages sont poussées fort, et un évaluateur qui ne peut pas le lire, c'est pire qu'un message poli demandant si un fichier plus gros est accepté.

Un PDF avec une signature numérique valide doit voyager seul, car copier ses pages dans un nouveau document ne garde pas la signature valide. Et si le financeur accepte les liens, un dossier partagé dans le cloud évite complètement le plafond.