Ponha dois PDFs num único e-mail

Um arquivo para a imobiliária até as 17h

A Lena está se candidatando a um apartamento. A imobiliária quer comprovante de renda "em um PDF só, por favor", e o horário da visita vai para outra pessoa se não estiver na caixa de entrada deles até as 17h. Ela tem dois arquivos: holerite-outubro.pdf, uma página baixada do portal do empregador com 180 KB, e extrato-t3.pdf, nove páginas do banco com 14 MB porque o banco enche cada página com o logo. A imobiliária avisou que a caixa postal deles rejeita tudo acima de 10 MB.

Então a Lena tem três probleminhas empilhados num prazo: dois arquivos têm de virar um, a ordem deveria fazer sentido para um estranho, e o resultado tem de passar por uma caixa postal mais rígida que a dela. As seções abaixo resolvem nessa ordem, e os mesmos passos valem para carta de apresentação e currículo, contrato e anexo, ou nota fiscal e recibo.

Una o par na ordem certa

O Unir PDF resolve isso de uma vez, dentro da sua aba do navegador:

1. Abra a página de união e arraste os dois PDFs para ela, ou escolha-os com o seletor de arquivos. Eles aparecem numa lista na ordem em que você os adicionou, que muitas vezes é alfabética e muitas vezes errada.
2. Ponha no topo o documento que o leitor precisa primeiro. Cada arquivo tem botõezinhos de seta para cima e para baixo; a Lena move o holerite para acima do extrato, porque a imobiliária quer o valor do salário antes das transações.
3. Aperte unir. A ferramenta copia cada página na sua ordem, reabre o arquivo novo e compara número de páginas, ordem, tamanhos e texto selecionável com os dois originais. Se essa comparação falha, nenhum download é oferecido.
4. Leia o painel de resultado. Ele mostra o total de páginas e o tamanho do arquivo unido ao lado do tamanho dos originais, que é o número de que você precisa para o próximo passo.
5. Baixe e renomeie. O arquivo recebe o nome do primeiro documento com "-merged" adicionado, então a Lena recebe holerite-outubro-merged.pdf. Ela renomeia para Lena-Novak-comprovante-de-renda.pdf antes de anexar, porque esse nome continua fazendo sentido na pasta da imobiliária meses depois.

Será que passa na caixa postal?

Um anexo não viaja como bytes crus. O e-mail o codifica como texto, e essa codificação o deixa cerca de um terço maior. Muitos servidores aplicam o limite à mensagem codificada, então um arquivo que parece seguro na sua pasta de downloads ainda pode voltar. O Gmail limita a mensagem a 25 MB, enquanto servidores de empresas costumam ser configurados mais baixo, e o lado que recebe pode ser mais rígido que o lado que envia.

Os números são aritmética simples, não medição de provedor algum. O arquivo unido da Lena fica em cerca de 14 MB, então chegaria a uma caixa do Gmail, mas não à caixa de 10 MB da imobiliária. Uma regra prática: mire um tamanho em disco de cerca de dois terços do limite que preocupa você.

Encolhendo um arquivo unido que continua pesado

Comprima o arquivo unido uma vez, após juntar, não cada parte antes. Abra a ferramenta de compressão, escolha uma meta e deixe-a trabalhar. As predefinições cobrem 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB e 2 MB, e qualquer outro teto pode ser digitado exato; para uma caixa de 10 MB a Lena digita 6 MB, o que deixa folga para o crescimento da codificação. A ferramenta tenta vários métodos, guarda o menor resultado que passa nas conferências e garante que o texto que era selecionável continua selecionável.

Se um documento não alcança o número que você definiu, o resultado diz quanto faltou e oferece mais uma passada que aperta mais as imagens das páginas, com fotos mais suaves como troca. Zip não é substituto: PDFs já são comprimidos por dentro, então um zip quase não muda seu tamanho, como explica o guia de colocar PDFs em ZIP.

Deslizes que fazem o destinatário responder

• O extrato do banco não carrega. Muitos bancos bloqueiam extratos com senha, e a ferramenta de união recusa arquivos bloqueados. Tire o bloqueio antes com a ferramenta de desbloqueio, usando a senha que você já tem, e una a cópia desbloqueada.
• Um contrato assinado perdeu a verificação de assinatura. Quando páginas são copiadas para um arquivo novo, uma assinatura digital não viaja junto em forma válida, e a ferramenta avisa sobre campos de assinatura antes de rodar. Envie um PDF assinado digitalmente como anexo próprio.
• Um formulário preenchido ficou em branco ou travado. Campos interativos podem não continuar editáveis após a união. Achate o formulário antes, para as respostas digitadas virarem parte da página.
• Páginas chegaram na sequência errada. Percorra o arquivo unido uma vez, prestando atenção no ponto onde o segundo documento começa. Uma última página faltando ou uma capa duplicada se veem fácil ali.
• O nome do arquivo não dizia nada ao destinatário. Nomes como digitalizacao0042-merged.pdf se perdem. Ponha seu nome e o conteúdo no nome do arquivo, e mencione os dois documentos no texto do e-mail.

Quando dois anexos ou um link são a melhor saída

Um arquivo nem sempre é a opção gentil. Se o destinatário envia documentos para um sistema com um campo separado para cada um, como um portal de vistos ou um formulário de admissão de RH, arquivos unidos o obrigam a dividir seu PDF de novo. Pergunte antes de combinar. Documentos assinados digitalmente, como dito acima, também deveriam viajar sozinhos.

Tamanho é o outro motivo. Quando o arquivo combinado fica acima de cerca de 20 MB após comprimir, ou você está enviando uma pasta inteira de documentos, um link de download causa menos problemas que qualquer anexo; o guia de compartilhar um PDF por link compara os lugares que podem hospedá-lo. E se seu empregador proíbe ferramentas web para arquivos de clientes, siga essa regra mesmo que esta rode local, e use o software que sua TI fornece.