Assinatura eletrônica ou digital: como diferenciar as duas

Dois pedidos na mesma sexta-feira

Marcos toca o escritório de um pequeno estúdio de arquitetura. Às 15h chegam dois e-mails. Um cliente quer a proposta-honorarios-v3.pdf de quatro páginas "assinada e devolvida hoje". Um portal de licitação pública quer a declaracao-licitacao.pdf enviada até terça ao meio-dia, "assinada com assinatura eletrônica qualificada do diretor".

Mesmo verbo, produtos diferentes. O cliente vai abrir o arquivo, ver uma assinatura na última página e arquivar. O portal vai rodar um programa sobre o envio, procurar um certificado de um provedor credenciado e rejeitar qualquer outra coisa, por mais caprichada que seja a letra. Descobrir em que caso você está é a maior parte do trabalho.

Uma categoria ampla e uma técnica dentro dela

Assinaturas eletrônicas são uma família: marcar uma caixa "Concordo", digitar seu nome sob um e-mail, clicar numa plataforma de assinatura, pôr uma foto da sua letra numa página. O que elas dividem é intenção, uma pessoa usando um meio eletrônico para aceitar um registro.

A assinatura digital é o membro feito sobre criptografia de chave pública. Seu programa tira uma impressão digital (um hash) do documento e assina com uma chave privada que só você controla. Um certificado, emitido por um provedor que conferiu sua identidade, carrega a chave pública correspondente. Qualquer leitor compatível confirma então, sem perguntar para você, que certificado assinou e que o conteúdo assinado não mudou um byte.

Toda assinatura digital é portanto eletrônica, enquanto a maioria das assinaturas eletrônicas do dia a dia não tem criptografia nenhuma. As pessoas misturam as palavras, e um "por favor assine digitalmente" num e-mail muitas vezes só quer dizer "não imprima".

Lado a lado: uma marca na página contra um certificado

Como a lei trata o tema, só em linhas gerais

Isto é contexto geral, não aconselhamento jurídico. Se uma assinatura vale depende do país, do tipo de documento e do que as partes combinaram; quem pede, ou um advogado, decide isso.

União Europeia. O Regulamento eIDAS (UE) nº 910/2014 tem três níveis. Uma assinatura eletrônica simples é qualquer dado eletrônico que uma pessoa usa para assinar. Uma avançada precisa estar ligada à pessoa e identificar quem assina, ser criada com meios sob controle exclusivo dela e revelar mudanças posteriores nos dados. Uma qualificada é uma assinatura avançada feita com um dispositivo qualificado de criação e amparada por um certificado qualificado. Só esse nível de cima tem o efeito jurídico de uma assinatura manuscrita em todos os estados-membros, e o regulamento diz que nenhuma assinatura pode ter o efeito jurídico negado só por ser eletrônica.

Estados Unidos. A lei federal ESIGN e as leis estaduais baseadas na UETA dão efeito jurídico a assinaturas eletrônicas para a maioria das transações sem ditar uma tecnologia. Ambas excluem alguns documentos, testamentos sendo o exemplo mais conhecido, e a outra parte ainda pode exigir um método específico.

O que o Assinar PDF cria, e o que ele deixa de fora

O Assinar PDF desenha sua assinatura, rubrica, data ou texto direto no conteúdo da página como imagem: não uma anotação móvel, não uma assinatura por certificado. Ele não verifica identidade, anexa certificado, põe carimbo de tempo confiável nem guarda trilha de auditoria. O que ele verifica é a saída. A cópia nova se reabre, suas páginas e texto selecionável se comparam com o original, e cada página marcada se renderiza para confirmar que a marca aparece.

Se o arquivo tem campos de assinatura por certificado, a ferramenta avisa e espera você marcar que quer continuar, porque gravar uma cópia nova de um PDF assinado pode invalidar uma assinatura que alguém pôs antes.

Quando uma assinatura eletrônica visível é tudo que o pedido precisa:

1. Abra o Assinar PDF e escolha o arquivo. PDFs protegidos por senha não se aceitam.
2. Crie sua marca com Desenhar, Digitar ou Enviar.
3. Na página certa, use Posicionar assinatura, mais Posicionar data ou Posicionar iniciais se pedirem. Arraste cada marca para sua linha e ajuste o tamanho.
4. Se o aviso de campo de assinatura aparece, pergunte ao remetente antes de marcar.
5. Escolha Adicionar marcas ao PDF e deixe as conferências terminarem.
6. Baixe a cópia assinada e guarde o original sem assinar.

Um exemplo detalhado com dicas de posicionar está em colocar uma assinatura manuscrita num PDF.

Pistas no pedido que dizem qual é qual

• Qualificada, avançada, QES, certificado, provedor de serviço de confiança, PAdES ou "verificável": assinatura por certificado.
• Um portal que valida o envio, um banco, um tribunal, um cartório ou um formulário do governo: geralmente por certificado, muitas vezes com uma lista de provedores aceitos.
• "Assine e devolva", "rubrique cada página" ou uma linha de assinatura impressa: uma marca visível é normalmente o que esperam.
• Um link para o serviço de assinatura do remetente: assine lá, para os registros deles ficarem completos.

Se o pedido é vago, responda com uma linha: "Vocês precisam de assinatura por certificado, ou uma cópia assinada serve?" Isso custa menos que um envio rejeitado.

Onde as pessoas erram, e a correção

• Uma marca desenhada mandada onde pediam certificado. O painel de assinaturas do destinatário mostra nada. Assine de novo com um certificado; nenhuma ferramenta converte uma imagem em certificado.
• Editar depois de assinar com certificado. Unir, pôr páginas ou comprimir o arquivo grava um arquivo novo e quebra a assinatura. Faça cada mudança antes e assine por último.
• Rabiscar um arquivo que alguém já assinou com certificado. A assinatura dele pode passar a mostrar inválida. Pergunte se eles querem que você assine no sistema deles.
• Ler "válida" como "aprovada". Uma assinatura digital válida mostra quem assinou e que nada mudou, não que os termos são justos ou que quem assinou tinha poder.

Quando uma ferramenta de navegador é a escolha errada

Para uma assinatura qualificada, vá a um provedor de serviço de confiança qualificado, use um cartão eID nacional ou identidade móvel onde seu país oferece, ou pergunte ao TI da empresa. Configurar uma assinatura com certificado cobre as opções.

Se o remetente usa uma plataforma de assinatura, assine pelo link dele. Testamentos, escrituras, petições e documentos com firma reconhecida têm suas regras formais, às vezes testemunhas ou originais em papel, então confirme com o cartório ou um advogado antes. Para papelada do dia a dia no Mac, no Windows e no celular, o guia geral de assinatura lista as opções embutidas.