Signature électronique ou numérique : faire la différence

Deux demandes le même vendredi

Sophie gère le secrétariat d'un petit cabinet d'architectes. À 15 h, deux e-mails arrivent. Un client veut la proposition_honoraires_v3.pdf de quatre pages « signée et renvoyée aujourd'hui ». Une plateforme de marchés publics veut que declaration_candidature.pdf soit déposée avant mardi midi, « signée avec une signature électronique qualifiée du gérant ».

Même verbe, produits différents. Le client ouvrira le fichier, verra une signature en dernière page et le classera. La plateforme passera le dépôt dans un logiciel, cherchera un certificat émis par un prestataire accrédité et rejettera tout le reste, aussi soignée que soit l'écriture. Savoir dans quel cas tu te trouves, c'est l'essentiel du travail.

Une large catégorie, et une technique à l'intérieur

Les signatures électroniques forment une famille : cocher une case « J'accepte », taper ton nom sous un e-mail, valider étape par étape sur une plateforme de signature, poser l'image de ton écriture sur une page. Leur point commun, c'est l'intention : une personne qui utilise un moyen électronique pour accepter un document.

La signature numérique est le membre de la famille qui repose sur la cryptographie à clé publique. Ton logiciel calcule une empreinte (un hachage) du document et la signe avec une clé privée que tu es seul à contrôler. Un certificat, émis par un prestataire qui a vérifié ton identité, porte la clé publique correspondante. N'importe quelle visionneuse compatible peut alors confirmer, sans te demander quoi que ce soit, quel certificat a signé et que le contenu signé n'a pas changé d'un seul octet.

Toute signature numérique est donc une signature électronique, alors que la plupart des signatures électroniques du quotidien ne font appel à aucune cryptographie. Les mots se mélangent souvent, et « merci de signer numériquement » dans un e-mail veut souvent juste dire « ne l'imprime pas ».

Côte à côte : une marque sur la page contre un certificat

Ce que dit le droit, dans les grandes lignes seulement

Ceci est un repère général, pas un conseil juridique. L'acceptabilité d'une signature dépend du pays, du type de document et de ce que les parties ont convenu ; c'est à la personne qui la demande, ou à un avocat, d'en décider.

Union européenne. Le règlement eIDAS (UE) n° 910/2014 prévoit trois niveaux. Une signature électronique ordinaire, souvent dite simple, désigne toute donnée électronique qu'une personne utilise pour signer. Une signature avancée doit être liée au signataire de manière univoque et permettre de l'identifier, être créée avec des moyens sous son contrôle exclusif et révéler toute modification ultérieure des données. Une signature qualifiée est une signature avancée créée avec un dispositif de création de signature qualifié et reposant sur un certificat qualifié. Seul ce niveau supérieur a l'effet juridique d'une signature manuscrite dans tous les États membres, et le règlement précise qu'on ne peut refuser à une signature tout effet juridique au seul motif qu'elle est électronique.

États-Unis. La loi fédérale ESIGN et les lois des États fondées sur l'UETA donnent un effet juridique aux signatures électroniques pour la plupart des transactions, sans imposer de technologie. Les deux excluent certains documents, les testaments en étant l'exemple le plus connu, et un cocontractant peut toujours exiger une méthode particulière.

Ce que crée Signer PDF, et ce qu'il laisse de côté

Signer PDF dessine ta signature, tes initiales, une date ou du texte directement dans le contenu de la page, sous forme d'image : ni annotation déplaçable, ni signature à certificat. Il ne vérifie pas l'identité, n'ajoute ni certificat ni horodatage de confiance et ne tient pas de piste d'audit. Ce qu'il vérifie, c'est le résultat. La nouvelle copie est rouverte, ses pages et son texte sélectionnable sont comparés à l'original, et chaque page marquée est rendue pour confirmer que la marque s'affiche.

Si le fichier contient des champs de signature à certificat, l'outil t'avertit et attend que tu coches la case confirmant que tu veux continuer, car écrire une nouvelle copie d'un PDF signé peut invalider une signature apposée plus tôt par quelqu'un.

Quand une signature électronique visible suffit à la demande :

1. Ouvre Signer PDF et choisis le fichier. Les PDF protégés par mot de passe ne sont pas acceptés.
2. Crée ta marque avec Dessiner, Écrire ou Importer.
3. Sur la bonne page, utilise Poser la signature, plus Poser la date ou Poser les initiales si on te le demande. Glisse chaque marque sur sa ligne et ajuste sa taille.
4. Si l'avertissement sur les champs de signature apparaît, demande à l'expéditeur avant de cocher la case.
5. Choisis Ajouter les marques au PDF et laisse les contrôles se terminer.
6. Télécharge la copie signée et garde l'original non signé.

Un exemple complet, avec des conseils de placement, se trouve dans poser une signature manuscrite sur un PDF.

Les indices de la demande qui disent laquelle

• Qualifiée, avancée, QES, certificat, prestataire de services de confiance, PAdES ou « vérifiable » : signature à certificat.
• Une plateforme de dépôt qui valide, une banque, un tribunal, un notaire ou un formulaire administratif : en général à certificat, souvent avec une liste de prestataires acceptés.
• « Signer et renvoyer », « parapher chaque page » ou une ligne de signature imprimée : une marque visible est normalement ce qu'on attend.
• Un lien vers le service de signature de l'expéditeur : signe là-bas, pour que ses traces restent complètes.

Si la demande est floue, réponds en une ligne : « Faut-il une signature à certificat, ou une copie signée suffit-elle ? » Ça coûte moins cher qu'un dépôt rejeté.

Les erreurs courantes, et comment les corriger

• Une marque dessinée envoyée là où il fallait un certificat. Le panneau des signatures du destinataire n'affiche rien. Signe à nouveau avec un certificat ; aucun outil ne convertit une image en signature numérique.
• Modifier après une signature à certificat. Fusionner, ajouter des pages ou compresser le fichier écrit un nouveau fichier et casse la signature. Fais toutes les modifications d'abord et signe en dernier.
• Annoter un fichier que quelqu'un a déjà signé avec un certificat. Sa signature risque alors d'apparaître comme non valide. Demande-lui s'il préfère que tu signes dans son système.
• Lire « valide » comme « approuvé ». Une signature numérique valide montre qui a signé et que rien n'a changé, pas que les conditions sont justes ni que le signataire avait le pouvoir de signer.

Quand un outil de navigateur n'est pas le bon choix

Pour une signature qualifiée, adresse-toi à un prestataire de services de confiance qualifié, utilise une carte d'identité électronique nationale ou une identité numérique mobile si ton pays en propose, ou demande au service informatique de ton employeur. Mettre en place une signature à certificat présente les options.

Si l'expéditeur utilise une plateforme de signature électronique, signe via son lien. Testaments, actes, pièces de procédure et documents notariés obéissent à leurs propres règles formelles, parfois avec témoins ou originaux papier : vérifie d'abord auprès de l'autorité concernée ou d'un avocat. Pour les papiers du quotidien sur Mac, Windows et téléphone, le guide général de signature liste les options intégrées.